Kalasteluviestit, erilaiset haittaohjelmat ja tietovuodot näyttävät tulleen jäädäkseen – valitettavasti. Kalastelu- ja huijausviesteistä on tullut yhä parempia ja ovelampia ja ne näyttävät erehdyttävästi oikeilta viesteiltä.

Sähköpostiin saapuu työpostin lisäksi paljon erinäköisiä uutiskirjeitä, ilmoituksia ja mainoksia.

Saamme siis koko ajan olla valppaana sähköposteja lukiessamme, että ne ovat varmasti relevantteja. Jos keskittyminen vähäänkään herpaantuu, on mahdollista, että luemmekin kalasteluviestiä ja klikkaamme siinä olevaa linkkiä ja pian olemmekin ongelmissa – toivottavasti näin ei kuitenkaan käy.

Olkaamme siis tarkkana.

Muista perehdytys ja koulutus

Yritysten on perehdytettävä henkilöstöään toimimaan tietoturva- ja tietosuoja-asioiden vaatimusten mukaisesti. On hyvä käydä asioita säännöllisesti läpi, jotta henkilöstö pysyy ajan hermoilla. Tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvä säännöllinen koulutus ja läpikäynti auttavat tässä asiassa.

Etenkin ei vakituisen henkilökunnan osalta perehdyttäminen on erityisen tärkeää, sillä kalasteluviestien ja erilaisten huijausviestien/ -laskujen määrä lisääntyy esimerkiksi lomakausien aikana. Myös työntekijöiden sisäisissä siirroissa on hyvä käydä läpi, mitä asioita pitää ottaa uudessa työtehtävässä huomioon.

Muistetaan perehdyttää tietoturva- ja tietosuoja-asioihin henkilöstö, kesäharjoittelijat, lomantuuraajat, vuokratyöntekijät sekä yrityksen sisällä siirtyvät työntekijät. Näin saadaan estettyä ikävät vahingot ja ylimääräiset harmit.

Aurinkoista ja ennen kaikkea turvallista kesää.

Ulkoisena auditoijana pääsen näkemään laadunhallintajärjestelmää käyttävien yritysten johdon sitoutumisen. Hyvän sitoutumisen tunnistaa ja todentaa usein heti. Toisinaan tulee tilanne, jossa johdon sitoutumista ei pysty todentamaan.

Sitoutunut johtaja panostaa laadunhallintajärjestelmään, joka perustuu yrityksen strategiaan, koko johtajuudellaan. Hän viestii asiasta ymmärrettävästi, näyttää esimerkkiä laadunhallintajärjestelmän käytössä ja velvoittaa henkilöstönsä samaan alkaen lähimmistään. Näin toteutettuna johdon sitoutuminen näkyy jo sertifiointiauditoinnissa. Näytöt vahvistuvat edelleen vuosittaisissa seuranta-auditoinneissa.

Merkityksellisiä asioita ovat prosessilähtöisyys sekä menettelytapojen kuvaaminen, selkeä ohjeistaminen ja perehdyttäminen. Johdon sitoutuminen ilmenee myös johtamisen, vastuiden ja valtuuksien ja sisäisen viestinnän selkeyttämisenä. Kukin tietää, kenen antamia ohjeita kuuntelee. Avoimuus, sisäinen luottamus ja ilmapiiri paranevat.

Toiminnan jatkuva ja avoin havainnointi, säännöllinen mittaaminen ja arviointi tuovat esiin kehittämiskohteita. Riskien arviointi, tilanteiden ennakointi ja parempien toimintatapojen kehittäminen ovat usein keskeisiä.

Laadunhallintajärjestelmän käyttöön kuuluvat keskeisinä hyvin suunnitellut sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset. Ne tuovat jämäkkyyttä suorituskyvyn analysoinnin ja arvioinnin jatkuvaan seurantaan ja koko laadunhallintaan. Niitä hyödyntäen yritys kehittää sekä järjestelmäänsä että menettelytapojaan ja toimintaansa myös asiakasrajapinnoissa.

Yritys sitoutuu jatkuvaan kehittämiseen ja viestii tämän myös asiakkailleen. Laadunhallintajärjestelmään pohjautuva johtaminen herättää ja ylläpitää luottamusta ja vahvistaa asiakassuhdetta.

Johdon sitoutuminen on edellytys sille, että laadunhallintajärjestelmän käyttöönotto ja käyttö saa aikaan positiivisia muutoksia, ns. jatkuvaa parantamista, joka hyödyttää yritystä.

Laadunhallintajärjestelmä on yritysjohdon parhaita kumppaneita. Johdon tulee asettaa odotuksensa sen mukaisiksi.

Yrittäjä ei kuitenkaan aina tiedä, ymmärrä tai sisäistä, että laadunhallintajärjestelmä on yrityksen johtamisjärjestelmä, joka on tarkoitettu käytettäväksi kehittämisen moottorina. Vain tällainen järjestelmä voi olla vaikuttava.

Muistan laatusertifikaattien luovutustilaisuudesta vuosien takaa lehtimiehen kysymyksen: ´Mitkä asiat ovat muuttuneet yrityksessänne laatujärjestelmän käyttöönoton myötä?´

Yrittäjät vastasivat toimittajan kysymykseen ja niinpä alueen lehdessä oli koko aukeaman analyysi siitä, mitä laatujärjestelmällä voi saada aikaan. Osa yrittäjistä oli pistänyt yrityksensä laatujärjestelmän tekemään toden teolla aivan oikeita töitä. Sitoutuneina johtajina heillä oli kerrottavaa, joka sai palstatilaa.

