Suojalasit silmille – parempaa työturvallisuutta?

Ennen kuin aloin kirjoittamaan, otin hieman selvää mitä liittyy työsuojelun historiaan Suomessa. Suomessa työsuojelun historia juontaa juurensa vuoteen 1889, jolloin Venäjän keisari antoi määräyksen ”teollisuusammateissa olevain työntekijän suojelemisesta”. Silloin Suomeen perustettiin kaksi ensimmäistä ammattientarkastajan tointa. Alkuvaiheessa työntekijät yllättäen vastustivat näitä parannuksia epäkohtiin, joita heidän työssään oli. Ensimmäinen työturvallisuuslaki säädettiin vuonna 1930 ja uusin versio työturvallisuuslaista on vuodelta 2002. Tämän jälkeen siihen on tullut useita uudistuksia.

Vielä lähimenneisyydessä työturvallisuus tarkoitti sitä, että yrityksen työntekijöille tarjottiin mahdollisuus käyttää henkilökohtaisia suojavälineitä mutta niiden käyttöä ei millään tavalla valvottu. Kerrottiin työpaikan palavereissa ja ilmoitustauluilla, kuinka työturvallisuus on tärkeää meidän yrityksessämme. Safety first. Tai kuinka työsuojelulle ei tehty mitään. Ajateltiin että eihän meidän työpaikallamme voi mitään sattua, kun meillä on asiat niin hyvin. Mutta kyllä niitä onnettomuuksia sattui.

Suomessa tapahtuu työtapaturmia vuositasolla edelleen todella paljon. Vuonna 2018 sattui 126 188 työtapaturmaa ja kuolemaan johtaneita tapaturmia oli 14. 90- luvulla tapaturmat vähenivät puoleen verrattuna 70- ja 80-lukuun mutta 2000-luvulle tullessa suotuisa kehitys ei ole jatkunut vaan työtapaturmat ovat tasaantuneet samalle tasolle.

Paljon on tultu eteenpäin työturvallisuuden parantumisessa keisarin julistuksesta tähän päivään mutta paljon on vielä tehtävää. Vastuullisissa yrityksissä työturvallisuutta kehitetään jatkuvasti sekä turvallisuus otetaan huomioon prosessien eri vaiheissa. Työpaikan turvallisuus pitää olla muutakin kuin, että lain määräämät velvoitteet ovat toteutettuna. Sen tulee olla ensisijainen tavoite koko johdolle ja yritykselle. Tässä muutamia lähestymiskulmia työturvallisuuden kehittämiseksi:

Johdon sitoutuminen työturvallisuuden ja työsuojelun kehittämiseen:

Kun yrityksen johto on sitoutunut luomaan työpaikasta turvallisemman, työntekijöiden motivaatio ja halu noudattaa sovittuja menettelyjä, käytäntöjä ja työsuojelupolitiikkaa paranee. Johdon tulee näyttää esimerkillään, että turvallisuus on tärkein prioriteetti sekä määrittää työsuojelun tavoitteet ja politiikka.

Välitön ja avoin kommunikaatio koko organisaation sisällä:

Luomalla avoin ja läpinäkyvä dialogi kommunikaatiolle, työntekijät ovat todennäköisemmin motivoituneempia kertomaan omista huolistaan, havainnoistaan sekä ideoistaan turvallisuuden parantamiseksi. Kun työntekijät tuntevat, että heitä kuullaan, ovat he melko todennäköisesti mukana turvallisuuden kehittämisessä. Johdon ja työntekijöiden välisen keskustelualustan luominen on tärkeää. Ottamalla työntekijät mukaan, luodaan organisaatioon vahvempi turvallisuuskulttuuri, sitoutetaan työntekijät turvallisuuden parantamiseen sekä tapahtumien kirjaamiseen.

Ennakoivat turvallisuustoimenpiteet ja mittarit:

70-luvulla ajateltiin (ja ehkä vielä vähän myöhemminkin), että hyvää työturvallisuus kulttuuria on tarjota työntekijöille henkilökohtaisia suojavälineitä. Mutta onko mitenkään mahdollista tehdä jotain toimenpiteitä ennen kuin näille suojavälineille tulee oikeasti käyttöä? Organisaation käyttöönottamilla ennakoivilla toimenpiteillä ja mittareille voidaan vähentää työtapaturmia. Hyvään työturvallisuuskulttuuriin ja toimintaan kuuluu mm. työn vaarojen tunnistaminen, tapahtumista raportoiminen, riskien arviointi, turvallisuuteen liittyvät koulutukset ja sisäiset turvallisuusauditoinnit.

