Sisäisestä auditoinnista vastaa yleensä yrityksen sisäinen henkilöstö, joka on koulutettu auditointitehtäviin. Vastuu voi kuulua laadunhallintapäällikölle, prosessivastaavalle tai erikseen nimetylle sisäiselle auditorille. Tärkeintä on, että auditoija on riippumaton arvioitavasta prosessista ja hänellä on tarvittava osaaminen tehtävään. Sisäisen auditoinnin hyödyt näkyvät toiminnan jatkuvana parantamisena ja riskien hallinnassa.

Kuka voi toimia sisäisenä auditorina yrityksessä?

Sisäisenä auditorina voi toimia mikä tahansa yrityksen työntekijä, joka täyttää riippumattomuuden ja pätevyyden vaatimukset. Auditoijan tulee olla riippumaton arvioitavasta prosessista eikä hän saa auditoida omaa työtään. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että myyntihenkilö ei voi auditoida myyntiprosessia, mutta voi hyvin arvioida tuotantoa tai asiakaspalvelua.

Pätevyysvaatimukset sisältävät riittävän auditointikoulutuksen ja ymmärryksen arvioitavasta prosessista. Sinun ei tarvitse olla alan syvällisin asiantuntija, mutta sinulla tulee olla perustiedot siitä, mitä arvioit. Monet yritykset järjestävät sisäisen auditointikoulutuksen omalle henkilöstölleen tai hankkivat sen ulkopuoliselta kouluttajalta.

Eri henkilöstöryhmistä soveltuvat hyvin esimiestehtävissä toimivat henkilöt, koska heillä on usein laaja näkemys yrityksen toiminnasta. Myös laatuvastaavat, prosessivastaavat ja projektipäälliköt tekevät usein sisäisiä auditointeja. Tärkeintä on motivaatio kehittää toimintaa ja kyky nähdä asioita objektiivisesti.

Miten sisäinen auditointivastuu organisoidaan käytännössä?

Sisäisen auditoinnin organisointi alkaa auditointiohjelman suunnittelusta, jossa määritellään mitä prosesseja auditoidaan ja milloin. Johto nimeää vastuuhenkilön, joka koordinoi koko auditointiohjelmaa ja varmistaa, että kaikki tarvittavat alueet tulevat katettua vuoden aikana. Tämä henkilö voi olla laadunhallintapäällikkö tai muu sopiva henkilö.

Käytännön järjestelyissä sinun kannattaa jakaa auditointitehtävät useamman henkilön kesken. Näin varmistetaan riippumattomuus ja jakaa työkuormaa. Luo selkeä aikataulu, jossa huomioit henkilöiden muut työtehtävät. Sisäiset auditoinnit kannattaa ajoittaa riittävän ajoissa ennen ulkoista auditointia, jotta mahdolliset korjaavat toimenpiteet ehditään toteuttaa.

Resurssien kohdentamisessa muista varata aikaa paitsi itse auditointiin, myös raportointiin ja seurantaan. Yhden prosessin auditointi vie yleensä puolesta päivästä kokonaiseen päivään riippuen prosessin laajuudesta. Dokumentointi ja raportointi vievät lisäksi muutaman tunnin aikaa.

Mitä tehtäviä sisäiseen auditointiin kuuluu ja kuka niistä vastaa?

Sisäinen auditointi koostuu useista vaiheista, joista kukin vaatii huolellista toteutusta. Auditointisuunnitelman laatiminen on ensimmäinen vaihe, jossa määritellään auditoinnin laajuus, aikataulu ja kriteerit. Tästä vastaa yleensä auditointiohjelman vastuuhenkilö yhdessä auditoijan kanssa.

Varsinaisen auditoinnin toteuttamisesta vastaa nimetty sisäinen auditoija. Hänen tehtäviinsä kuuluu dokumenttien tarkastelu, haastattelut ja havaintojen tekeminen. Auditoija kerää todisteita siitä, miten prosessi toimii käytännössä verrattuna siihen, miten sen pitäisi toimia standardien tai omien ohjeiden mukaan.

Raportointi on kriittinen vaihe, jossa auditoija kokoaa havainnot selkeäksi raportiksi. Raportissa tulee kuvata sekä hyvät käytännöt että kehityskohteet. Seurantavastuu jakautuu: auditoija seuraa korjaavien toimenpiteiden toteutumista, kun taas prosessin omistaja vastaa varsinaisista korjauksista.

Johdon katselmuksessa käsitellään auditointitulosten yhteenveto ja päätetään mahdollisista toimenpiteistä. Tämä vaihe on tärkeä sisäisen auditoinnin hyödyt saamiseksi käyttöön toiminnan kehittämisessä.

Voiko ulkopuolinen konsultti hoitaa sisäisen auditoinnin?

Ulkopuolinen konsultti voi hoitaa sisäisen auditoinnin, ja se on usein järkevä ratkaisu erityisesti pienissä yrityksissä tai tilanteissa, joissa sisäistä osaamista ei ole riittävästi. Ulkopuolisen auditoijan käyttö tuo mukanaan objektiivisen näkökulman ja syvää asiantuntemusta, jota omasta organisaatiosta ei välttämättä löydy.

Ulkopuolisen konsultin käytön edut ovat selkeät: saat kokeneen ammattilaisen, joka tuntee standardit ja parhaat käytännöt. Konsultti pystyy usein tunnistamaan kehityskohteita, jotka sisäiset tekijät eivät huomaa. Lisäksi säästät omien työntekijöidesi aikaa muihin tehtäviin.

Haittoja ovat korkeammat kustannukset ja se, että ulkopuolinen henkilö ei tunne yrityksen toimintakulttuuria yhtä syvällisesti. Riippumattomuus säilyy hyvin, kunhan konsultti ei ole sama taho, joka tekee ulkoista auditointia tai on ollut kehittämässä arvioitavia prosesseja.

Käytännön järjestelyissä varmista, että konsultilla on tarvittavat pätevyydet ja kokemus juuri sinun alaltasi. Määrittele selkeästi, mitä odotat auditointiraportilta ja miten seuranta järjestetään. Kustannusnäkökulmasta ulkopuolinen auditointi maksaa yleensä muutamasta tuhannesta eurosta ylöspäin riippuen yrityksen koosta ja auditoinnin laajuudesta.