Kun uusi työntekijä aloittaa, tärkeitä eivät ole pelkästään työtehtävät tai työsopimuksen ehdot – vaan se, miten hänet kohdataan ja perehdytetään. Yrityksen tapa perehdyttää ja esihenkilön oma motivaatio näkyvät suoraan siinä, kuinka nopeasti uusi ihminen pääsee vauhtiin, miten hyvin hän viihtyy ja jääkö hän taloon ollenkaan. Tässä blogissa pureudutaan siihen, miten perehdytyskulttuuri ja esihenkilön asenne määrittävät koko aloitusvaiheen onnistumisen – ja miten Reseni sekä eSalkku voivat auttaa sinua tekemään perehdytyksestä yrityksen vahvuuden.

Yrityksen perehdytyskulttuuri on kaiken perusta

Yritysten välillä on valtavia eroja siinä, miten perehdytys nähdään. Joissakin organisaatioissa perehdytys on olennainen, suunniteltu osa arkea ja uuden työntekijän matkaa. Toisissa se on jotain, joka “hoidetaan siinä sivussa”, kun kiireiltä ehditään. Jo se, miten perehdytyksestä puhutaan, kertoo paljon yrityksen arvoista ja tavasta johtaa.

Kun perehdytys on mietitty ja dokumentoitu, esihenkilöllä ja tiimillä on selkeä runko: mitä käydään läpi, milloin ja kenen kanssa. Tällaisessa ympäristössä uusi työntekijä ei ole sattuman armoilla, vaan hänen työn aloitustaan tuetaan järjestelmällisesti. Jos perehdytys taas rakentuu ajatukselle “kyllähän ne perusasiat oppii nopeasti”, lopputulos on yleensä epätasainen – osa saa hyvän alun, osa ei koskaan täysin pääse kärryille.

”Perehdytys ei ole vain to do -lista, vaan konkreettinen viesti siitä, miten paljon yritys arvostaa uutta työntekijää.”

Yrityksen tapa perehdyttää näkyy käytännössä esimerkiksi siinä, onko perehdytys:

• suunniteltu vai improvisoitu
• priorisoitu vai “jos ehditään” -tasolla
• yhtenäinen vai henkilöstä riippuvainen
• vain teknistä opastusta – vai myös kulttuurin, arvojen ja toimintatapojen avaamista

Jos perehdytys on vain ohjelmistojen läpijuoksua ja tulostusohjeiden kertomista, iso osa kokonaisuudesta jää pimentoon. Uusi työntekijä tarvitsee myös ymmärrystä siitä, miten teillä tehdään yhteistyötä, miten asioista viestitään, miten virheisiin suhtaudutaan ja mihin yritys oikeasti pyrkii.

Esihenkilön motivaatio on perehdytyksen sydän

Vaikka yrityksellä olisi kuinka hyvä perehdytyssuunnitelma, esihenkilö on se henkilö, joka tekee siitä totta. Hänen asenteensa, ajankäyttönsä ja motivaationsa näkyvät välittömästi uuden työntekijän arjessa.

Motivoitunut esihenkilö:

• ottaa uuden työntekijän aidosti vastaan ja toivottaa tervetulleeksi
• varaa kalenteristaan aikaa perehdytykselle, ei vain “katso ohimennen”
• selittää taustoja, ei vain listaa tehtäviä
• rohkaisee kysymään ja tekee selväksi, ettei “tyhmiä kysymyksiä” ole olemassa
• seuraa edistymistä ja palaa asioihin, jos jokin tuntuu epäselvältä

Kun esihenkilö on motivoitunut, uusi työntekijä kokee nopeasti, ettei hän ole yksin. Hän uskaltaa kysyä, oppii nopeammin ja kokee, että hänen onnistumisensa on tärkeää myös muille.

”Esihenkilön asenne perehdytykseen on usein se ratkaiseva tekijä, joka kertoo uudelle työntekijälle: kuulunko minä tänne vai enkö kuulu.”

Mitä tapahtuu, kun esihenkilö ei ole motivoitunut perehdyttämään?

Kaikki esihenkilöt eivät ole luonnostaan innokkaita perehdyttäjiä – eikä se ole pelkästään yksilön vika. Taustalla voi olla kiire, liian täysi työpöytä, epäselvät tavoitteet tai se, ettei perehdytystä ole koskaan kunnolla opetettu tai arvostettu. Mutta uuden työntekijän näkökulmasta seuraukset ovat samat.

Kun esihenkilön motivaatio on matala:

• perehdytys on pirstaleista ja poukkoilevaa – tänään käydään “vähän jotain”, huomenna ei ehditä lainkaan
• asioita selitetään vain sen verran, että työntekijä pääsee jotenkuten alkuun
• kysymyksiin vastataan kiireisesti tai ohimennen
• vastuu siirtyy muille työntekijöille, jotka eivät välttämättä tiedä, mitä kaikkea pitäisi käydä läpi

Uusi työntekijä aistii tämän välittömästi. Hänelle syntyy helposti tunne, että hän on ylimääräinen vaiva tai “projekti”, jolle ei ole oikeaa tilaa. Tällainen alku vaikuttaa suoraan motivaatioon, itsevarmuuteen ja siihen, kuinka sitoutuneeksi hän kokee itsensä yritykseen.