Jatkuva parantaminen

Toimintaa tulee jatkuvasti arvioida ja käyttää omaan liiketoimintaan sopivia mittaristoja arvioinnin tueksi. Jatkuvan parantamisen tulee tähdätä sekä järjestelmien toimivuuden parantamiseen että olosuhteiden, ihmisten hyvinvoinnin ja turvallisuuden parantamiseen. Jatkuvaan parantamiseen tulee osallistua koko organisaation henkilökunta. Suunnitellaan toimintaa, jonka jälkeen toimitaan. Kun on toimittu, tarkistetaan toimintaa ja tehdään tarvittavat korjaukset. Ja taas suunnitellaan.

Työterveys- ja turvallisuusstandardin käyttäminen

Vuonna 2018 tuli uusi ISO 45001 työterveys-ja turvallisuusstandardi, joka korvasi OHSAS 18001 standardin. Standardi on osoitus siitä, että näin asioihin on paneuduttu, ne ovat yritykselle tärkeitä ja niiden eteen tehdään töitä. Standardi itsessään ei vielä tee yhdestäkään työpaikasta turvallista, vaan antaa raamit tekemiselle ja toiminnan kehittämiselle.

Kun puhutaan työturvallisuudesta, usein ajatelleen fyysisiä tekijöitä. Tulevaisuudessa psyykkiseen (psykososiaalinen) turvallisuuteen liittyvät ongelmat ja kysymykset tulevat lisääntymään ja tuovat oman haasteensa työpaikoille. Näihin asioihin tulisi kiinnittää enemmän huomiota, mielenterveyshäiriöt ovat tällä hetkellä suurin sairauspoissaolojen syy.

Nuo edellä mainitsemani lähestymiskulmat löytyvät muun muassa standardin ISO 45001:2018 sisältä. Lähestymiskulmia ja turvallisuuteen liittyviä asioita on vielä monia lisää. Lisääntynyt työturvallisuus vaikuttaa positiivisesti myös laatuun. Suojalasit silmille- parempaa työturvallisuutta? Vastaus tuohon on, ehdottomasti…!

Ainakin meidän yrityksessä havaintoja, kehittämisehdotuksia, palautteita ja poikkeamia kertyy moneen eri kanavaan ja niiden kasaaminen käsiteltäväksi on työlästä. Ongelma on myös, kun tapahtumia jää keskusteluihin ja niiden dokumentointi ontuu. Toiminnan kehittämisen kannalta oleellista on saada kaikki tapahtumat käsittelyyn.

Syyskausi on jo pitkällä ja tuotekehityksemme on tehnyt kovasti töitä uuden tapahtuma-kanavan eteen. Tavoitteena on ollut, että tapahtumien kirjaaminen on mahdollisimman helppoa ja nopeaa. Ensi viikolla julkaistavalla eSalkun tapahtuma-kanavalla tämä on mahdollista. Liikkuvilla työntekijöillä on mahdollisuus ottaa tapahtumakanava käyttöön mobiiliversiona. Mobiiliversio on PWA-sovellus, joka asentuu niin puhelimeen kuin tietokoneellekin, siis laitteistosta riippumatta. Kaikki mobiiliversioon tallennetut tapahtumat tallentuvat myös eSalkkuun. Jatkokehitämme eSalkkuun tapahtumien raporttihaun, jotta myös mittaaminen mahdollistuu.

Palautetta antavan ja vastaanottavan toimintakulttuurin luominen yritykseen voi olla yksi suurimmista haasteista. Johdon tehtävänä on määrittää toimintamalli, jolla tapahtumat käsitellään, toimenpiteet toteutetaan ja asiat viestitään sidosryhmille. Mikäs sen parempi, jos yrityksen henkilöstö näkee aidosti, että kehittämisehdotukset käsitellään ja niillä on merkitystä tai kun asiakkaat huomaavat tuotteiden/palveluiden kehittyvän annetun palautteen perusteella.

Palautetta pelkäämättä kohti talvea!

Kun laitteessa on älyä ja se on kytketty verkkoon, se on haavoittuvainen.

Tulevaisuudessa voimme ehkä nähdä puhelimesta, milloin leivänpaahdin on paahtanut leivän. Voimme jopa puhelimen kautta säätää paahtoasteen leivälle. Laitteiden valmistajat haluavat tietää miten ja kuinka usein heidän laitteitaan käytetään. Tämä tuo uusia sovellutuksia niin kuluttajien kuin yritysten käyttämiin laitteisiin.

Jo nykyään tulostimet tilaavat väriä automaattisesti. Jos tulostin menee epäkuntoon, tilaa se itse huoltomiehen. Nämä toiminnot ovatkin tarpeellisia ja helpottavat yrityksien elämää.

Saa nähdä, tilaako tulevaisuuden jääkaappi automaattisesti grillimakkarat ja juomat, jos kalenteriin on merkitty grillauskutsut.