Johdon sitoutuminen merkitsee mm. seuraavaa:

huolehditaan, että laadunhallintajärjestelmä perustuu yrityksen strategiaan
kuvataan, havainnoidaan ja analysoidaan prosesseja
laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanot nykyaikaisille sähköisille kanaville, joilla syitä ja seurauksia analysoidaan yhdessä henkilöstön kanssa
viestitään toimintapolitiikasta henkilöstölle ja muillekin sidosryhmille
tunnistetaan hidasteet sekä poikkeamien ja vaaratilanteiden juurisyyt
haetaan ratkaisut tehokkaampaan, ympäristötehokkaampaan, turvallisempaan ja tuottavampaan toimintaan
tunnistetaan ajantasaisesti riskit ja mahdollisuudet
pidetään roolit, vastuut ja valtuudet selkeinä
toteutetaan perehdytykset ja ylläpidetään pätevyydet
varataan omaa ajatusta ja yhteistä aikaa keskeisille asioille ja suunnittelulle
sisäistetään laadunhallintajärjestelmän keskeiset menettelytavat
opitaan näkemään, että havaintojen dokumentointi varmistaa kehitysaskeleet
suunnitellaan tehokas ja monipuolinen sisäisten auditointien ohjelma
toteutetaan sisäisten auditointien ohjelmaa vaikuttavasti, jatkuvan parantamisen hengessä
toteutetaan tosiasioihin pohjautuvat, tavoitteelliset johdon katselmukset
varmistetaan, että laadunhallintajärjestelmän käyttö kattaa koko organisaation
pidetään laadunhallintajärjestelmä ja sen käyttö vaikuttavana

Täsmälleen vuosi sitten hallituksen ohjeet Corona-19-pandemian ohjeistuksesta muuttuivat ja Suomi sulkeutui. Pikkutakit vaihtuivat collegehuppareihin ja elämä muuttui kotoiluksi niiden kohdalla, jotka eivät olleet pandemian hoitovastuussa tai palvelutehtävissä asiakasrajapinnassa. Käytännössä tapaamiset peruttiin ja siirryimme käyttämään etäyhteyksiä. Musta joutsen oli laskeutunut eli oli tapahtunut jotakin merkittävää ja vaikutukseltaan laaja-alaista tapahtumaa, jonka ei pitänyt olla mahdollista.

TEAMS tuli minullekin tutuksi, kun parin päivän varoitusajalla jouduin opettelemaan sen käytön, sillä seuraavalla viikolla oli vaativa ulkoinen auditointitehtävä kansainvälisessä organisaatiossa. Onneksi pojasta on polvi parantunut ja parin päivän pikakoulutuksen avulla tämä parempi polvi opetti järjestelmän perusteet ja niin saatoin minäkin muuttua etätyöläiseksi. Siitä lähtien olen ollut naulautuneena tuoliini ja itse asiassa nauttinutkin siitä, että ei ole tarvinnut ajaa kymmeniä tuhansia kilometrejä ympäri Suomea asiakkaita tapaamassa, mikä sinänsä on mukavaa, mutta johon on liittynyt aina yhtä antoisaa hotellielämää.

Samaa tapahtui noihin aikoihin koko maailmassa, joten TEAMS ja ZOOM ovatkin yhtä tuttuja brändejä kuin Microsoft ja Apple tai Koskenkorva Suomessa.  Olemme yhdessä siirtyneet uuteen normaaliin: etätyöstä tässä laajuudessa ei ole enää paluuta. Palveluammateissa, kuten kaupoissa ja liikenteessä tilanne on valitettavasti toinen, vaikka esimerkiksi verkkokaupan volyymit on kasvaneet moninkertaisiksi. Bussikuskit ja kaupan myyjät eivät voi toimia etänä. Kansakunta on kuitenkin siirtynyt maskien suojaan muutamaa ”vaippaihottumasta” kärsimää änkyrää lukuun ottamatta, joiden kuplassa pandemia on juutalaisten salaliitto, jolla tavallista jätkäpoikaa kusetetaan.

Pandemian etulinjassa olevat hoivatyöntekijät ovat oma lukunsa ja täytyy vain pipoa nostaa niille, jotka päivästä toiseen jaksavat kohdata vaarallisen epidemian muiden velvoitteidensa lisäksi, jotka eivät kuitenkaan ole mihinkään hävinneet. Sitoutuminen kriisien ratkaisuun ja lähimmäisten auttamiseen on hoivatyössä ollut aina omaa luokkaansa.

Sitoutuminen on päivän muutenkin päivän teemana. Pandemia on globaali ongelma ja sen ratkaisuun ovat sitoutuneet tuhannet organisaatiot eri puolilla maailmaa. Suomessa tilanne Euroopan näkökulmasta arvioituna erinomainen, vaikka taudin nopea leviämisvaihe onkin aiheuttanut harmaita hiuksia varsinkin Uusimaalla ja Varsinais-Suomessa, joihin on kirjoittamisen hetkellä kohdistusmassa lainsäädännöllisiä mm. liikkumista rajoittavia pakotteita.  Viro on vain 80 kilometrin päässä rannikosta ja siellä on Euroopan huonoin tilanne, joten myös rajaturvallisuus on merkittävä haaste, joka viranomaisten on hoidettava.

Rokotukset ovat kuitenkin jo käynnistyneet, joten resurssit ongelman ratkaisuun on olemassa. Toimitusten aikaikkuna on kuitenkin hieman epäselvä ja se aiheuttaakin epätietoisuutta ja ärtymystä monessa meistä, jotka ovat mielestään oikeutettuja saamaan rokotteen muita ennen ja välittömästi. Toivoa kuitenkin on, että viimeistään syksyllä pääsemme jo toimimaan vapaammin.

