Laatupäällikkö ostopalveluna tarkoittaa käytännössä sitä, että koulutettu laadunhallinnan ammattilainen hoitaa yrityksesi laadunhallinnan tehtävät sovitun tehtäväkuvan mukaisesti ilman, että sinun täytyy palkata ketään vakituisesti. Palvelu räätälöidään yrityksesi tarpeiden mukaan, ja maksat vain käyttämästäsi ajasta. Alla käymme läpi tarkemmin, mitä palvelu pitää sisällään, kenelle se sopii ja miten se eroaa muista vaihtoehdoista.

Mitä tehtäviä ulkoistetulle laatupäällikölle kuuluu?

Ulkoistettu laatupäällikkö vastaa samoista tehtävistä kuin talon sisäinen laatupäällikkö, mutta joustavasti ja räätälöidysti. Tehtäväkuva sovitaan aina yrityksen tarpeiden mukaan, joten se voi olla laaja tai hyvin rajattu. Yleisimmin tehtäviin kuuluu laadunhallintajärjestelmän ylläpito ja kehittäminen sekä sisäiset auditoinnit.

Käytännön arjessa ulkoistettu laatupäällikkö voi hoitaa esimerkiksi seuraavia asioita:

• Laadunhallintajärjestelmän ylläpito ja kehittäminen
• Sisäiset auditoinnit ja niiden raportointi
• Johdon katselmusten valmistelu ja läpivienti
• Toiminnan katselmukset
• Henkilöstön kouluttaminen laadunhallintaan liittyen
• Kehityshankkeiden koordinointi
• Alihankintaverkoston auditoinnit
• Raportointi johdolle

Tehtäväkuva ei siis ole kiveen hakattu. Jos yrityksesi tarvitsee apua erityisesti ISO 9001 -sertifioinnin valmistelussa tai vaikkapa ympäristöjärjestelmän rakentamisessa ISO 14001 -standardin mukaisesti, tehtävät voidaan kohdistaa juuri sinne. Tämä joustavuus on yksi palvelun suurimmista vahvuuksista.

Kenelle ostopalveluna hankittu laatupäällikkö sopii parhaiten?

Ostopalveluna hankittu laatupäällikkö sopii parhaiten pk-yrityksille, joilla on aito tarve ammattimaiseen laadunhallintaan mutta joille kokopäiväisen asiantuntijan palkkaaminen ei ole taloudellisesti tai käytännöllisesti järkevää. Palvelu on erityisen hyödyllinen silloin, kun laadunhallintaan tarvitaan osaamista tiettyinä aikoina tai tiettyihin projekteihin.

Palvelu sopii hyvin esimerkiksi tilanteisiin, joissa:

• Yritys tavoittelee ISO-sertifiointia ensimmäistä kertaa eikä sisäistä osaamista ole vielä riittävästi
• Nykyinen laadunhallintajärjestelmä kaipaa päivitystä tai kehittämistä
• Vakituinen laatupäällikkö on jäämässä eläkkeelle tai siirtymässä muihin tehtäviin
• Yritys kasvaa nopeasti ja laadunhallinta on jäänyt kehityksen jalkoihin
• Resurssit ovat rajalliset mutta vaatimukset eivät

Palvelu ei sovi ainoastaan pienille yrityksille. Myös isommat organisaatiot hyödyntävät ostopalvelua esimerkiksi projektiluonteisissa kehityshankkeissa tai tilanteissa, joissa sisäinen tiimi tarvitsee ulkopuolista tukea ja tuoretta näkökulmaa.

Miten yhteistyö ostopalvelun tarjoajan kanssa toimii arjessa?

Arjessa yhteistyö ostopalvelun tarjoajan kanssa toimii pääasiassa etänä, mutta säännöllisellä ja suunnitelmallisella yhteydenpidolla. Palvelu ei tarkoita, että joku käy satunnaisesti katsomassa papereita, vaan kyse on jatkuvasta ja rakenteellisesta yhteistyöstä, jossa vastuut on selkeästi sovittu.