Sinut on hakkeroitu

Perinteinen hakkerin hyökkäyskanava on sähköposti. Sähköpostilla lähetetään erilaisia linkkejä ja liitteitä, joita hakkeri yrittää saada vastaanottajan klikkaamaan. Tämä on siitä hyvä hakkeroimistapa, että sen käyttäjä huomaa. Tunnistetaan siis nämä sähköpostit.

Huomaamattomat hakkeroimiskanavat ovat vaarallisimpia. On tutkittu, että yrityksiltä kuluu keskimäärin 200 päivää havaita tietojärjestelmiin kohdistuva tietomurto.

Suojaa yrityksen laitteet

Yrityksien täytyy suojata verkossa käyttämänsä laitteet vähintäänkin virustorjuntaohjelmistoilla. Yleensä tietokoneisiin on hankittu virustorjuntaohjelmistot, mutta muita laitteita ei ole suojattu. Puhelimet, tabletit yms. mobiililaitteet ovat yhtä tärkeitä suojata kuin on tietokoneetkin.

Julkisia langattomia Wi-Fi -verkkoja on tarjolla hyvin usein. Niitä ei suositella käytettäväksi yritys-, pankkiasioissa, salasanalla suojatuissa sivustoissa, koska hakkeritkin vaanivat samoilla linjoilla.

Muutama suojausvinkki

Käytä HTTPS -muotoisia sivustoja, kun syötät tärkeää tietoa
Älä käytä julkisia Wi-Fi -verkkoja. Hanki kannettavaasi oma datayhteys.
Hanki virustorjuntaohjelmisto kaikkiin laiteisiisi.
Älä laita automaattista Wi-Fi liittymistä päälle. Tämä säästää myös akkua.
Käytä VPN -yhteyttä kun surffailet.

Sertifikaattiinko? Usein kyllä.

Laatujärjestelmän eli toimintajärjestelmän ulkoisen auditoinnin taustalla voi olla yrityksen sisäinen tarve kehittää toimintaansa johtamisjärjestelmänsä / toimintajärjestelmänsä tukemana. Usein taustalla on kuitenkin asiakkaan vaatimus sertifioidusta laatujärjestelmästä. Vaatimukseen vastaaminen vaatii usein varsin paljon. Ei ole yhdentekevää, millaisten askelien kautta sertifikaattia tavoitellaan.

Laatujärjestelmän rakentaminen on aikaa vievä prosessi, johon tarvitaan jaksottaisesti toteutettu, tehokas ja osallistava koulutus. Oleellista sekä koulutus- että auditointivaiheessa on se, mikä on yrityksen asenne ja tahtotila. Haluaako yritys laatujärjestelmän vain siksi, että sitä vaaditaan, vai näkeekö se tässä mahdollisuuden parempaan.

Finlog Audit Oy on kehittänyt auditointiprosessia asiakashyödyt edellä siten, että asiakasorganisaatio pystyy sen avulla todella kehittämään toimintaansa. Finlog Audit Oy:n ulkoinen auditointi onkin monivaiheinen prosessi. Se alkaa auditointi- ja sertifiointisopimuksesta.

Seuraava vaihe on esiauditointi etänä, joka raportteineen antaa yritykselle mahdollisuuksia parantaa järjestelmäänsä, jopa täyttää mahdollisia aukkoja. Esiauditoinnissa tulee näkyviin myös se, onko yritys, kenties kouluttajan tukemana, osannut ottaa laatujärjestelmän ”omakseen”. Tämä tarkoittaa, että laatujärjestelmässä on parhaimmillaan runsaasti yrityksen omia asioita, jotka on yhdistetty vaatimusstandardien tarkoitukseen, rakenteeseen ja asiasisältöön. Myös laatujärjestelmän käyttö on toki tarvinnut ainakin aloittaa.

Esiauditointiraportin jälkeen yritykselle annetaan aikaa täydentää ja parantaa järjestelmäänsä. Erityisen tärkeää on, että yritys oppii viimeistään esiauditointivaiheessa käyttämään järjestelmäänsä.

Akkreditoimattomana laitoksena Finlog Audit Oy pystyy toteuttamaan konsultoivalla, opastavalla otteella toteutettuja auditointipalveluja ja antamaan yritykselle maksimaalisen hyödyn. Tähän sisältyy auditointisuunnitelman ja -ohjelman suunnittelu siten, että auditointi paikan päällä on tehokas.

Varsinainen sertifiointiauditointi ja myöhemmät seuranta-auditoinnit toteutuvat yrityksessä, paikan päällä. Myös nämä ovat paitsi tarkastavia, myös opastavia. Toisinaan asiakas – ulkoisen auditoinnin aloituskokouksessa – kertoo tämän saman asian omana toiveenaan esimerkiksi sanoin: ”Kerro meille ja kirjaa muistiin kaikki ne kohdat, joissa voisimme parantaa toimintaamme”.