Suomi on onnistunut hyvin yhteisen ongelman ratkaisussa. Hallitus on voinut tukeutua osaavaan viranomaisverkostoon, vastuulliseen oppositioon sekä yhteiseen hiileen puhaltavan kansakuntaan.  Tietenkin joukossa on paljon niitä, joiden mielestä kaikki on tehty väärin, väärässä järjestyksessä tai vähintään liian hitaasti. Enemmistö kansakunnasta on kuitenkin sitä mieltä, että asiat on hoidettu vähintään kohtuullisesti.  Ihmiset ovat laajasti hyväksyneet toimintastrategian ja visio paremmasta tulevaisuudesta on yhteinen. Toisaalta aletaan jo olla lähellä normaalia arkea, mikä näkyy nyt poliittisen keskustelun palaamisena ja hallituksen tiukentuneena arvosteluna. Sekin onkin hyvä merkki, että ollaan eri mieltä.

eSalkku -ohjelmisto on työkalu, jolla hallitaan toimintaa

Etävalmennus, etäneuvottelut ja etäauditointi ovat osa minun uutta normaaliani. TEAMS – kokoukset saadaan käyntiin välittömästi ja kalenterit täyttyvät uusilla etävalmennuksilla. Olen siinä onnellisessa asemassa, että pandemia ei ole vähentänyt työtehtäviäni. Pandemian kouriin joutuneet yritykset saivat jo viime keväänä tukea toimintansa kehittämiseen, mikä on tarkoittanut mm. panostamista toiminnan ja laadun kehittämiseen. Reseni on laatutalo, joten yhtenä tehtävänämme on ollut osallistua näihin kehittämistehtäviin.

Olemmekin saaneet nähdä eSalkku -ohjelmiston käyttöönoton myötä, miten asiakkaidemme toiminnan jatkuva parantaminen on ottanut pitkän askeleen eteenpäin. ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001 ovat eSalkku -ohjelmiston pohjana. Lisäksi mm. PEFC ST tai tehtaan sisäiset laadunhallintajärjestelmät eli FPC-manuaalit ja elintarviketurvallisuusjärjestelmät rakentuvat samalla alustalle. eSalkku -ohjelmisto tarjoaakin joustavan pohjan toiminnan johtamiselle, prosessien kuvaamiselle ja dokumenttien hallinnalle. Sen monipuoliset ominaisuudet sisältävät myös tapahtumien hallinnan lisäksi myös tehtävien nakittamisen sekä myös sisäisen viestinnän.

Samaan aikaan lainsäädännössä ja suurten toimijoiden asiakaskäyttäytymisessä on tapahtumassa muutoksia, jotka johtavat siihen, että esimerkiksi kunnat ja kaupungit tulevat tulevaisuudessa vaatimaan laatu- ja ympäristöjärjestelmiä. Ympäristölainsäädäntö sekä maankäyttö- ja rakennuslaki ovat uudistumassa, mikä tarkoittaa materiaalin kierrätykseen, jätteiden käsittelyyn ja vaikka hiilijalanjäljen dokumentointiin kohdistuvia uusia vaatimuksia. Reseni seuraa tätä muutosprosessia ja voimme tarjota eväät uusien vaatimusten ymmärtämiseen ja vaadittavien toimintojen toteuttamiseen olipa sitten kysymyksessä erilaisten laadunhallinta- ja toimintajärjestelmien rakentaminen, päivittäminen tai sitten laadunhallintaan liittyvien vaatimusten arviointi. Viimeksi mainitun tarjoaa konserniimme kuuluva Finlog-Audit Oy.

Tuli joskus nuorempana harrastettua urheilua, pääsääntöisesti hiihtoa. Yksinäistä puurtamista, liiankin paljon aikaa miettimiseen lenkeillä ja kilpailun tuloksesta vastuussa itse, mikäli suksihuolto oli onnistunut tehtävässään. Joskus tietenkin piti oma huono suoritus laittaa suksien ja voitelun piikkiin, onhan kyse pitkälti myös väliurheilusta.

Taustalla hääräsi tietenkin valmentajat, urheiluseuran porukka ja perhe. Mutta kun sait lähtöluvan ladulle, niin sinun oma panoksesi määritti sen, pokkasitko kilpailusta hyvän sijoituksen vai saitko lukea sijoituksesi sivulta kaksi. No, tätähän voisi jollain tasolla verrata yksityisyrittäjyyteen. Itse vastuussa tuloksesta, toki mukana tarvittaessa muita henkilöitä pienellä panoksella. Ja tietenkin perheen tärkeä tuki.

Kun otetaan tarkasteluun esimerkiksi jääkiekkojoukkue, löytyy sieltä jo paljon enemmän toimijoita, jotka vaikuttavat joukkueen suoritukseen. Lääkärit, huoltajat, valmentajat ja toimiston väki puhaltavat kaikki samaan hiileen, tavoitteena mahdollisimman hyvä sijoitus kauden lopussa.  Joukkue myös koostuu erilaisista ihmisistä, ja heidän kaikkien kanssa on pystyttävä tekemään töitä ja kommunikoimaan. Kaikkien yhteinen tavoite on pärjätä mahdollisimman hyvin, auttaa joukkuekaveria pelaamaan paremmin sekä saavuttaa mahdollisimman hyvä lopputulos.