Yhteistyö alkaa yleensä alkukartoituksella, jossa selvitetään yrityksen nykytilanne, tarpeet ja tavoitteet. Tämän pohjalta sovitaan tehtäväkuva, aikataulu ja yhteydenpitotavat. Käytännössä yhteydenpito tapahtuu esimerkiksi viikoittaisilla tai kuukausittaisilla palavereilla, sähköpostilla ja yhteisillä digitaalisilla työkaluilla.

Meillä Resenissä laadunhallinnan dokumentaatio ja seuranta hoidetaan eSalkku-ohjelmiston avulla, joka toimii yrityksen laadunhallinnan keskuksena. Ohjelmisto pitää dokumentaation ajantasaisena, hallinnoi auditointien aikatauluja ja seuraa poikkeamia, joten kaikki tieto on aina saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä tekee etätyöskentelystä sujuvaa ja läpinäkyvää myös sinulle.

Tärkeintä on, että yhteistyö tuntuu luontevalta ja että tiedät aina, mitä on tehty, mitä on tulossa ja mitä sinulta odotetaan. Hyvä ostopalvelun tarjoaja pitää sinut ajan tasalla ilman, että sinun täytyy itse aktiivisesti seurata kaikkea.

Mitä ostopalveluna hankittu laatupäällikkö maksaa?

Ostopalveluna hankitun laatupäällikön hinta määräytyy yleensä tunti- tai päiväperusteisesti, joten maksat vain käyttämästäsi palvelusta. Kiinteää kuukausihintaa ei yleensä ole, ellei sovita erikseen jostain tietystä palvelupaketista. Tämä tekee hinnoittelusta ennakoitavaa ja reilua.

Hintaan vaikuttavia tekijöitä ovat muun muassa:

• Tarvittavien tuntien tai päivien määrä kuukaudessa
• Tehtäväkuvan laajuus ja vaativuus
• Mahdolliset paikan päällä tehtävät käynnit tai auditoinnit
• Käytettävät ohjelmistot ja työkalut

Vertailukohtana kannattaa pitää mielessä, mitä kokopäiväisen laatupäällikön palkkaaminen maksaisi sivukuluineen, rekrytointikuluineen ja koulutustarpeineen. Ostopalvelu on useimmiten huomattavasti edullisempi vaihtoehto silloin, kun täysipäiväistä tarvetta ei ole. Lisäksi saat heti käyttöösi valmiin osaamisen ilman perehdytysaikaa.

Miten ostopalvelu eroaa konsultin palkkaamisesta?

Ostopalvelu ja perinteinen laadunhallinnan konsultaatio eroavat toisistaan erityisesti jatkuvuuden ja vastuun osalta. Ostopalvelussa asiantuntija ottaa pitkäjänteisen vastuun yrityksen laadunhallinnasta sovitun tehtäväkuvan mukaisesti. Perinteinen konsultaatio taas on usein kertaluonteista tai projektikohtaista, eikä konsultilla ole jatkuvaa vastuuta arjen toiminnasta.

Ostopalvelu tuo jatkuvuutta

Ostopalvelussa sama henkilö tai tiimi on mukana jatkuvasti. Hän oppii tuntemaan yrityksesi toimintatavat, kulttuurin ja haasteet ajan myötä. Tämä tarkoittaa, että laadunhallinta kehittyy johdonmukaisesti eikä joka kerta aloiteta alusta. Jatkuvuus on erityisen tärkeää esimerkiksi sertifiointien ylläpidossa ja sisäisten auditointien suunnittelussa.

Konsultaatio sopii kertaluonteisiin tarpeisiin

Kertaluonteinen laadunhallinnan konsultaatio puolestaan sopii tilanteisiin, joissa tarvitaan nopeaa apua rajattuun ongelmaan tai projektiin. Esimerkiksi jos haluat ulkopuolisen näkemyksen nykyisen järjestelmäsi tilasta tai apua jonkin yksittäisen prosessin kehittämiseen, konsultaatio voi olla oikea valinta. Se ei kuitenkaan korvaa jatkuvaa laadunhallintaa.

Käytännössä monille yrityksille ostopalvelu on selkeästi parempi vaihtoehto, koska laadunhallinta ei ole projekti, jolla on alku ja loppu, vaan jatkuva prosessi. Kun haluat, että laatu on aidosti osa yrityksesi arkea eikä vain papereissa, ostopalvelu tarjoaa siihen parhaat edellytykset.

Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.