Riskienhallinta on sitä, ettei luoteta tuuriin, vaan otetaan ohjat omiin käsiin joka päivä.

Minua pyydettiin kirjoittamaan blogiteksti siitä, miten laadunhallinta, riskienhallinta ja vakuutukset tuodaan yrityksen arkeen. Ajattelin lähestyä tätä aihetta skenaariolla, eli jossittelulla.

Konerikko keskeyttää tuotannon useiksi kuukausiksi

Otetaan esimerkkinä yritys, joka valmistaa tuotteita omassa konepajassaan. Voit kuitenkin miettiä skenaariota myös oman yrityksesi kannalta, vaikka et olisikaan puhtaasti tuotannollinen yrittäjä.

Yrityksen tuotannossa on käytössä kriittinen automaatiota hyödyntävä tuotantokone, jota ilman suurinta osaa tuotteista ei voida valmistaa ja toimittaa asiakkaille. Eräänä päivänä kone alkaakin tekemään virheellistä suoritusta tai sieltä hajoaa vaikkapa automaatioyksikkö. Tuotanto pysähtyy.

Pahimmassa tapauksessa tuotannon pysähtyminen vaarantaa asiakastoimitukset, ellei tuotteita ole riittävästi varastossa. Vian selvittely ottaa aikansa ja todetaankin, että koneesta rikkoutuneilla osilla on usean kuukauden toimitusaika. Jos yrityksellä ei ole riskienhallintakeinoja takataskussaan, taloudelliset vaikutukset voivat olla erittäin suuret.

Jos tuotantokone on vakuutettu asianmukaisesti sekä yrityksen toiminnan keskeytymisen varalle on otettu keskeytysvakuutus, on mahdollisuuksia saada vakuutuksesta jonkin verran taloudellisia tappioita tasaamaan.

Jos sen sijaan konerikon vian selvittelyssä huomataan, että koneen rikkoutuminen johtuu toiminta-asteen alenemisesta eli kulumisesta, konetta on käytetty väärään työstettävään materiaaliin tai konetta on käytetty muutoin virheellisesti, vakuutuskorvaukset voivat jäädä saamatta. Jos näin on päässyt käymään, se kielii usein siitä, että laadunhallinta ei ole yrityksessä riittävällä tasolla. Ihmisiä ei ole joko perehdytetty ja ohjeistettu koneen oikeaoppiseen käyttämiseen ja huoltamiseen tai ohjeistuksista ei piitata.

Vakuutusyhtiön suojeluohjeissa voi myös olla vaatimus, että koneelle suoritetaan aika ajoin ennaltaehkäiseviä huolto – ja kunnossapitotoimia ja että kriittisiksi tunnistettuja varaosia täytyy olla jopa omassa varastossa. Jos ilmenee, että suojeluohjeita ei ole noudatettu, korvausta voidaan alentaa tai ne voidaan evätä kokonaan.

Jatkuvuussuunnittelu on osa riskienhallintaa

Tuotantokoneen korjaaminen ei aiheuta sitä suurinta kustannusta tässä skenaariossa, vaikka siitäkin voi tietysti muodostua huomattava kulu yritykselle. Vaikutukset voivat olla paljon laajemmat!

Jos yritykseltä puuttuu jatkuvuussuunnitelma, niin tuotanto voi seisoa pitkään, tuotannon työntekijöitä voidaan joutua lomauttamaan. Ikävä seuraus olisi, jos työntekijät etsivät lomautuksen aikana uuden työnantajan.

Asiakkaatkin saattavat etsiä toisen toimittajan, jos huomaavat tämän tuottajan toimitusvarmuuden heikoksi. Tällöin ei pelkkä keskeytysvakuutuksesta saatava korvaus auta palauttamaan yrityksen liikevaihtoa raiteilleen.

Yrityksellä, jolla sen sijaan on suunnitelma, kuinka toimia vahingon sattumisen jälkeen, on parempi tilanne. Jos jatkuvuuden varmistamiseksi on olemassa varakone tai varamenetelmä, tai vaikkapa alihankkijakumppani, tuotantoa pystytään jatkamaan huomattavasti nopeammin ja vältetään asiakas- ja työntekijäkato. Keskeytysvakuutukseen voidaan lisätä myös ylimääräisten kulujen osuus, jotta kannattavuus säilyy tällaisissa tilanteissa.

