Laatujärjestelmä käytännön tarpeisiin – eSalkku kokosi konepajan laadunhallinnan yhteen paikkaan

Jokke-Koneistus Oy on ähtäriläinen konepajayritys, joka tarjoaa CNC-koneistusta ja siihen liittyviä jälkitöitä pitkän kokemuksen tuomalla ammattitaidolla

Jokke-Koneistus Oy:n tarve laatujärjestelmälle lähti ennen kaikkea asiakkaiden suunnalta. Suuremmat asiakkaat alkoivat kysellä sertifikaatin perään, ja samalla yrityksessä tunnistettiin, että sertifioidusta laatujärjestelmästä olisi hyötyä myös uusien asiakkaiden hankinnassa.

Laatujärjestelmä ei ollut yritykselle täysin uusi asia. Sellainen oli ollut käytössä jo parikymmentä vuotta aiemmin, mutta tuolloin järjestelmä koostui lukuisista mapeista ja sen ylläpito koettiin työlääksi. Nyt tavoitteena oli rakentaa järjestelmä, joka palvelisi oikeasti yrityksen arkea ja olisi mahdollisimman helppo ylläpitää.

Toimivat käytännöt näkyviksi

Laatujärjestelmää rakennettiin yhdessä Resenin kanssa yrityksen oman toiminnan pohjalta. Lähtökohtana ei ollut muuttaa kaikkea, vaan tunnistaa jo olemassa olevat hyvät toimintatavat ja dokumentoida ne selkeästi. Tuotannossa ei tarvittu suuria muutoksia. Suurin kehitysaskel liittyikin dokumentointiin.

Aiemmin osa tärkeästä tiedosta oli yksittäisten ihmisten muistissa. Kun toimintatavat kirjoitettiin auki, tieto tuli kaikkien saataville. Samalla tekeminen ei ole enää yhtä riippuvaista siitä, että juuri tietty henkilö on paikalla vastaamassa kysymyksiin.

“Paljon kirjoitettiin nyt auki niitä juttuja, jotka olivat olleet vain jonkun tiedossa ja päässä. Kyllähän se helpottaa muiden tekemistä.” Kertoo Jokke-Koneistus Oy:n toimitusjohtaja Kalle Paloneva.

eSalkku toi tiedon yhteen paikkaan

Keskeinen osa uutta toimintatapaa on eSalkku, johon laatujärjestelmän aineisto on koottu keskitetysti.

Asiakkaalle muutos vanhaan mappijärjestelmään verrattuna on ollut merkittävä. Kun tarvittavat asiat löytyvät yhdestä paikasta, tiedon etsimiseen ja ylläpitämiseen kuluu vähemmän aikaa.

eSalkkua voidaan käyttää myös tuotannon yhteisillä tietokoneilla ja kämmenlaitteilla. Tämä on tärkeää ympäristössä, jossa järjestelmän täytyy toimia osana normaalia työpäivää – myös kiireen keskellä.

Jokke-Koneistus Oy:n näkökulmasta juuri helppous ja yksinkertaisuus ratkaisevat sen, tuleeko järjestelmästä aidosti käytössä oleva työkalu.

Valmiit pohjat säästivät aikaa ja vaivaa

Laatujärjestelmän rakentaminen tuntui aluksi suurelta työltä normaalin tekemisen rinnalla. Käytännössä projekti osoittautui kuitenkin ennakoitua helpommaksi.

eSalkun valmiit pohjat ja rakenteet auttoivat hahmottamaan, mitä asioita järjestelmään tarvitaan ja mihin kannattaa keskittyä. Kaikkea ei tarvinnut rakentaa tyhjästä.

“Jos nyt pitäisi tehdä uudestaan, niin ilman muuta lähtisin suoraan eSalkusta ja hyödyntäisin ensin kaikki valmiit pohjat. Se säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa, ja samalla pystyy keskittymään olennaiseen sen sijaan, että käyttäisi aikaa asioihin, joilla ei ole käytännön merkitystä.” Toimitusjohtaja Kalle Paloneva kertoo

Reseniltä apua myös silloin, kun sitä ei osannut pyytää

Yhteistyössä Resenin kanssa asiakas arvosti erityisesti joustavuutta ja sitä, että pienen yrityksen tarpeita ymmärrettiin.

Apua sai aina tarvittaessa, mutta tukea tuli myös oma-aloitteisesti. Asiakkaalle kerrottiin, miten asioita kannattaa tehdä ja mitä seuraavaksi olisi hyvä huomioida.

Tämä helpotti projektin etenemistä ja vähensi tunnetta siitä, että yrityksen pitäisi itse tietää etukäteen kaikki laatujärjestelmän rakentamiseen liittyvät vaatimukset.

Laatujärjestelmästä hyötyä myös sertifikaatin jälkeen

Laatujärjestelmän rakentamisen tavoitteena oli mahdollistaa sertifiointi ja vastata Jokke-Koneistus Oy:n asiakkaiden kasvaviin odotuksiin. Samalla yritys sai kuitenkin muutakin.

Dokumentointi on nyt aiempaa paremmalla tasolla, tieto on helpommin kaikkien saatavilla ja toimintatavat ovat näkyviä. Järjestelmä antaa myös hyvän pohjan havaintojen tekemiselle ja toiminnan jatkuvalle kehittämiselle.

Sertifikaatti puolestaan helpottaa keskusteluja suurempien asiakkaiden kanssa ja vahvistaa luottamusta siihen, että yrityksen laatu, toimintatavat ja jäljitettävyys ovat hallinnassa.

Projektin tärkeä oivallus olikin, ettei laatujärjestelmää tarvitse rakentaa erilliseksi maailmaksi normaalin työn rinnalle.

Kun järjestelmä rakennetaan yrityksen todellisten tarpeiden ympärille ja tarvittava tieto löytyy helposti yhdestä paikasta, laadunhallinta voi ennen kaikkea helpottaa arkea.

Resenin asiantuntijatuki ja eSalkku auttoivat rakentamaan Jokke-Koneistus Oy:lle laatujärjestelmän, joka ei jäänyt vain sertifiointia varten tehdyksi kokonaisuudeksi, vaan tukee yrityksen päivittäistä tekemistä ja tulevaa kehittämistä.