Auditoija ottaa talteen kaikki ne havainnot, jotka hän on esiauditoinnissa ja muussa ennakkovalmistautumisessa saanut näkyvilleen. Auditoija on usein saanut ikään kuin tuntosarvet tehdäkseen työn siten, että se hyödyttää asiakasta.

Usein yrityksistä löytyy sellaisia vahvuuksia ja sellaista taitoa ja kokemusta asioiden käsittelyyn, jota ei kirjallisesta aineistosta tule esille. Nämä auditoija mielihyvin kirjaa muistiin ja keskeisimmät tulevat myös ulkoisen auditoinnin raporttiin.

Asiakasta hyödyttää, että ulkoisen auditoinnin raportissa kuvataan niin positiivisia havaintoja kuin myös mahdolliset poikkeamat. Poikkeamien korjaavien ja ennalta estävien toimenpiteiden tekemiselle eli poikkeamien sulkemiselle ja siitä raportoinnille annetaan määräaika.

Kehitysehdotuksia annetaan tukemaan laatujärjestelmän käyttöä jatkossa.

Mihin ulkoinen auditointi voi siis johtaa? Se voi johtaa

kehittämään prosesseja, parantamaan niiden vuorovaikutusta
tunnistamaan keskeiset asiat
täsmentämään vastuita ja valtuuksia
viestimään laatu-, ympäristö- ja TTT-politiikasta sidosryhmille
varaamaan aikaa ja ajatusta keskeisille asioille ja suunnittelulle
näkemään, mitkä dokumentit ovat hyödyllisimpiä
oppimaan käytännössä laatujärjestelmän keskeiset menettelytavat
tekemään havainnoista muistiinpanoja ja analysoimaan seurantatietoja
kokemaan suunnitelmallisten sisäisten auditointien vahvuudet ja hyödyt
koukuttumaan vuosittaisiin sisäisiin auditointeihin ja johdon katselmuksiin
innostumaan laatujärjestelmän käytöstä
vakiinnuttamaan laatujärjestelmän käytön kattamaan koko organisaation

Sertifiointi tapahtuu sertifiointikokouksessa sitten, kun mahdolliset poikkeamat on hyväksyttävästi suljettu ja siitä on raportoitu.

Ulkoinen auditointi johtaa siis myös sertifikaattiin, nykyisin jopa kullanhohtoiseen!

Asiakastyytyväisyys on kaiken perusta terveelle, kannattavalle ja kaikkien osapuolien parhaita ominaisuuksia ruokkivalle liiketoiminnalle. Yksi tärkeimmistä laadunhallinnan pääperiaatteista on asiakaskeskeisyys. Ajatellaanpas asiaa hieman myös asiakkaan näkökulmasta. Kun menet ravintolaan, kahvilaan, autokorjaamolle, pankkiin tai vaikka hoidettavaksi terveydenhuollon palveluita tuottavaan yritykseen, mitä näet? Minä ainakin valitsen palveluntuottajan, jossa tunnen, että minua kuunnellaan ja halutaan auttaa.

Yksi asia (tai aika moni) on myös mietityttänyt viime aikoina: Missä vaiheessa tehokkuuden maksimointi kääntyy itseään vastaan? Millä aloilla tehokkuus osataan huomioida laadun kehittämisen näkökulmasta ja osataan vaikuttaa samalla työhyvinvointiin sekä parantaa itse palvelua? Kuinka esimerkiksi hoiva-alan haasteisiin vastataan niin, että tyytyväisyys kattaa palveluntuottajan tarpeet, työntekijän tarpeet sekä asiakkaan tarpeet?

Palvelualtis laadukkaasti työtään tekevä ihminen on ulospäinsuuntautunut, innostunut ja yksilöllisesti asiakkaan kohtaava ammattilainen, joka saa viestitettyä nopeasti, että asiakas on palvelun keskiössä ja merkityksellinen juuri tässä hetkessä.

Nykyajan asiakkaan muistetaan olevan tiedostava, vertailuun kykenevä, omat tarpeet tiedostava, palvelulta paljon odottava ihminen, joka nopeasti sisään astuessaan tekee kokonaiskuvan tilanneanalyysin ja mikäli hän kokee, ettei hänen tarpeisiinsa vastata, hän poistuu paikalta.

Miten mahdollistetaan laadun ja hyvinvoinnin kriteerit täyttävä konsepti, olipa kyseessä sitten hoiva-ala tai teollisuusalan yritys? Mitkä ovat ne työkalut ja menetelmät, joilla varmistetaan toimiva kokonaisuus? Yhä useammat yritykset haluavat tuottaa laatua ja he tiedostavat hyvinvoivan kokonaisuuden palvelevan myös yrityksen tuottavuutta.