Onneksi tällaisia worst case -skenaarioita ei realisoidu käytäntöön kovin usein, sillä yrityksissä on paljon osaamista ja ymmärrystä riskienhallinnasta. Mutta ikävä kyllä tällaisiakin tapauksia on.

Laadunhallinta, riskienhallinta ja vakuutukset

Laadunhallinta ja vakuutukset ovat osa riskienhallintaa.  Riskienhallinta on siis erittäin laaja käsite, kuten tässä jo totesimme.

Jotta voidaan puhua onnistuneesta riskienhallinnasta, eikä tuurilla seilaamisesta, niin tarvitaan paneutumista omiin toimintoihin. Siihen on kuitenkin saatavilla ammattilaisten apua – Reseni tarjoaa puitteet hyvän riskienhallinnan prosessin laatimiseen, dokumentoimiseen sekä ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Risk Link osaa auttaa vakuutettavien riskien tunnistamisessa ja vakuuttamisessa.

Se pitää sisällään muutoksen siemenen ja tunteen siitä, että kaiken voi aloittaa alusta tai ainakin asioita voi kehittää parempaan suuntaan. Toivon kaikille alkaneeseen vuoteen 2023 paljon onnistumisia ja ennen kaikkea iloa!

Viime vuonna usealla toimialalla toteutui erilaisia epätodennäköisinä pidettyjä ulkoisia uhkia. Inflaatio ja maailman tilanne vaikuttavat yrityksiin ja ihmisiin epävarmuutta luoden. Yritykset ja työyhteisöt, joissa viestintä on avointa ja keskustelukulttuuri kehittynyttä, pystyvät tukemaan ihmisten jaksamista ja selviävät kriiseistä paremmin.

Reseni tarjoaa mahdollisuuksia sekä työyhteisön että henkilöstön arjen kehittämiseen. Kehittämämme johtamisjärjestelmän alusta eSalkku on oiva työkalu organisaation sisäiseen viestintään. eSalkun tukena on HOXi-havaintotyökalu, joka mahdollistaa vaaratilanteiden ja kehitysedotusten helpon ja nopean kirjaamisen. Kuitenkin moni organisaatio pohtii, miten havaintojen tekeminen saadaan osaksi arjen tekemistä. Kaikki lähtee johdon sitoutumisesta. Johdon on vaadittava kirjaukset vaaratilanteista ja myös näytettävä esimerkkiä käsittelemällä tehdyt havainnot loppuun saakka – korjaavat toimenpiteet on siis toteutettava.

Jotta organisaation viestintä tulisi sujuvaksi osaksi arkea, julkaisemme alkuvuonna eSalkku-palveluun pikaviestintä-osion (HoxUp). Organisaatioilla on mahdollista siirtää yritystoimintaan liittyvä pikaviestintä turvalliselle ja kotimaiselle alustalle.

Kilpailu on kovaa ja asiakasvaatimusten täyttämiseksi yritysten on kehityttävä vuosi vuodelta. Laatutyö on jatkuvaa parantamista, ja sertifikaatti on markkinoille näyttö laadusta sekä vastuullisesta toiminnasta.

Menestystä tähän vuoteen!

Autamme yrityksiä kehittämään toimintojaan järjestelmällisesti ja yksinkertaisesti jatkuvan parantamisen periaatetta noudattaen. Järjestelmällinen toiminta luo edellytykset paremman tuloksen tekemiselle. Kehittämistyö helpottuu ja resurssit saadaan tehokkaammin käyttöön, luottamus yrityksen toimintaa kohtaan lisääntyy ja yritys voi kasvaa hallitusti.

Samalla poistamme laadunhallintajärjestelmiin liittyvät ennakkoluulot. Avullamme yritykset ymmärtävät paremmin standardivaatimukset ja hahmottavat selkeämmin laadunhallinnan kokonaisuuden sekä vievät järjestelmän osaksi arjen työtä. ”Yksinkertainen on kaunista” pätee tässäkin.