Yrityksen ja esihenkilön tapa perehdyttää näkyy työssä pitkään

Perehdytys ei vaikuta vain ensimmäisiin viikkoihin – sen vaikutukset jatkuvat kuukausia ja jopa vuosia.
Hyvin perehdytetty työntekijä:

• pääsee nopeammin samaan tuottavuustasoon kuin kokeneet kollegat
• tekee vähemmän virheitä ja osaa korjata niitä itse
• tuntee olonsa varmemmaksi ja uskaltaa ottaa vastuuta
• sitoutuu yritykseen ja sen tavoitteisiin

Huonosti perehdytetty työntekijä puolestaan jää helposti “puoliväliin”.
Hän saattaa suoriutua perustehtävistä, mutta ei koskaan pääse siihen varmuuteen ja ymmärryksen tasoon, jossa hän voisi loistaa.
Se näkyy muun muassa:

• toistuvina kysymyksinä ja epävarmuutena
• hitaampana etenemisenä ja pienempänä oma-aloitteisuutena
• kokemuksena siitä, ettei oikein tiedä, mitä kaikkea omaan rooliin kuuluu
• suurempana riskinä vaihtaa työpaikkaa – joskus hyvin nopeasti

”Ensivaikutelmaa ei voi tehdä kahta kertaa – sama pätee perehdytykseen. Ensimmäiset viikot voivat joko sitouttaa tai sysätä pois.”

Miten yritys voi tukea esihenkilöiden motivaatiota perehdyttää?

Hyvä uutinen on se, että esihenkilön motivaatioon voidaan vaikuttaa. Se ei ole pelkkä luonnekysymys, vaan pitkälti seurausta siitä, millaiset puitteet ja työkalut yritys hänelle antaa.

Yritys voi tukea esihenkilöitä esimerkiksi:

• varaamalla perehdytykselle tilaa kalentereihin – ei ole realistista olettaa, että “se hoituu siinä ohessa”
• antamalla selkeän, rakenteistetun perehdytysmallin ja materiaalit
• kouluttamalla esihenkilöitä perehdyttämisen taitoihin ja hyötyihin
• tuomalla perehdytyksen osaksi tavoitteita, mittareita ja esihenkilötyön arviointia
• nostamalla hyviä perehdytysesimerkkejä esiin ja arvostamalla tehtyä työtä

Kun esihenkilö kokee, että perehdytys on olennainen osa työtä – ja että häntä tuetaan siinä – motivaatio kasvaa. On paljon helpompi perehdyttää hyvin, kun ei tarvitse keksiä kaikkea alusta tai “omasta päästä”.

Miten Reseni voi auttaa rakentamaan toimivan perehdytyksen?

Reseni voi auttaa yritystäsi muuttamaan perehdytyksen satunnaisesta selviytymisestä suunnitelmalliseksi ja vaikuttavaksi kokonaisuudeksi. Yhdessä voidaan käydä läpi nykyinen tilanne, tunnistaa puutteet ja rakentaa malli, joka tukee sekä yritystäsi että esihenkilöitäsi.

Voimme auttaa muun muassa:

• suunnittelemaan selkeän perehdytyspolun eri rooleille
• määrittämään, mitä tietoja ja taitoja uuden työntekijän tulee hallita ja milloin
• rakentamaan käytännönläheisiä perehdytyspohjia, tarkistuslistoja ja ohjeita
• sitomaan perehdytyksen osaksi laadunhallintaa ja jatkuvaa parantamista

”Hyvin rakennettu perehdytys auttaa sekä uutta työntekijää että esihenkilöä – ja näkyy lopulta asiakkaalle asti.”

Jos tuntuu, että perehdytys nojaa liikaa yksittäisten esihenkilöiden hyvään tahtoon tai kiire sotkee parhaatkin aikomukset, nyt on hyvä hetki pysähtyä. Ota yhteyttä Reseniin, niin mietitään yhdessä, miten perehdytyksestä tehdään yrityksesi vahvuus, ei riski.

eSalkku tekee perehdytyksestä läpinäkyvää ja todennettavaa

Hyvä malli ei yksin riitä, jos sitä ei pystytä käytännössä seuraamaan. Tässä kohtaa eSalkku-hallintajärjestelmä astuu mukaan kuvaan. eSalkku tarjoaa selkeän paikan perehdytyksen sisällöille, dokumenteille, tarkistuslistoille ja vastuille – yhdestä paikasta, kaikille.

eSalkun avulla voit:

• koota perehdytysmateriaalit yhteen paikkaan helposti löydettäviksi
• määrittää roolikohtaiset perehdytyslistat ja vastuut
• seurata, mitä on käyty läpi ja mikä on vielä kesken
• todentaa, että perehdytys on toteutettu lakisääteisesti ja suunnitelman mukaisesti
• pitää perehdytysmateriaalit ajan tasalla ilman hajanaisia tiedostoja ja versioita

”Kun perehdytys elää eSalkussa, se ei ole enää yhden ihmisen muistissa – vaan osa yrityksen yhteistä, johdettua tekemistä.”

Haluatko, että seuraava uusi työntekijäsi sanoo jo ensimmäisten viikkojen jälkeen: “Tämä on paras perehdytys, jonka olen koskaan saanut”?

Ota yhteys Reseniin ja tutustu eSalkkuun – rakennetaan yhdessä perehdytys, joka tukee sekä esihenkilöitä että uusia tekijöitä pitkälle tulevaisuuteen.

Lue lisää: Mitä tapahtuu, kun työntekijää ei perehdytetä kunnolla?