Työhyvinvoinnin kehittämiseen (tai työkyvyn ylläpitämiseen) yhteisten tavoitteiden suuntaan tulee ottaa mukaan kaikki yrityksen työntekijät ja johto. Prosessissa on tärkeää huomioida se, että jokaisella osallistujalla on vaikuttamisen mahdollisuus, koska se sitouttaa, motivoi kohti yhteistä tavoitetta ja näin jo itsessään lisää työhyvinvointia. Yhteisistä sopimuksista pidetään kiinni ja asioista puhutaan avoimesti.

Millainen johtaja ottaa kaikki näkökulmat huomioon ja muistaa, että tärkeintä on asiakas ja asiakaskokemus? Ilman hyvää johtajuutta ei ole tyytyväisiä asiakkaita, hyvinvoivia työntekijöitä eikä toimivia prosesseja. Prosessit on tehtävä läpinäkyviksi, myös mahdollisten riski- ja haittatekijöiden tunnistaminen ja korjaaminen on silloin helpompaa.

Onneksi monet toimijat ovat ymmärtäneet näiden asioiden olevan tärkeä valttikortti, joiden avulla he saavat pidettyä parhaat työntekijät, asiakkaat ovat tyytyväisiä ja palaavat uudestaan asiakkaaksi. Ja ehkä se saattaa myös näkyä tuloksessa.

Vaimo aina kysyy, miten viikko on mennyt ja mitä olen tehnyt ja kun alan selittelemään, että olen tuossa rakennellut ysitonnista, alustanut kymppi ysikympin auditointia ja kun avaan suuni jatkaakseni, niin tuo mokoma tuumaa, jotta tämä taitaakin olla tässä ja siirtyy muihin aiheisiin. Minusta on alkanut tuntua siltä, että taitaa tuo vaimokulta pitää minun juttujani jotenkin tylsinä. Ei kyllä kannattaisi – myy nimittäin itse vakuutuksia.

Tottahan se on, että kun alkaa miettimään mitä kaikkea sitä toimintajärjestelmäkonsulttina ja auditoijana vuoden aikana tekee, niin vastaan tulee rakennustuoteasetuksen mukaisia FPC -manuaaleja ja CE -merkkejä, laadun- ja ympäristöhallintajärjestelmiä lisättynä työterveys- ja työturvallisuusasioilla; PEFC ja FSC metsäsertifikaattien alkuperänseurantajärjestelmiä, RALA -sertifikaatin arviointeja ja uutena kansainvälisenä avauksena kansainvälisiin suuriyrityksiin kohdistuvat auditoinnit, jotka ovat Intertek -yhteistyön hedelmiä. Nämä asiat vähän monimutkaisilta kuulostavia ja joillekin niistä tulee vaistonvaraista kutinaa selkään. Ne ovat kuitenkin joillekin yrityksille todellisia kehittämisen apuvälineitä ja joillekin toisille ne ovat pakollinen vaatimus, joka pitää ne markkinoilla.

Eräs nimeltä mainitsematon yritysjohtaja on todennut, että toimintajärjestelmä on pirun hyvä työkalu käytännön toiminnan johtamisen. Ilman sitä hänellä ei ole oikein mitään hyvää johtamistyökalua. Järjestelmän avulla liiketoiminnan suunnittelu jalkautetaan resurssien hallinnan kautta prosesseihin siten, että asiakkaiden, henkilöstön ja omistajien vaatimukset ymmärretään ja toteutumista voidaan arvioida (tätä sanotaan myös konsulttijargoniksi, mutta on joskus ihan pirun hauskaa kirjoittaa sitä, joten jatkan siitä vielä vähän…). Tähän sisältyy jatkuva laadun parantaminen, jonka tavoitteena on parantaa yrityksen kannattavuutta ja asiakkaiden sitoutumista ostamaan yrityksen tuotteita ja palveluita.

Minäpä annan esimerkin edellisestä. Laadunhallintajärjestelmien käyttöön ottamisen jälkeen asiakasyritykseni liikevaihto on noussut 250.000 eurosta 1,5 miljoonaan euroon. Tähän vaikutti se, että sen lisäksi että yritys on erittäin kehityshakuinen, niin tehtaan sisäisen laadunhallintajärjestelmän sertifiointi ja CE-merkintäoikeuden saaminen kantaviin teräsrakenteisiin vakuutti ABB:n yrityksen palvelun laadusta ja kauppaa päästiin käymään ei kantavista terästuotteista. Jatkuva kehittämistyö ja asiakkaan tarpeiden mukaan joustava tuotanto ovat nyt lisänneet ostoja siten, että kaupan arvo on nyt noussut tasolle, jossa asiakas edellyttää ISO 9001 laadunhallintajärjestelmää. Tämäkin asia on hoidettu, kun FINAS akkreditoitu auditointi on nyt ohi, ja muutaman pienen poikkeaman korjauksen jälkeen sertifikaatti on seinällä. Rautarakenne ja Asennus Kuusinen Oy:n laadunhallinta täyttää siten kansainväliset vaatimukset.