Laadunhallinnan termit ja tekstit voivat olla aluksi hankalia ymmärtää ja vaikeita sisäistää. Niistä ei meinaa saada ”otetta”. Tämä voi muodostaa ”henkisen” esteen laadunhallintajärjestelmän käyttöön ottamiselle. Syntyy helposti ajatus liian hankalasta ja aikaa vievästä projektista.

Ei huolta, tästä syystä me olemme olemassa. Tehtävämme on avata laadunhallinnan maailma ja tehdä se ymmärrettäväksi sekä mahdollisimman yksinkertaiseksi. Tätä varten olemme järjestelmällisesti hioneet ja kehittäneet omaa toimintaamme. Haluamme säästää kaikkien aikaa.

Laadunhallintajärjestelmän rakentamista suunniteltaessa on hyvä miettiä, mille alustalle järjestelmä rakennetaan. Järjestelmän käyttämisen, päivittämisen ja kehittämisen tulee olla helppoa ja vaivatonta. Laadunhallintajärjestelmän mukanaan tuomien mahdollisuuksien hyödyntäminen arjen työssä voi jopa vaarantua, mikäli esim. dokumentaatio on hankala päivittää, työohjeet ovat vaikeasti löydettävissä tai havaintojen kirjaaminen on monimutkaista. Ei siis ole yhdentekevää, mihin järjestelmä rakennetaan.

Olemme kehittäneet yritysten käyttöön monipuolisen eSalkku-ohjelmiston. eSalkku on yksinkertainen ja helppokäyttöinen alusta laadunhallintajärjestelmälle. Se sisältää valmiit dokumentti-, ja lomakemallit, standardiohjeen, riskien arviointityökalun sekä paljon muuta hyödyllistä materiaalia. Nämä kaikki helpottavat ja nopeuttavat merkittävästi laatujärjestelmän rakentamista.

Ulkopuolisen avun käyttäminen on usein varsin perusteltua laadunhallintajärjestelmän rakentamista suunniteltaessa. Tärkeää on tiedostaa, mikä on tavoite, mitä pitää tehdä ja millä henkilö- ja aikaresursseilla kannattaa edetä. Sitoutuminen laatuprojektiin on ensiarvoisen tärkeää. Voimme ohjata laatuprojektin etenemistä aina sertifikaattiin saakka ja auttaa sekä jalkauttamisvaiheessa että jatkuvan parantamisen polulla. Vaihtoehtoisesti meille voi myös säilyttää suuremman roolin laatuprojektista, minkä seurauksena aikaa säästyy entisestään. Olemme rakentaneet laatuprojektien toteutukseen tehokkaat toimintamallit. Autamme asiakasta saavuttamaan sertifikaatin.
Tärkeintä tässä kaikessa on löytää juuri sinun organisaatiosi arkeen ja tilanteeseen parhaiten soveltuva ratkaisu ja oikeat polut jatkokehittämiselle.

Haluamme − ja todella pystymme osoittamaan sen − että kaikista ennakkokäsityksistä huolimatta, laadunhallinnassa on kyse hyvin arkisesta toiminnasta ja toimista. Oikean polun löytäminen voi viedä jonkin aikaa, ja sen eteen on tehtävä työtä − tämä työ on kuitenkin palkitsevaa. Sitoutunut ja motivoitunut organisaatio löytää todennäköisesti hyvin nopeasti oman järjestelmällisen ja ketterän tapansa parantaa jatkuvasti organisaation toimintaa.

Meidän avullamme organisaatiosi voi rakentaa laadunhallintajärjestelmän, saavuttaa sertifikaatin sekä kehittää toimintaansa joustavasti ja tehokkaasti.

Varaa maksuton sparraushetki, niin voimme jutella ja antaa tarkemmin tietoa minkälaisia asioita pitää ottaa huomioon suunnitellessa laatujärjestelmän hankkimista, esim. vaatimuksista, kustannuksista ja ajankäytöstä.

Tervettä järkeä verkossa ja vesillä.