Näitä asioita on hyvä tuoda myös työelämään. Jokaisella on varmasti oma henkilökohtainen tavoite työn suhteen sekä yrityksellä on yhteinen tavoite tuottaa palveluita tai tuotteita, jotka tyydyttävät asiakkaiden tarpeet mahdollisimman hyvin. Jos huomaat että työkaveri tarvitsee apua, anna hänelle tukesi. Ole tarvittaessa myös työkaverisi backup. Voi olla sitten joku toinen kerta, kun sinä tarvitset apua joltakin työkaveriltasi. Esimiehen tulisi toimia niin, että työntekijät löytävät itsestään parhaat puolensa suoriutua työtehtävistään.

Lean filosofiassa tunnistetaan kahdeksan eri hukan luokkaa, joista viimeinen on osaamisen tai luovuuden käyttämättä jättäminen. Tämä on mielestäni yksi tärkeimmistä hukan muodoista. Miksi jättää käyttämättä koko henkilökunnan luovuutta, osaamista ja tietoa, kun pyritään yhdessä mahdollisimman hyvään lopputulokseen. Työntekijöitä tulisi pikemminkin rohkaista kertomaan parannusehdotuksiaan, jotta työskentely olisi helpompaa ja tehokkaampaa. Usein työntekijöillä on parhaimmat ideat siitä, kuinka työskentelyä ja prosesseja voitaisiin parantaa. Kaikkien työntekijöiden tulisi myös osallistua yrityksen toiminnan kehittämiseen esimerkiksi tekemällä havaintoja ja tuomalla asioita esille yhteisvastuullisesti.

Tätä voidaan soveltaa myös joukkueurheiluun. Joukkueessa on erilaisia persoonia, erilaisia pelaajia, joilla on omat vahvuutensa eri osa-alueilla. Valmentajan pitää osata hyödyntää koko joukkueen potentiaali ja antaa tarvittaessa vastuuta myös pelaajille, jotka eivät ole sitä saaneet. Näin joukkue rakentuu vahvaksi, kun hyödynnetään joukkueen pelaajien eri ominaisuuksia, taitoja ja luovuutta.

Tähän loppuun vielä muutama sana arvoista, joita Toyota aikoinaan toi työntekijöilleen. Teemoja oli kaksi: jatkuva parantaminen ja kunnioitus ihmistä kohtaan.  Kunnioitus ihmistä kohtaan tarkoittaa, että teemme kaikkemme ymmärtääksemme toisiamme, otamme vastuuta ja teemme parhaamme keskinäisen luottamuksen luomiseksi. Tähän teemaan kuuluu myös yhteistyö, joka tarkoittaa sitä, että rohkaisemme toisiamme henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehittymiseen, kerromme kehitysmahdollisuuksista toisillemme ja teemme työmme niin että se tukee yksilön ja tiimin suoritusta.

Kun olemme sitten onnistuneet yhdessä tekemisessä, on jääkiekkojoukkueen kauden lopuksi mukava laittaa mitali kaulaan ja lähteä saunottamaan poikaa. Tai työntekijöiden iloita yhdessä yhteisistä onnistumisista ja yhteisten tavoitteiden toteutumisesta.

Laatu tehdään prosessilla, joka on toimintojen ketju. Laatu merkitsee asiakaslähtöisiä valintoja, suunnitelman mukaista toimintaa ja aiottuja tuloksia. Kaikilla organisaation osilla on oma roolinsa. Kaikilla on oltava tietoisuus liiketoimintaan vaikuttavista riskeistä ja vaaroista, ja heillä on oltava selkeät vastuut. Hankinta vastaa siitä, että raaka-aine ostetaan laadukkailta toimittajilta, logistiikka varmistaa laadun pysymisen. Tuotanto toimii sovittujen toimintaohjeiden mukaan ja laatuosasto dokumentoi.

Työntekijän ei tule tehdä työtä ilman, että hän on saanut tarvittavaa koulutusta tai perehdytystä siihen mitä häneltä odotetaan ja mikä on hänen vastuunsa laadun tekemisestä ja siten asiakastyytyväisyyden saavuttamisesta. Koulutusta tulee olla säännöllisesti, jotta yhteiset tavoitteet pysyvät mielessä. Koulutuksen ei suinkaan tarvitse tarkoittaa luentoa ja Power Point -esitystä, vaan esimerkiksi johtajan vapaamuotoista puhetta yrityksen tilanteesta ja tulevista tavoitteista, kuvareportaasia prosessista ja kussakin kohdassa olevasta laaturiskistä tai keskustelua työtapojen kehittämisestä saadun palautteen perusteella. Keskustelu lisääntyy, kun työntekijöillä on luottamus siihen, että heidän ajatuksiaan kuunnellaan ja ideoita toteutetaan. Esimiesten rooli keskustelussa on avainasemassa: tuoda esille, että johto osoittanut keskustelumme tärkeäksi varaamalla meille aikaa siihen, kirkastaa tavoitteita ja jalostaa keskustelun tulosta konkreettisiksi toimiksi. Koulutusta on täydennettävä säännöllisellä viestillä ja viestinnällä: esimerkiksi säännölliset kampanjat, jotka keskittyvät erityisiin aiheisiin, merkityksellisillä alueilla olevat kyltit ja julisteet, videot, palkitsemisohjelmat.

Mitä tällä saavutetaan? Tutkitusti työtyytyväisyys, motivaatio ja moraali työntekijöiden keskuudessa lisääntyy, työntekijöiden vaihtuvuus vähenee, riskit pienenevät, tuotteiden ja prosessien innovaatiot lisääntyvät, kyky ottaa käyttöön uusia tekniikoita ja prosesseja parantuu, prosessien tehokkuus kasvaa ja lopulta myös yrityskuva paranee. Sitoutunut työntekijä uskoo organisaatioon ja sen tekemiseen ja tavoitteisiin, hänellä on halu työskennellä työyhteisön kehittämiseksi ja asioiden parantamiseksi. Hänellä on kunnioittava suhtautuminen kollegoihin ja halu auttaa heitä menestymään. Sitoutuneella työntekijällä on halu ja kyky joustaa tarvittaessa sekä nähdä ylimääräistä vaivaa organisaation ja omien oppimistavoitteiden eteen. Luonnollisestikin tämä saa aikaan parempaa asiakastyytyväisyyttä, mikä lisää myyntiä ja tulosta.

