Logistiikan sopimusturva
Vastaavatko kuljetus- ja alihankintasopimuksenne vielä tämän päivän toimintaa?
Kuljetukset toimivat. Alihankkijoiden kanssa on ehkä tehty yhteistyötä jo vuosia. Sopimuksetkin löytyvät.
Mutta jos joku kysyisi nyt, vastaavatko sopimuksenne varmasti tämän päivän toimintaa, asiakasvaatimuksia ja alihankinnan käytäntöjä – kuinka varma olisitte vastauksesta?
Yrityksen toiminta muuttuu usein vähitellen.
Alihankkijoita tulee lisää. Kuljetusliikkeet käyttävät omia alihankkijoitaan. Asiakkaiden vaatimukset tarkentuvat. Käyttöön tulee uusia järjestelmiä. Turvallisuuteen, ympäristöön, vastuullisuuteen ja tietojen käsittelyyn liittyvät odotukset kasvavat.
Sopimukset eivät välttämättä muutu samaa tahtia.
Silloin osa tärkeistä pelisäännöistä voi vuosien myötä jäädä sähköposteihin, tarjouspyyntöihin, asiakasohjeisiin, perehdytysmateriaaleihin tai ihmisten muistin varaan.
Se voi toimia pitkäänkin.
Kunnes pitäisi tietää tarkasti, mitä on sovittu, kuka vastaa ja miten tilanteessa toimitaan.
Logistiikan Sopimusturvassa käymme yrityksenne kuljetus- ja alihankintasopimukset sekä niihin liittyvät käytännöt järjestelmällisesti läpi ja autamme päivittämään ne vastaamaan tämän päivän toimintaa.
Tavoitteena ei ole mahdollisimman pitkä sopimus.
Tavoitteena on, että olennaiset asiat on mietitty, sovittu ja ymmärretty ennen kuin niitä joudutaan selvittämään kiireessä.
Selkeämmät vastuut. Hallitumpi alihankinta. Enemmän varmuutta arkeen.
Hyvä sopimus ei ole vain ongelmatilanteita varten
Sopimusta tarvitaan tietenkin silloin, kun syntyy vahinko, erimielisyys tai muu poikkeava tilanne.
Mutta hyvän sopimuksen arvo näkyy jo paljon aikaisemmin.
Se auttaa molempia osapuolia ymmärtämään:
- mitä yhteistyöltä odotetaan
- kuka vastaa mistäkin
- mitä alihankkijalta edellytetään
- mitä ennen työn aloittamista pitää tarkistaa
- millä pelisäännöillä edelleen alihankintaa voidaan käyttää
- miten poikkeamista ilmoitetaan
- miten toimintaa seurataan
- miten yhteistyötä kehitetään.
Sopimus ei siis vain määrittele vastuita ongelmatilanteessa. Se määrittelee myös sitä, miten alihankinnan halutaan toimivan joka päivä.
Siksi järkevästi rakennettu sopimus voi olla tärkeä osa alihankinnan johtamista.
Sopimus kertoo, mitä odotetaan. Johtaminen varmistaa, että se toteutuu.
Alihankinnan johtaminen ja seuranta ovat yhä tärkeämpi osa yritysten toimintaa.
Asiakkaalle ei yleensä riitä tieto siitä, että yrityksen oma toiminta on kunnossa. Yhä useammin odotetaan myös varmuutta siitä, että samat vaatimukset toteutuvat koko palveluketjussa.
Tämä nostaa esiin käytännön kysymyksiä:
Mitä alihankkijalta oikeastaan vaadimme?
Miten varmistamme, että sovitut asiat toteutuvat?
Miten toimimme, jos ne eivät toteudu?
Jos sopimuksessa esimerkiksi edellytetään tiettyjä vakuutuksia, pätevyyksiä, turvallisuuskäytäntöjä tai poikkeamien raportointia, yrityksellä pitää olla myös tapa tarkistaa ja seurata niitä.
Hyvä sopimus antaa johtamiselle perustan.
Sen ympärille voidaan rakentaa selkeä toimintamalli esimerkiksi uusien alihankkijoiden hyväksymiseen, dokumenttien tarkastamiseen, poikkeamien käsittelyyn ja yhteistyön seurantaan.
Näin sopimuksesta tulee käytännön työkalu – ei vain allekirjoitettava asiakirja.
Alihankinta voidaan ulkoistaa – vastuu ei katoa sen mukana
Kun asiakkaanne ostaa palvelun yritykseltänne, hän odottaa sovitun palvelun toteutuvan.
Asiakkaan näkökulmasta ei välttämättä ole ratkaisevaa, tapahtuiko virhe oman henkilöstön, sopimuskumppanin vai edelleen alihankkijan toiminnassa.