Olemme useista eri lähteistä saaneet lukea kyberhyökkäyksistä. Eri toimijoiden verkkopalvelut / -sivustot, ulkomailla ja Suomessa ovat voineet olla alhaalla tai palveluissa on esiintynyt toimintahäiriöitä. Osa näistä on ollut teknisiä häiriöitä ja osa luultavasti kyberhyökkäyksen kohteita. Ilman tietoliikennettä ja -tekniikkaa mikään yritys ei taida enää pystyä toimimaan. Olemme siis yhä enemmän riippuvaisia tietoliikenteestä.

Omalla toiminnallamme voimme vaikuttaa uhkiin, huijauksiin ja tietomurtoihin. Terve järki ja toiminta auttaa näihin asioihin varautumisessa.

Laitteiden päivitykset ajan tasalle

Tietokoneiden oikea-aikaiset päivitykset ovat tärkeitä. Näin koneisiin on vaikeampi epärehellisten tunkeutua. Nykyiset laitteet osaavatkin jo päivittää osan tietoturvapäivityksistä automaattisesti. Kerran kuussa kannattaa kuitenkin tarkistaa, että kaikki päivitykset ovat asentuneet. Tarkistus on hyvä tehdä kaikille koneille, myös kotikoneelle.

Puhelimien ja tablettien käyttöjärjestelmä on hyvä pitää ajan tasalla. Myös sovellusten päivittäminen kannattaa asettaa automaattiseksi, sillä ne jäävät usein päivittämättä. Tarkistus sovellusten päivittymisestä kannattaa tehdä kuukausittain.

Myös langattomat reitittimet ja muut verkkolaitteet pitää muistaa päivittää.

Sähköposti ja salasanat

Nykyaikana käytetään omaa sähköpostiosoitetta käyttäjätunnuksena. Kun järjestelmän salasana on unohtunut, voi järjestelmä lähettää salasanan vaihtolinkin sähköpostiisi. Entäpä jos sähköpostisi hakkeroidaan? Samalla hakkeroija saa pääsyn järjestelmiin. Oman sähköpostin salasana kannattaa pitää turvallisena ja vaihtaa se aika ajoin. Lisäksi sähköpostiin kannattaa asettaa kaksivaiheinen kirjautuminen käyttöön (MFA).

Salasanojen tulee olla tietoturvallisia eli tarpeeksi pitkiä ja monitasoisia (kirjaimia, numeroita, eroikoismerkkejä). Suosittelen, että salasanoissa käytetään lausetta pelkän sanan sijaan. Lauseella saadaan pitempiä ja turvallisempia salasanoja.

Pari vinkkiä

Huolehdi, että laitteesi päivitykset ovat ajan tasalla
Lue tarkasti saamasi linkilliset viestit
Huijauslaskut lisääntyvät lomakaudella. Varoita työntekijöitä näistä.
Pidä työ- ja kotilaitteet erillisissä verkoissa

Ai niin, ja myös vesillä ollessa huolehditaan turvallisuudesta, niin omasta kuin muidenkin veneessä olevien / vesillä liikkuvien. Käytetään siis vesilläkin turvavälineitä.

Hyvää kesää kaikille!

Julkaistu 5.10.2021.

Aikaisemmassa blogissamme toimme esille, että laatujärjestelmän käyttöönottaminen on yritykselle kannattava investointi kiireestä tai suhdanteista riippumatta. Lisäksi todettiin, että laatujärjestelmä tarjoaa erinomaisen viitekehyksen ja työkalun yrityksen toiminnan kehittämiselle. Näinhän se menee ja tässä blogissa haluan vähän laajentaa ajatusta laatujärjestelmän hyödyistä käyttämällä esimerkkinä erästä asiakastamme eli Rautarakenne ja Asennus Kuusinen Oy:tä, jonka kanssa aloitimme yhteistyön vuoden 2014 alussa.

Rautarakenne ja Asennus Kuusinen eli tässä tarinassa käytän lyhennystä RRAK on perustettu parikymmentä vuotta sitten ja toimi ensimmäistä kertaa tavatessamme Vantaan Petikossa vähän autotallia suuremmassa tilassa. Työntekijöitä oli yrittäjän eli Antin lisäksi muutama. Yritys valmisti kantavia teräsrakenteita ja toimi metallituotteiden alihankintapajana.