Edellinen esimerkki osoittaa, että alihankintaverkostoilta voidaan vaatia varmistettua laadun hallintaa. Tämä koskee monia kansainvälisillä markkinoilla toimivia suuryrityksiä, mutta myös kotimaisia kohteita: Fennovoiman Hanhikiven ydinvoimalahankkeen vaatimuksiin on sisältynyt Säteilyturvallisuuskeskuksen (STUK) vaatimuksesta laatu- ja ympäristöjärjestelmät; kunnat ovat ulkoistaneet osan hoivapalveluistaan yksityisille palveluntuottajille, jolloin päästäkseen mukaan kilpailuun, yrityksillä tulee olla laatujärjestelmä. Itse hankintamenettelyssä vain hinta ratkaisee, jos pakolliset kriteerit muuten täyttyvät.

Valitettavasti myös ISO 9001 laadunhallintajärjestelmän mainetta on koeteltu, kun hoivakoteja on jouduttu sulkemaan laatuongelmien vuoksi, vaikka niillä on ollut sertifioitu laatujärjestelmä. Ongelmana on ollut toisaalta ostajien osaamattomuus valvoa yritysten palvelun laatua ja toisaalta myös se, että esimerkiksi suurilla toimijoilla on kymmeniä hoivakoteja Suomessa ja laatujärjestelmän sertifiointikäynti on kohdistunut usein vain osaan hoivakodeista. Toisaalta PK-yritysten laatujärjestelmien auditointi tehdään yleensä erittäin kattavasti, minkä johdosta ISO 9001 laadunhallintajärjestelmään kannattaa edelleen luottaa yrityksen laadunvarmistuksen takaajana.

Tuhansille yrityksille Suomessa etsitään tänäkin vuonna jatkajaa yrityskaupan, liiketoimintakaupan tai sukupolvenvaihdoksen kautta. Usein kuulee, että jatkajaa etsivä yritys on laitettava myyntikuntoon ja prosessi voi kestää useita vuosia. Jatkajan kannalta on tärkeää, että yritys on toimintakykyinen ja tuottava omistajavaihdoksen jälkeenkin. Luopuvan yrittäjän asiantuntemus ja etenkin se ”hiljainen tieto” on saatava siirrettyä jatkajalle mahdollisimman hyvin.

Ryhdyin yrittäjäksi muutama vuosi sitten ostamalla yrityksen, jossa olin työskennellyt useita vuosia. Myös meillä kauppaneuvottelut kestivät pitkään lähinnä hintaneuvottelujen ja rahoitusjärjestelyjen osalta. Edellisen yrittäjän tietämystä oli ehtinyt vuosien aikana siirtyä hyvin. Silti ostajan kannalta oli tärkeää, että yrityksen vastuut, riskit ja toiminnot olivat kuvattu, dokumentoitu sekä mitattua tietoa oli kertynyt vuosien ajan. Muistan saaneeni pari vinkkiä yrityksen jatkamiseen: Huolehdi asiakkaista, henkilöstöstä ja pidä yritys myyntikunnossa. Vaikka myyntitarkoitusta ei ole ollutkaan, meillä myyntikunnossa pitäminen on tarkoittanut laadunhallintajärjestelmän mukaisen toiminnan jatkamista. Uskallan väittää, että sillä on ollut positiivinen vaikutus myös koko työyhteisömme hyvinvointiin. Pidetään siis yritykset myyntikunnossa!

Vuosi on vierähtänyt taas järjestelmällisen tehokkaasti ja nopeasti. Jälleen kerran vuosi on onnistunut hämmästyttämään meidät kaikki laadukkaalla prosessimaisella toiminnallaan ja ajankäytön ylivertaisella hallinnalla. Paljon on tapahtunut, paljon on tehty, paljon on saatu aikaan ja silti niin paljon on vielä tekemättä asioita -tuttu tunne vai mitä? Kaiken tämän keskellä aivan liian harvoin meillä on aikaa tai että kiireen keskellä ottaisimme aikaa pysähtyäksemme ajattelemaan niitä asioita, missä olemme onnistuneet tai asioita, suuria tai pieniä, jotka ovat vuoden aikana tuoneet meille hyvää mieltä tai lohtua.