Yleensä tarpeen elintarviketurvallisuussertifikaatista esittää PK Yrityksen asiakas auditointinsa yhteydessä. Halutaan tehdä kauppaa, tuotteelle on tarve ja sen laatu on selvästikin hyvä. Asiakkaalle olisi kuitenkin kustannustehokkaampaa, jos toimittajalla olisi kolmannen osapuolen tunnustama kansainvälinen järjestelmä. Tällöin asiakas voisi luottaa, että toimittajan riskienhallinta on hyvällä tasolla.

Tunnetuin elintarviketurvallisuusjärjestelmä Suomessa on ISO 22000, jota voi laajentaa FSSC 22000 standardiksi. Järjestelmä tehdään lakisääteisen omavalvonnan ympärille lisäämällä laajempaa näkökulmaa riskien arviointiin sekä nimeämällä mittarit, joiden avulla seurataan jatkuvaa parantamista. Parantamiseen tähdätään tekemällä itse hyväksi katsomiaan toimenpiteitä. Tyypillisin mittari on asiakaspalautteet tai ehkä vielä tarkemmin elintarviketurvallisuusnäkökulmasta katsottuna ”vaaralliset” palautteet/havainnot. Toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti sitä, että etsitään juurisyytä, sitä ihan perustavaa laatua olevaa syytä, joka virheen aiheutti. Yleensä se on jonkin resurssin puute.

Kun järjestelmää lähdetään rakentamaan, tehdään itsearviointia. Standardikielellä sanottuna sisäisiä auditointeja. Käydään läpi yrityksen eri osa-alueita elintarviketurvallisuuden näkökulmasta ja mietitään mitä voisi parantaa. Tyypillisesti se alkaa näin: tehdään tuotantokierros. Sieltä löytyy ihmeellistä tavaraa ihmeellisistä paikoista. Siivousvälineet ovat huonokuntoisia. Päätetään tehdä ryhtiliike. Selvitetään kunnossapitoa. Huomataan, että kunnossapidosta ja korjauksista ei ole kirjanpitoa. Perustetaan lomake tai päiväkirja. Käydään läpi kunnossapidon välineitä ja niiden puhtautta, kulkemista ja toimintatapaa tuotantotiloissa. Hankinta/osto listaa kaikki toimittajat ja pohditaan ”miksi mielestämme voimme luottaa heidän laatuunsa”. Tarkennetaan kaikkia tehtäväkuvauksia tuomaan esille vastuuta elintarviketurvallisuudesta ja valtuudet kertoa heti kaikesta poikkeavasta esimiehelle. Tarkennetaan perehdytysmenettelyä. Pidetään koko henkilökunnalle koulutustilaisuus, jossa kerrotaan, että yrityksen menestykselle on tärkeää, että nostamme tekemisen tasoa niin, että saamme hyväksynnän eli sertifikaatin. Käymme läpi valokuvia tuotantokierrokselta: johto kertoo mitä kaikkea nyt laitetaan kuntoon. Standardikielellä: johto osoittaa sitoutumista. Sovitaan, että jatkossa pidetään säännöllisesti palavereita, joista pidetään pöytäkirjaa. Kaikkien toive on, että tieto liikkuisi paremmin.

Mutta tarvitaanko parantamiseen sertifiointia? Ehkä voisi sanoa, että toimimme kyllä standardin mukaan, mutta emme ole vielä tunteneet tarvetta ulkoiseen auditointiin. On kuitenkin niin, että vuosittainen tapaaminen auditoijan kanssa lisää johdon sitoutumista. Vaikka auditoija ei saa konsultoida, käytännössä monenlaista yhdessä pohtimista tapahtuu. Auditoija on pitkän linjan ammattilainen. Nähnyt niin sanotusti kaikenlaista. Hänellä on kokonaisnäkemys asiasta ja taito tuoda se esille. Yrittäjä huomaa ymmärtävänsä, että järjestelmällinen tapa toimia pienentää riskiä tehdä virheitä. Kun tehdään kerralla oikein, ei synny sutta ja sekundaa. Tehokkuus lisääntyy. Takaisinveto, joka heikentää mainetta, joka vähentää kauppaa, ennaltaehkäistään.

Entäs se tuleva kauppa? Ehkä yhtäkkiä ilmestyy iso asiakas, joka haluaa tehdä kauppaa, mutta edellyttää sertifikaattia. Kun sitä siinä kohtaa aloitetaan rakentamaan, siihen menee puoli vuotta. Kannattaisiko aloittaa jo tänään?

Laadusta puhuttaessa tulee helposti mieleen vanhat laatujärjestelmät, jotka olivat kaukana varsinaisesta toiminnasta. Tämän päivän laatutyön merkitys on myös muuttunut. Organisaatiossa on helpompi työskennellä, kun työntekijät tietävät omat tavoitteensa, tekevät oikeita asioita oikealla tavalla ja työ- ja toimintaohjeet ovat kaikkien helposti käytettävissä. Kaikki tietävät tavoitteensa – ketä ja mitä varten työtä tehdään. Kun lisäksi organisaatiossa on vahva laadukkaan työn tekemisen ilmapiiri ja kulttuuri, laatu jalkautuu myös jokaisen työntekijän tasolle. Jokainen työntekijä pyrkii omalta osaltaan vastuullisuuteen ja laadukkaaseen työn jälkeen, silloin jokainen työntekijä on oman työnsä paras laatupäällikkö.

