Jossain vaiheessa se tapahtuu. Avainhenkilö ilmoittaa lähtevänsä, ja yhtäkkiä tajuat, että hänen mukanaan lähtee vuosien kokemus, hiljainen tieto ja osaaminen, jota ei ole kirjattu minnekään.

Tämä ei ole harvinainen tilanne. Se on arkipäivää monessa yrityksessä.

Mitä tapahtuu, kun avainhenkilö lähtee

Kun kokenut työntekijä lähtee, hän vie mukanaan enemmän kuin vain tehtävänkuvansa. Hän vie tavan toimia, asiakassuhteiden historian, prosessien pienimmät yksityiskohdat ja ne satoja kertoja testatut ratkaisut, joita ei löydy mistään käsikirjasta.

Jäljelle jäävät kollegat joutuvat aloittamaan lähes alusta. Asiakkaat huomaavat muutoksen. Virheitä syntyy kohdissa, joissa niitä ei ennen syntynyt.

Tämä on hiljaisen tiedon katoamista käytännössä. Ja se maksaa yritykselle enemmän kuin rekrytointiprosessi tai perehdytysaika.

Miksi hiljainen tieto on niin vaikea tallentaa

Hiljainen tieto on vaikea tallentaa juuri siksi, että sen haltija ei aina itse tunnista sitä tiedoksi. Se on enemmänkin vaisto, rutiini tai automaattinen tapa toimia.

Kun joku kysyy ”miten teet sen?”, vastaus on usein ”teen vain niin kuin olen aina tehnyt”. Siinä piilee ongelma.

Hiljaisen tiedon dokumentointi takkuaa myös näistä syistä:

• Kukaan ei ehdi kirjata asioita ylös kiireisen arjen keskellä
• Ei ole selkeää rakennetta tai paikkaa, mihin tieto tallennetaan
• Osaamisen siirto jätetään perehdytyksen varaan, joka tapahtuu jo liian myöhään
• Johtamisjärjestelmä ei tue tiedon keräämistä systemaattisesti

Tulos on se, että henkilöstön osaaminen elää vain ihmisten päissä. Ja kun ihmiset lähtevät, osaaminen lähtee heidän mukanaan.

Järjestelmällinen tapa siirtää osaaminen organisaatiolle

Hyvä uutinen on, että tähän on ratkaisu. Osaamisen siirto ei vaadi kuukausia kestävää projektia tai massiivista dokumentointiurakkaa. Se vaatii rakenteen ja tavan toimia.

Käytännössä se tarkoittaa näitä asioita:

• Kriittisten prosessien tunnistaminen ja kuvaaminen selkokielellä
• Vastuiden ja päätöksenteon logiikan kirjaaminen
• Säännölliset katselmukset, joissa osaaminen päivitetään ja jaetaan tiimille
• Johtamisjärjestelmän hyödyntäminen tiedon tallennuspaikkana

Tietojohtaminen ei tarkoita byrokratiaa. Se tarkoittaa, että organisaatiosi ei ole riippuvainen yksittäisistä ihmisistä.

Me Resenillä autamme yrityksiä rakentamaan juuri tällaisen rakenteen. Ulkoinen Laatupäällikköpalvelumme on suunniteltu tilanteisiin, joissa yrityksellä ei ole omaa resurssia pitää tätä työtä yllä jatkuvasti. Me hoidamme sen puolestasi, räätälöidysti ja käytännönläheisesti.

Mitä konkreettisesti hyödyt, kun osaaminen on tallennettu

Kun hiljainen tieto on tallennettu ja osaaminen on siirretty organisaatiolle, muutos näkyy arjessa nopeasti.

• Uusi työntekijä pääsee vauhtiin huomattavasti nopeammin, koska tieto on saatavilla
• Asiakaspalvelun laatu pysyy tasaisena, vaikka henkilöstö vaihtuisi
• Virheet vähenevät, koska toimintatavat ovat selkeitä ja kaikkien tiedossa
• Liiketoiminnan jatkuvuus ei ole enää yhden ihmisen varassa
• Johto saa paremman kuvan siitä, mitä organisaatiossa todella tapahtuu

Kyse ei ole vain riskienhallinnasta. Kyse on siitä, että yrityksesi kasvaa ja kehittyy ilman, että jokainen henkilöstömuutos tarkoittaa takapakkia.

Ja kun osaaminen on tallennettu osaksi johtamisjärjestelmää, se alkaa kehittyä. Hyvät käytännöt leviävät. Tiimi oppii toisiltaan. Organisaatio vahvistuu.

Aloita osaamisen talteenotto tänään

Paras hetki aloittaa hiljaisen tiedon dokumentointi oli eilen. Toiseksi paras hetki on nyt, ennen kuin seuraava avainhenkilö ilmoittaa lähtevänsä.

Et tarvitse suurta projektia tai uutta järjestelmää heti. Tarvitset jonkun, joka auttaa sinua tunnistamaan, mitä pitää tallentaa ja miten se tehdään käytännössä.

Resenin Laatupäällikköpalvelu on juuri tähän tarkoitettu. Se on joustava, räätälöity ja mitoitettu sinun yrityksesi tarpeisiin. Voit käyttää palvelua päivä- tai tuntiperusteisesti, ilman sitoutumista raskaaseen sopimukseen.

Otetaan yhteyttä ja katsotaan yhdessä, mistä teillä kannattaa aloittaa. Ota yhteyttä Reseniin ja kerro tilanteestasi. Löydetään ratkaisu yhdessä.