Joulunaika ja sen mukanaan tuoma tunnelma tarjoaa tähän erinomaisen alustan meille kaikille. Tänä jouluna lupaamme käyttää tämän alustan hyväksemme. Otamme lämpimät glögi -lasit viereemme ja uppoudumme hetkeksi ajatuksiimme miettimään niitä asioita, jotka ovat itse kullekkin meistä todella merkityksellisiä ja tuovat meille onnellisuuden tunnetta sekä hyvää mieltä. Samalla toivomme, että mahdollisimman monella Teistä olisi tänä jouluna tilaisuus kokeilla ja kokea rauhallinen hetki yhdessä omien ajatuksienne kanssa.

Koko Resini -tonttujoukkomme haluaa toivottaa Teille kaikille rentouttavaa, hymyilevää ja lämmintä joulua sekä onnellista ja menestyksekästä uutta vuotta!

Auditoitu johtamisjärjestelmä antaa mahdollisuuden tarjota tuotteita ja palveluja alihankintaa ostaville suuryrityksille, joiden toiminnoissa turvallisuus- ja ympäristövaatimukset nousevat etusijalle. Hyvänä esimerkkinä ovat vaativat rakennuskohteet Suomen lisäksi koko maailmassa, kuten Fennovoiman Hanhikivi, Barentsinmeren offshore -teollisuus.

Johtamisjärjestelmä on väline, jonka avulla yritys hallitsee asiakkaiden ja sidosryhmien vaatimukset ja voi resurssien tehokkaan käytön avulla tuottaa tuotteitaan ja palvelujaan asiakaslähtöisesti ja joustavasti. Hyvän johtamisjärjestelmän avulla voidaan toteuttaa Rakennustuoteasetuksen mukaisten tuotestandardien tai vaikkapa hitsauksen laadunhallinnan vaatimukset. Järjestelmän rakentamista helpottaa osaava laatukonsultti, joka voi toteuttaa projektin ulkoisen auditoinnin hyväksymiseen saakka.

Alihankkijoiden valinnassa tavoitteena on toimiva ja luotettava hankintaketju

Pohjois-Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa on käynnistynyt tai käynnistymässä useita kansainvälisesti merkittäviä suurhankkeita, joista pohjoissuomalaisille tärkeimpiä on Pyhäjoen Hanhikivi. Säteilyturvallisuuskeskus STUK valvoo työmaan toimintoja suomalaisten ja länsieurooppalaisten kriteerien mukaisesti ja edellyttää Fennovoimalta, että ydinvoimalahankkeen alihankkijoiden tulee täyttää laatu- ja turvallisuuskriteerit. Sen vuoksi Fennovoiman laatu- ja hankintaosastot tarkastavat alihankkijayritykset kattavasti ja kaikki ydinturvallisuuden kannalta merkittävät toimittajat auditoidaan. Tällä varmistetaan lain, viranomaisvaatimusten ja sopimusehtojen täyttyminen sekä alihankkijan kyvykkyys tuottaa tuotteita tai palveluita.

Turvallisuuskriteereiden lisäksi alihankkijoiden valinnassa painotetaan yrityksen teknistä ja taloudellista kykyä toimia tavaran tai palveluntoimittajana, yrityksen referenssihankkeita, yrityksen omien alihankkijoiden valvontaan liittyviä toimintatapoja sekä työturvallisuus- ja ympäristövaatimusten täyttymistä ISO 45001 ja ISO 14001 -standardien mukaisesti. Poikkeamatilanteiden hoitamisessa edellytetään korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden toteuttamista dokumentoidusti.

Johtamisjärjestelmä suurhankkeiden vaatimusten mukaisesti

Suurhankkeissa alihankintaverkostoihin kohdistuvat vaatimukset tuntuvat tiukoilta ja moni laatutuotteita tekevä yritys iskee hanskat tiskiin ja siirtyy muille työmaille, kun vastaan tulee ISO 9001, OHSAS 18001 ja ISO 14001 ja muut viitestandardien mukaiset laadunhallintavaatimukset.

Ei kannatta vielä hätäillä, sillä Reseni sisältää valmiiksi vaativien hankkeiden edellyttämät laatuelementit. Osaava yritysvalmentaja, jolla on RALA -sertifikaatin arvioija ja ISO 9001 Lead Auditor -pätevyys pystyy rakentamaan nopeassa ajassa johtamisjärjestelmän auditointivalmiiksi ja vielä kilpailuttamaan ulkoisen auditoinnin FINAS -akkreditoitujen ilmoitettujen laitosten välillä. Meiltä muuten saa kohta myös kansainvälisen arvioinnin, sillä koriimme kuuluva Finlog Audit Oy on syksystä alkaen monikansallisen Intertek Finland Oy:n suomalainen yhteistyökumppani.