Hyvä organisaatiokulttuuri hyväksyy myös epäonnistumiset ja tukee työtekijöitä jatkuvassa parantamistyössä. Tärkeää on ymmärtää ja saada selville, mitä yrityksessä pitää korjata ja analysoida, miten voidaan prosesseja parantaa.

Hyvä työkalu toiminnan parantamiseen on teettää kyselyitä, arvioida tai selvittää, miten yritys voi palvella asiakkaitaan paremmin. Arvioinneilla saadaan uusia oivalluksia ja parantamisideoita. Toki oivalluksia voidaan antaa palautteen avulla, ilman arviointia, mutta se ei aina ole systemaattista. Ilman systemaattista arviointia hyvä idea voi jäädä kertomatta, siten se myös jää helposti toteuttamatta. Arvioinneilla saadaan vaikuttavuutta parantamistoimille. Vertaisarvioinnit ja vertaisoppimiset ovat myös organisaatiolle tärkeitä informaation tuottajia. Vaikka saammekin jatkuvasti tietoa ja palautetta, tärkeää on miettiä, miten tietoa hyödynnetään.

Laatutyötä helpottaa kun organisaatiossa on hyvin toimiva kehittämiskulttuuri ja sisäisten auditointien käytännnöt, jossa työntekijät itse tekevät laatuauditointeja, oppivat toisilta ja parantavat työnsä laatua. Lopputuloksena on, että laatujärjestelmän omaksuneen organisaation työt tehostuvat ja asiakkaat hyötyvät.

Laatujärjestelmän eli toimintajärjestelmän (laatu-, ympäristö- ja työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmän) käyttöönoton, käytön ja ulkoisen auditoinnin taustalla voi olla yrityksen tai muun organisaation sisäinen tarve parantaa jatkuvasti toimintaansa.

Jatkuva parantaminen onnistuu parhaiten laatujärjestelmän tukemana. Sertifioinnin tavoittelun taustalla voivat vaikuttaa myös asiakastahojen vaatimukset sertifioidusta laatujärjestelmästä. Luontevaa on tavoitella sertifikaattia yrityksen sisäisestä tarpeesta nousevan jatkuvan parantamisen tahtotilan kautta.

Laatujärjestelmän rakentaminen on aikaa vievä prosessi, johon tarvitaan jaksottaisesti toteutettu, tehokas ja osallistava koulutus. Oleellista sekä koulutus- että auditointivaiheessa on se, mikä on yrityksen asenne ja tahtotila. Haluaako yritys laatujärjestelmän vain siksi, että sitä vaaditaan, vai haluaako se kehittyä jatkuvasti.

Finlog Audit Oy on kehittänyt auditointiprosessia asiakashyödyt edellä siten, että asiakasorganisaatio pystyy sen avulla todella kehittämään toimintaansa. Finlog Audit Oy:n ulkoinen auditointi onkin monivaiheinen prosessi. Se alkaa auditointi- ja sertifiointisopimuksesta.

Seuraava vaihe on esiauditointi etänä, joka raportteineen antaa yritykselle mahdollisuuksia parantaa järjestelmäänsä ja myös täyttää mahdollisia aukkoja. Esiauditoinnissa tulee näkyviin se, onko yritys, usein kouluttajan tukemana, osannut ottaa laatujärjestelmän ”omakseen”. Tämä tarkoittaa, että laatujärjestelmässä on runsaasti yrityksen omia asioita, jotka on yhdistetty vaatimusstandardien tarkoitukseen, rakenteeseen ja asiasisältöön. Vaatimusstandardien yksi keskeinen idea on Jatkuva parantaminen.

Esiauditointiraportin jälkeen yritykselle annetaan aikaa täydentää ja parantaa järjestelmäänsä. Erityisen tärkeää on, että yritys oppii viimeistään esiauditointivaiheessa käyttämään järjestelmäänsä tehokkaalla tavalla.

Akkreditoimattomana laitoksena Finlog Audit Oy pystyy toteuttamaan konsultoivalla, opastavalla otteella toteutettuja auditointipalveluja ja antamaan yritykselle maksimaalisen hyödyn. Tähän sisältyy auditointisuunnitelman ja -ohjelman suunnittelu siten, että auditointi on tehokas.

Sertifiointiauditointi ja myöhemmät seuranta-auditoinnit ovat paitsi tarkastavia, myös opastavia. Toisinaan asiakas – ulkoisen auditoinnin aloituskokouksessa – kertoo tämän saman asian omana toiveenaan esimerkiksi näin: ”Kerro meille ja kirjaa muistiin kaikki ne kohdat, joissa me voisimme parantaa toimintaamme”. Tämä on vankka osoitus Jatkuvan parantamisen tahtotilasta.

Auditoija ottaa talteen kaikki ne havainnot, jotka hän on esiauditoinnissa ja muussa ennakkovalmistautumisessa saanut näkyvilleen. Auditoija saa ikään kuin tuntosarvet tehdäkseen auditoinnin siten, että se hyödyttää asiakasta jatkuvassa parantamisessa.

Usein organisaatioista löytyy sellaisia vahvuuksia ja sellaista kokemusta jatkuvaan parantamiseen, jota ei kirjallisesta aineistosta tule esille. Nämä auditoija mielihyvin kirjaa muistiin ja keskeisimmät tulevat myös ulkoisen auditoinnin raporttiin.