Siksi yrityksen kannattaa tietää, kuka asiakkaan työn lopulta tekee ja millä vaatimuksilla.
Jos kuljetusliike antaa työn edelleen toiselle yritykselle, on hyvä olla selvää esimerkiksi:
- saako edelleen alihankintaa käyttää
- tarvitaanko siihen tilaajan hyväksyntä
- mitä tietoja edelleen alihankkijasta tarvitaan
- mitä lupia, vakuutuksia ja pätevyyksiä siltä edellytetään
- mitä turvallisuus-, ympäristö- ja tietoturvavaatimuksia sen tulee noudattaa
- kuka vastaa edelleen alihankkijan toiminnasta.
Vaatimusketjun pitäisi jatkua sinne asti, missä työ todellisuudessa tehdään.
Sopimuksessa on nykyään kyse paljon muustakin kuin hinnasta ja toimituksesta
Hinta, laskutus, toimitukset ja sopimuksen kesto ovat edelleen tärkeitä.
Mutta niiden ympärille on tullut paljon asioita, jotka vaikuttavat suoraan yrityksen riskeihin, asiakassuhteisiin ja päivittäiseen toimintaan.
Yrityksen toiminnasta riippuen sopimuksissa voidaan joutua huomioimaan esimerkiksi:
Palvelun laatu
Mitä palvelulta odotetaan ja miten sovittua laatua seurataan?
Henkilöstö, kalusto, luvat ja pätevyydet
Millä edellytyksillä työtä saa tehdä ja mitä yrityksen pitää pystyä osoittamaan?
Turvallisuus
Miten perehdytys, turvallisuusohjeet, vaaratilanteet ja poikkeamat hoidetaan?
Ympäristö ja vastuullisuus
Mitä vaatimuksia esimerkiksi kalustoon, jätteisiin, vaarallisiin aineisiin tai ympäristöpoikkeamiin liittyy?
Tietosuoja ja tietoturva
Mihin tietoihin kumppanilla on pääsy, miten niitä käsitellään ja miten mahdollisesta poikkeamasta ilmoitetaan?
Vahingot ja häiriötilanteet
Kuka tekee mitä, miten ilmoitetaan ja miten vastuut määräytyvät?
Yhteistyön seuranta ja kehittäminen
Miten tiedetään, että sovitut asiat myös toteutuvat käytännössä?
Samat teemat ovat tuttuja myös esimerkiksi ISO-johtamisjärjestelmistä, mutta kyse ei ole vain standardeista tai sertifioiduista yrityksistä.
Ne ovat yhä useammin osa asiakkaiden normaaleja odotuksia ja hyvin johdettua alihankintaa.
Mitä Logistiikan Sopimusturvassa tehdään?
- Tutustumme siihen, miten yrityksenne oikeasti toimii
Emme aloita valmiista sopimusmallista.
Aloitamme yrityksenne toiminnasta.
Käymme läpi nykyiset kuljetus- ja alihankintasopimukset, alihankintamallin, edelleen alihankinnan käytännöt, keskeiset asiakasvaatimukset ja toimintaan liittyvät riskit.
Tavoitteena on ymmärtää ensin todellinen toiminta ja vasta sen jälkeen arvioida, vastaavatko sopimukset sitä.
- Tunnistamme, mikä on jo kunnossa ja mitä kannattaa tarkentaa
Kaikkea ei tarvitse rakentaa uudelleen.
Nykyisissä sopimuksissa voi olla paljon hyvää.
Tunnistamme ne kohdat, joissa vastuut, vaatimukset tai toimintatavat kaipaavat selkeyttämistä ja arvioimme, mitä juuri teidän toiminnassanne on olennaista huomioida.
Samalla vältetään turha sopimusteksti.
- Päivitämme sopimuspohjat vastaamaan nykyistä toimintaa
Teemme sovitut täydennykset ja tarkennukset kuljetus- ja alihankintasopimuksiin.
Tarpeen mukaan huomioidaan esimerkiksi vastuut, alihankintaketju, palvelun laatu, henkilöstö ja kalusto, luvat ja vakuutukset, turvallisuus, ympäristö, tietosuoja ja tietoturva, poikkeamat, vahingot, hinnoittelu sekä yhteistyön päättäminen.
Kaikkea ei tarvitse sisällyttää jokaiseen sopimukseen. Olennaista on sopia niistä asioista, joilla on juuri teidän toiminnassanne merkitystä.
- Autamme tekemään sopimuksesta osan käytännön toimintaa
Käymme tehdyt muutokset kanssanne ymmärrettävästi läpi.
Tarvittaessa kokonaisuuteen voidaan yhdistää myös käytännön työkaluja, kuten:
- alihankkijan hyväksymisen tarkistuslista
- dokumentti- ja pätevyysvaatimusten lista
- turvallisuus- ja ympäristövaatimukset
- tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset
- poikkeamien käsittelymalli
- toimittajien seurannan käytännöt.
