Laatujärjestelmän eli toimintajärjestelmän (laatu-, ympäristö- ja työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmän) käyttöönoton, käytön ja ulkoisen auditoinnin taustalla voi olla yrityksen tai muun organisaation sisäinen tarve parantaa jatkuvasti toimintaansa.

Jatkuva parantaminen onnistuu parhaiten laatujärjestelmän tukemana. Sertifioinnin tavoittelun taustalla voivat vaikuttaa myös asiakastahojen vaatimukset sertifioidusta laatujärjestelmästä. Luontevaa on tavoitella sertifikaattia yrityksen sisäisestä tarpeesta nousevan jatkuvan parantamisen tahtotilan kautta.

Laatujärjestelmän rakentaminen on aikaa vievä prosessi, johon tarvitaan jaksottaisesti toteutettu, tehokas ja osallistava koulutus. Oleellista sekä koulutus- että auditointivaiheessa on se, mikä on yrityksen asenne ja tahtotila. Haluaako yritys laatujärjestelmän vain siksi, että sitä vaaditaan, vai haluaako se kehittyä jatkuvasti.

Finlog Audit Oy on kehittänyt auditointiprosessia asiakashyödyt edellä siten, että asiakasorganisaatio pystyy sen avulla todella kehittämään toimintaansa. Finlog Audit Oy:n ulkoinen auditointi onkin monivaiheinen prosessi. Se alkaa auditointi- ja sertifiointisopimuksesta.

Seuraava vaihe on esiauditointi etänä, joka raportteineen antaa yritykselle mahdollisuuksia parantaa järjestelmäänsä ja myös täyttää mahdollisia aukkoja. Esiauditoinnissa tulee näkyviin se, onko yritys, usein kouluttajan tukemana, osannut ottaa laatujärjestelmän ”omakseen”. Tämä tarkoittaa, että laatujärjestelmässä on runsaasti yrityksen omia asioita, jotka on yhdistetty vaatimusstandardien tarkoitukseen, rakenteeseen ja asiasisältöön. Vaatimusstandardien yksi keskeinen idea on Jatkuva parantaminen.

Esiauditointiraportin jälkeen yritykselle annetaan aikaa täydentää ja parantaa järjestelmäänsä. Erityisen tärkeää on, että yritys oppii viimeistään esiauditointivaiheessa käyttämään järjestelmäänsä tehokkaalla tavalla.

Akkreditoimattomana laitoksena Finlog Audit Oy pystyy toteuttamaan konsultoivalla, opastavalla otteella toteutettuja auditointipalveluja ja antamaan yritykselle maksimaalisen hyödyn. Tähän sisältyy auditointisuunnitelman ja -ohjelman suunnittelu siten, että auditointi on tehokas.

Sertifiointiauditointi ja myöhemmät seuranta-auditoinnit ovat paitsi tarkastavia, myös opastavia. Toisinaan asiakas – ulkoisen auditoinnin aloituskokouksessa – kertoo tämän saman asian omana toiveenaan esimerkiksi näin: ”Kerro meille ja kirjaa muistiin kaikki ne kohdat, joissa me voisimme parantaa toimintaamme”. Tämä on vankka osoitus Jatkuvan parantamisen tahtotilasta.

Auditoija ottaa talteen kaikki ne havainnot, jotka hän on esiauditoinnissa ja muussa ennakkovalmistautumisessa saanut näkyvilleen. Auditoija saa ikään kuin tuntosarvet tehdäkseen auditoinnin siten, että se hyödyttää asiakasta jatkuvassa parantamisessa.

Usein organisaatioista löytyy sellaisia vahvuuksia ja sellaista kokemusta jatkuvaan parantamiseen, jota ei kirjallisesta aineistosta tule esille. Nämä auditoija mielihyvin kirjaa muistiin ja keskeisimmät tulevat myös ulkoisen auditoinnin raporttiin.

Asiakasta hyödyttää, että ulkoisen auditoinnin raportissa kuvataan sekä positiivisia havaintoja että mahdolliset poikkeamat. Poikkeamien korjaavien ja ennalta estävien toimenpiteiden tekemiselle eli poikkeamien sulkemiselle ja siitä raportoinnille annetaan määräaika. Jatkuvaa parantamista toteutuu tällöin niin poikkeamien kuin kehitysehdotusten, välillä peräti kehitysharppausten (kuten eSalkku-ohjelmisto) kautta. Kehitysehdotuksia annetaan tukemaan laatujärjestelmän käyttöä jatkossa.

Jatkuva parantaminen merkitsee mm. seuraavaa:

kehitetään prosesseja poistamalla hidasteita ja turhaa työtä
tunnistetaan keskeiset asiat entistä paremmin
keskitytään olennaiseen
täsmennetään vastuut ja valtuudet sekä tarvittavat perehdytykset ja pätevyydet
viestitään laatu-, ympäristö- ja TTT-politiikasta sidosryhmille
varataan aikaa ja ajatusta keskeisille asioille ja suunnittelulle
nähdään, mitkä dokumentit ovat hyödyllisimpiä
opitaan käytännössä laatujärjestelmän keskeiset menettelytavat
laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanoja nykyaikaisille sähköisille kanaville, joissa syitä ja seurauksia voi analysoida jatkuvan parantamisen hengessä
suunnitellaan ja tehdään tehokkaat sisäiset auditoinnit, joilla saa tuloksia
sitoudutaan tekemään vuosittaiset sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset tavoitellen jatkuvaa parantamista
innostutaan laatujärjestelmän käytöstä
vakiinnutetaan laatujärjestelmän käyttö kattamaan koko organisaatio
toimitaan tehokkaammin, turvallisemmin ja tuottavammin

Laatujärjestelmän sertifiointi tapahtuu sertifiointikokouksessa sitten, kun mahdolliset poikkeamat on hyväksyttävästi suljettu ja siitä on raportoitu.

Jatkuvan parantamisen todella sisäistäneen organisaation ulkoinen auditointi johtaa myös sertifikaattiin, nykyisin jopa kullanhohtoiseen!