Asiakasta hyödyttää, että ulkoisen auditoinnin raportissa kuvataan sekä positiivisia havaintoja että mahdolliset poikkeamat. Poikkeamien korjaavien ja ennalta estävien toimenpiteiden tekemiselle eli poikkeamien sulkemiselle ja siitä raportoinnille annetaan määräaika. Jatkuvaa parantamista toteutuu tällöin niin poikkeamien kuin kehitysehdotusten, välillä peräti kehitysharppausten (kuten eSalkku-ohjelmisto) kautta. Kehitysehdotuksia annetaan tukemaan laatujärjestelmän käyttöä jatkossa.

Jatkuva parantaminen merkitsee mm. seuraavaa:

kehitetään prosesseja poistamalla hidasteita ja turhaa työtä
tunnistetaan keskeiset asiat entistä paremmin
keskitytään olennaiseen
täsmennetään vastuut ja valtuudet sekä tarvittavat perehdytykset ja pätevyydet
viestitään laatu-, ympäristö- ja TTT-politiikasta sidosryhmille
varataan aikaa ja ajatusta keskeisille asioille ja suunnittelulle
nähdään, mitkä dokumentit ovat hyödyllisimpiä
opitaan käytännössä laatujärjestelmän keskeiset menettelytavat
laaditaan erityyppisistä havainnoista – tapahtumista – muistiinpanoja nykyaikaisille sähköisille kanaville, joissa syitä ja seurauksia voi analysoida jatkuvan parantamisen hengessä
suunnitellaan ja tehdään tehokkaat sisäiset auditoinnit, joilla saa tuloksia
sitoudutaan tekemään vuosittaiset sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset tavoitellen jatkuvaa parantamista
innostutaan laatujärjestelmän käytöstä
vakiinnutetaan laatujärjestelmän käyttö kattamaan koko organisaatio
toimitaan tehokkaammin, turvallisemmin ja tuottavammin

Laatujärjestelmän sertifiointi tapahtuu sertifiointikokouksessa sitten, kun mahdolliset poikkeamat on hyväksyttävästi suljettu ja siitä on raportoitu.

Jatkuvan parantamisen todella sisäistäneen organisaation ulkoinen auditointi johtaa myös sertifikaattiin, nykyisin jopa kullanhohtoiseen!

Laatujärjestelmä (ISO 9001) yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamisen työkaluna

Aika uudistua, muutkin uudistuvat

Koronaviruksella on dramaattisia vaikutuksia yritystoimintaan. Vaikutukset kohdentuvat aikaa myöten kaikkiin toimialoihin niin yksinyrittäjien kuin pk-yritysten liiketoimintaan. Vaikka akuutein kriisi väistyisi nopeastikin, taloudellisen epävarmuuden ennakoidaan jatkuvan pidempään. Paluuta vanhaan ei välttämättä ole olemassa.

Yritys joutuu nyt pohtimaan miten uudistaa toimintaansa ja vahvistamaan osaamistaan niin että kannattavan toiminnan edellytykset ovat olemassa jatkossa. Mitä tapahtuu markkinoilla, miten asiakkaat ja kilpailijat reagoivat vallitsevaan tilanteeseen ja minkälaisia toimenpiteitä ne tekevät tulevan suhteen?

Nyt yrityksillä on tilanneanalyysin paikka. Pitää selvittää ja suunnitella yrityksen toimintaa, miettiä uusia liiketoimintoja, uusia tuotteita tai palveluita tai tuotannon ja palvelujen organisoimista uudella tavalla.

Monilla yrittäjillä bisnes on kirkkaana mielessä ja uudistustoiminepiteet suunniteltuna ”korvien välissä”. Moni miettii miten uudistaminen pitäisi käytännössä toteuttaa. Tällöin kyseessä on yrityksen strategian uudistaminen tai päivittäminen.

Strateginen johtaminen ei ole rakettitiedettä

Strategia määrittelee sen, mihin olemme menossa ja kuinka sinne päästään. Yrityksen kannattaa toteuttaa se huolellisesti tässä uudessa ja oudossa tilanteessa. Miten maailma mahdollisesti muuttuu pitkällä tähtäyksellä 5 – 8 vuodessa ja mikä on yrityksen asema siinä. Mitä yritys on edellisen mukaan lyhyemmällä tähtäyksellä, 2-4 vuoden kuluttua. Mikä on yrityksen visio ja siitä johdetut strategiat millä visio saavutetaan. Mitkä ovat lyhyen- ja pitkäntähtäyksen toimenpiteet, joilla strategiaa toteutetaan. Mitkä toimenpiteet pitää toteutua vuosittain, kuukausittain tai viikoittain tavoitteen saavuttamiseksi. Miten strategian toteuttamista johdetaan ja miten se jalkautetaan yrityksen arkityöhön.

ISO 9000: 2015 -standardi uudistus mahdollistaa yrityksen liiketoiminnan strategisten tavoitteiden huomioimisen laatujärjestelmässä. Laatua ei pidä mieltää koskemaan pelkästään tuotteen laatua ja tuotteen ominaisuuksia, vaan se on kokonaisvaltaista ja jatkuvaa yrityksen toimintojen kehittämistä. Siinä otetaan huomioon asiakkaiden tarpeet, toimintaympäristön muutokset, omien resurssien kyvykkyys täyttää tuotteille ja palveluille asetetut vaatimukset, osallistetaan henkilöstöä ja sitoudutaan jatkuvaan toiminnan parantamiseen. Tällöin se on osa yrityksen strategista johtamista, jota toteutetaan yrityksen arkityössä.