Tavoitteena on, että päivitetty sopimus ei jää kansioon, vaan tukee hankintaa, työnjohtoa ja alihankkijoiden päivittäistä johtamista.
Samalla voi löytyä jotain tärkeää myös omasta toiminnasta
Sopimusten läpikäynti ei aina paljasta kehitystarpeita vain sopimuksista.
Se voi nostaa esiin myös kysymyksiä yrityksen omasta toiminnasta.
Jos alihankkijalta vaaditaan poikkeamien ilmoittamista, kuka ilmoitukset käsittelee?
Jos vaaditaan tiettyjä vakuutuksia tai pätevyyksiä, kuka tarkistaa niiden voimassaolon?
Jos alihankkijan toimintaa halutaan seurata, mitä seurataan ja mitä havaintojen perusteella tehdään?
Tämä on tärkeää.
Yrityksen ei kannata kirjoittaa sopimukseen vaatimuksia, joita se ei itse pysty käytännössä johtamaan.
Sen sijaan sopimusten päivittäminen voi toimia samalla oman toiminnan kehittämisen välineenä.
Kun sopimus ja käytännön toimintatavat tukevat toisiaan, toiminnasta tulee järjestelmällisempää, läpinäkyvämpää ja helpommin johdettavaa.
Mitä yrityksenne saa Sopimusturvasta?
Tiedätte paremmin, mitä alihankkijoiltanne edellytätte
Vaatimukset eivät jää oletusten tai yksittäisten ihmisten tiedon varaan.
Tiedätte, kuka vastaa ja miten toimitaan
Poikkeamia ja vahinkotilanteita ei tarvitse alkaa ratkaista ensimmäistä kertaa niiden tapahtuessa.
Pystytte johtamaan alihankintaa järjestelmällisemmin
Sopimukset antavat pohjan alihankkijoiden hyväksymiselle, seurannalle ja kehittämiselle.
Näette myös oman toimintanne kehityskohdat
Sopimukset ja yrityksen käytännön toimintamallit saadaan tukemaan paremmin toisiaan.
Arkeen tulee enemmän ennakoitavuutta
Kun vastuut ja toimintatavat ovat selvät, turha epävarmuus vähenee.
Sovitun laajuisesti saatte käyttöönne päivitetyt ja muokattavat sopimuspohjat sekä tarvittavat liitteet ja käytännön työkalut.
Mutta palvelun tärkein hyöty ei välttämättä ole yksittäinen dokumentti.
Se on tunne siitä, että asiat ovat hallinnassa.
Entä teillä?
Pysähtykää hetkeksi kolmen kysymyksen äärelle:
Vastaavatko nykyiset sopimuksenne varmasti sitä, miten toimitte tänään?
Tiedättekö, mitä alihankkijanne on oikeasti sitoutunut noudattamaan?
Luottaisitteko nykyiseen sopimukseenne myös silloin, kun kaikki ei mene suunnitelmien mukaan?
Jos yksikin kysymys jäi mietityttämään, sopimusten tilanne kannattaa selvittää.
Rauha syntyy siitä, että asiat on mietitty etukäteen
Kaikkia vahinkoja, poikkeamia tai muutoksia ei voida estää.
Eikä hyvän sopimuksen tarkoitus olekaan rakentaa toimintaa pelon ympärille.
Sen tarkoitus on luoda yhteiset pelisäännöt ennen kuin niitä tarvitaan.
Kun tiedätte, mitä on sovittu, mitä kumppaneiltanne odotetaan ja miten eri tilanteissa toimitaan, arjen ei tarvitse nojata oletuksiin.
Rauha ei synny siitä, ettei mitään koskaan tapahtuisi.
Se syntyy siitä, että tiedätte, miten toimia, jos tapahtuu.
Ovatko sopimuksenne tämän päivän toiminnan tasalla?
Sopimuksia ei tarvitse päivittää siksi, että vanhoissa olisi välttämättä jotain vialla.
Niitä kannattaa päivittää, koska yritys, asiakkaat, alihankintaketjut ja vaatimukset muuttuvat.
Logistiikan Sopimusturvan kartoituksessa käymme läpi nykyisen toimintamallinne ja sopimuspohjanne.
Saatte selkeän näkemyksen siitä:
mikä on jo kunnossa, mitä kannattaa tarkentaa ja mitä omassa toiminnassa kannattaa mahdollisesti kehittää.
Laitetaan asiat kuntoon silloin, kun siihen on aikaa – eikä vasta silloin, kun niitä joudutaan selvittämään kiireessä.
Tehdään sopimuksista osa paremmin johdettua, selkeämpää ja ennakoitavampaa toimintaa.