Johtamisjärjestelmää on mahdollista laajentaa käsittämään myös muita standardin mukaisia laadunhallintatyökaluja. Rakennustuoteasetuksen mukaiset tuotestandardit edellyttävät tehtaan sisäisen laadunhallinnan käsikirjoja, hitsauksen laadunhallintastandardit antavat mahdollisuuden painelaitedirektiivin vaatimukset täyttävien vaativien hitsauksien tekemiseen. Kaikki nämä voidaan toteuttaa saman laatuprojektin aikana edellyttäen, kun valitaan toimialan tunteva kokenut asiantuntija.

Lisätietoa kevään aikana

Kerromme mielellämme johtamisjärjestelmistä, standardeista ja laatuprojektien toteuttamisesta käytännössä. Meiltä saatte myös lisätietoa johtamisjärjestelmistä ja laatuprojektien toteuttamisesta eri toimialoilla, kuten metalli- ja puutuoteteollisuudessa ja kiviainestuotannossa. Kerromme myös konepajateollisuuden keskeisten laatujärjestelmien tuoreista muutoksista koskien esimerkiksi SFA EN 1090-2 standardia.

Meidän kanssa voitte sopia tapaamisen henkilökohtaisesti ja hyvinkin nopeassa aikataulussa. Saatte heiltä yrityskohtaisesti tietoa laatuprojektien toteuttamisesta ja kustannuksista sekä tarjouksen esimerkiksi avaimet käteen -periaatteella toteutetusta johtamisjärjestelmästä tai tehtaan sisäisen laadunhallinnan käsikirjasta eli FPC -manuaalista, jota edellytetään Rakennustuoteasetuksen mukaisen CE -merkintäoikeuden saamiseksi.

Hyvin tehty ja tehokkaasti käyttöön otettu johtamisjärjestelmä on työkalu, josta on hyötyä myös yrityksen kehittämisessä. Tuloksena on parempi kilpailukyky ja tehokkaammat prosessit. Nyt sen saa myös helposti ja edulliseen hintaan.

Tämän vuoden keväällä 25.5.2018 loppui kahden vuoden siirtymäaika henkilötietojen käsittelyä koskevasta laista. Seuraavana päivänä jokaisella yrityksellä pitää olla henkilötietojen käsittely tietosuoja-asetuksen mukaista.

Kevät oli siis konsultoijien yms. tietosuoja-asetusten mukaisia järjestelmien myyjien kulta-aikaa. Yrityksiä peloteltiin miljoona sakoilla ja ties millä. Osa näistä konsulteista vuoli kultaa osa ei. Osa vuolee vieläkin.

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) antaa kylläkin hyvät lähtökohdat henkilötietojen asetuksen mukaiseen käsittelyyn. Ainut asia on, että melkein kaikesta käsittelystä ohjeistettiin alussa siten, että käsittely ja sen ohjeistus pitää olla riittävällä tasolla. Mikä oli sitten riittävä taso? Toki asiat ovat kesän aikana tarkentuneet ja tietosuoja -malleja kaupataan internetissä vaikka kuinka paljon. Tietoa on jo siis saatavissa.

Seuraavaksi pari tapausta, joita kannattaa miettiä

Naapurin Ville auraa metsäteitä / talviteitä puun ostajille, niin siellähän käsitellään tarvittaessa henkilötietoja. Tiedot aurauksista antaa paikallinen yrittäjä. Henkilötietojen käsittely on ”periytettävä” koskemaan alihankkijoihin. Täytyy siis tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä. Ja muuten: Ville ei sitten kerro edes vaimolleen, kenen teitä kävi aurailemassa (jos ei ole tehnyt vaimon kanssa sopimusta henkilötietojen käsittelystä).

Onko puhelin henkilötietojen käsittelylaite? Onko sinulla työsuhdepuhelin? Liittymä siis yrityksen nimissä. Työsuhdepuhelin on yrityksen omaisuutta ja puhelimeen tallennetut tiedot sisältävät henkilötietoja. Puhelin sisältää niin omia henkilökohtaisia nimiä kuin yrityksen asiakkaitakin. Siellä on yrityksen sähköpostitili ja oma tilikin lisätty. Puhelin kuuluu yrityksen henkilötietojen käsittelyn piiriin. Pidä sitä siis lukittuna, äläkä anna toisten käyttää puhelintasi.

Lopuksi

Asetus on hyvä asia näin yksityishenkilönä. Olen osannut puhelinmyyjiltä tiedustella: mistä ovat saaneet tietoni, onko heillä suostumukseni tietojeni käsittelyyn jne. Lopulta tietyille puhelinmyyjille olen kertonut että ”Unohtakaa minut”. Eipähän tarvitse vastaisuudessa vastailla puheluihin.