Käytännössä strateginen johtaminen on kohtuullisesti ymmärrettävien asioiden huomioimista päivittäisessä suunnittelussa ja toiminnassa. Mitä ympärillä ja markkinassa tapahtuu, miten kilpailijat toimivat, kiinnostavatko tuotteemme tai palvelumme asiakkaita, ovatko asiakkaat tyytyväisi yrityksen tapaan toimia, lähteekö tuotteet asiakkaalle ajallaan, tuleeko reklamaatioita, teemmekö sutta ja sekundaa, onko koneiden ja työntekijöiden käyttöasteet tavoitellulla tasolla, onko työntekijät tyytyväisiä, onko kassa hallinnassa. Näitä seuraamalla ja kerta kerran jälkeen vähän paremmin asioita tekemällä on todennäköistä, että asetetut strategiset tavoitteet saavutetaan.

Avustusta ja rahoitusta häiriötilanteessa

Suomen valtio on päättänyt tukea suomalaisia yrityksiä tässä vaikeassa tilanteessa. Hallitus pyrkii eri toimenpiteillä turvaamaan yrityksien kannattavan toiminnan korona -kriisin jälkeen.

Rahoituksen avulla yritys voi kehittää uusia tuotteita, palveluita tai toimintatapoja, uusia tuoteinnovaatioita ja näistä johtuva tarve päivittää liiketoimintastrategia. Lisäksi kehittämistä voi olla myös tuotantoprosessien sekä ympäristöön ja henkilöstöön liittyvien toimintatapojen uudelleen arviointi, toteutussuunnitelma ja toteutus. Laatujärjestelmä on erinomainen työkalu yritystoiminnan systemaattiseen kehittämiseen.

Kaikkien keskeisten johtamisjärjestelmästandardien (laatu, ympäristö, työterveys ja työturvallisuus) eräs johtavista periaatteista on jatkuva parantaminen. Laatustandardin ISO 9001 mukaisesti ”organisaation on parannettava jatkuvasti laadunhallintajärjestelmän soveltuvuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta”. Mitä tämä tarkoittaa ja mitä tarkoituksen toteuttaminen yritykseltä edellyttää?

”Parantaminen jatkuvasti” on varmasti kaikille ihan selvä käsite. Tehdään tänään asioita paremmin kuin eilen, tehdään tällä viikolla asioita paremmin kuin viime viikolla, tehdään tässä kuussa asioita paremmin kuin viime kuussa ja ensi vuonna tehdään asioita paremmin kuin tänä vuonna. Helppoa kuin heinänteko, vai mitä? Vaikeus tuleekin oikeastaan siitä, että standardit puhuvat järjestelmän (laadunhallintajärjestelmän) parantamisesta.

Miten laadunhallintajärjestelmän soveltuvuutta parannetaan? No, esimerkiksi tekemällä laadunhallintajärjestelmästä yrityksen ja sen työntekijöiden näköinen. Ei laatuliturgiaa vaan yrityksen omaa kielenkäyttöä, käytännönläheisiä ohjeita ja selkeästi asetettuja mittareita.

Toinen soveltuvuuteen liittyvä keskeinen näkökulma on ”lillukanvarsien” unohtaminen eli keskittyminen oleelliseen. Tunnistetaan oleelliset sidosryhmien tarpeet, löydetään keskeiset riskit ja mahdollisuudet, dokumentoidaan vain tarpeellinen, noudatetaan käyttöön otettuja politiikkoja ja strategioita sekä ennen kaikkea pyritään luomaan laatuajattelusta koko työyhteisön yhteinen asia.

Tarkoituksenmukaisuus on läheinen käsite soveltuvuudelle. Hyvä laadunvarmistusjärjestelmä ei sisällä mitään turhaksi koettua, siinä keskitytään laadunhallinnan kannalta keskeisiin asioihin ja järjestelmän pitää tuottaa mitattavia tuloksia.

Vaikuttavuus on laatuslangissa monitahoinen käsite. Yrityksen laadunhallintajärjestelmässä on määriteltävä toimenpiteitä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, seurattava suunniteltujen toimenpiteiden toteutumista ja arvioitava kuinka hyvin suunnitellut tulokset on saavutettu. Ellei laadunhallintajärjestelmällä ole vaikuttavuutta, on sen käyttöönotto ollut yritykselle hukkainvestointi!

Miten yritys voi sitten järjestelmällisesti arvioida jatkuvan parantamisen onnistumista? Onneksi ISO standardit antavat tähän myös työkaluja. Työkaluina tarkastelussa voivat olla sisäinen auditointi ja johdon katselmus.

Sisäisen auditoinnin eräs standardissa ilmaistu tarkoitus on määrittää, onko laadunhallintajärjestelmä otettu käyttöön ja ylläpidetty vaikuttavasti. Selkeä vinkki yritykselle hyödyntää sisäistä auditointia jatkuvan parantamisen periaatteen toteutumisen arvioinnissa.

Johdon katselmuksessa tarkastellaan muun muassa tavoitteiden saavuttamista, järjestelmän vaikuttavuutta, auditointien tuloksia ja ennen kaikkea parantamismahdollisuuksia. Johdon katselmuksen tuloksiin kirjataan parantamismahdollisuuksia ja laadunhallintajärjestelmän muutostarpeita sekä luonnollisesti tehdyt päätökset. Erinomainen paikka yrityksen johdolle viedä eteenpäin jatkuvan parantamisen periaatteita.

Kaiken kaikkiaan jatkuvan parantamisen periaate on ajattelutapa, jota voi soveltaa paitsi laadunhallintajärjestelmiin, myös esimerkiksi jokaisen omakohtaiseen elämään ja tapaan toimia.