Vuoden 2013 kesäkuussa Suomessa otettiin käyttöön EU:n rakennustuoteasetus, joka on direktiivistä poiketen pakottavaa lainsäädäntöä ja koskee jokaista Euroopan Unionin CE-merkintää edellyttäviä rakennustuotteita valmistavaa yritystä. Asetuksen ytimenä oli harmonisoida markkinat eli yhtenäistää EU:n alueella olevat vaatimukset siten, että Suomessakin valmistetut tuotteet oli mahdollista toimittaa vaikkapa Saksaan ilman, että törmätään osavaltiokohtaisiin standardivaatimuksiin.

Asetus tuli silloin kattamaan yli 450 erillistä tuotestandardia ja tarkoittaa käytännössä sitä, että rakentamisessa voidaan käyttää ainoastaan hEn-standardin mukaisia CE-merkittyjä tuotteita, mikäli kyseiseen tuotteeseen liittyy asetuksen mukainen standardivaatimus. Asetus koskettelee tuhansia suomalaisia yrityksiä ja satoja erilaisia tuotteita, joihin kuuluu mm. ovet ja ikkunat, kantava kiviaines ja kantavat teräskanteet. CE-merkittävien tuotteiden tulee täyttää viitestandardien tekniset ja toiminnalliset vaatimukset ja yrityksen tehtaan sisäisen laadunhallinnan tulee olla standardien vaatimuksen mukainen.

Kantavien teräsrakenteiden osalta asetus astui voimaan 1.7.2014. Koska kantavien teräsrakenteiden valmistuksessa tehdään räätälöityjä tilaustuotteita, valmistettuja rakenteita tai niiden osia ei voida testata laboratorio-olosuhteissa, toisin kuin sarjatuotantona valmistettuja tuotteita. Konepajoissa arviointi kohdistuukin valmistusmenetelmiin ja yrityksen tekniseen osaamiseen, kuten hitsaus ja materiaalin hallinta. Vaatimuksenmukaisuus varmistetaan siten, että ilmoitettu laitos (esimerkiksi Kiwa Inspecta, DEKRA Industrial, Eurofins Service, DNV GL tai Bureu Veritas) tekee yritykseen standardin edellyttämin välein arviointikäynnin, jolloin arviointia suorittava henkilö (auditoija) tarkastaa toimitaanko viitestandardin vaatimusten mukaisesti. Rakennustuoteasetus edellyttää, että yrityksellä on viitestandardin mukainen tehtaan sisäisen laadunhallinnan käsikirja (FPC-manuaali), jonka vaatimuksen mukaisuuteen arviointi kohdistuu.

Rautarakenne ja Asennus Kuusinen Oy:lle myönnettiin standardin SFS-EN 1090-1 mukainen CE-merkintäoikeus kesällä 2014. Ilmoitettu laitos oli DEKRA Industrial Oy. Yrityksen liikevaihto oli tuolloin alle 300.000 euroa. Kohta sertifioinnin jälkeen RRAK aloitti ei-kantavien teräsosien toimituksen suurelle Suomessa toimivalle monialayritykselle. Yhteistyön käynnistymisen edellytyksenä yrityksen osaamisen lisäksi oli sertifioitu laadunhallintajärjestelmä, joksi hyväksyttiin kantavien teräsrakenteiden FPC-manuaali. Muutama vuosi sitten päämies ilmoitti, että koska yrityksen liikevaihto oli reilusti yli miljoonan, RRAK:n piti rakentaa ISO 9001 laatujärjestelmä, joka toteutettiinkin DEKRAN auditoimana keväällä 2019. Yrityksen ulkoistettuna laatupäällikkönä vastasin tuolloin myös laatujärjestelmän vaatimuksenmukaisuudesta.

Rautarakenne ja Asennus Kuusinen on hyvä esimerkki siitä, mikä merkitys laadunhallintajärjestelmällä yritykselle parhaimmillaan on. Ensinnäkin sen ansiosta yrityksen toimintaan tuli jämäkkyyttä ja kurinalaisuutta jo senkin takia, että toiminnan standardinmukaisuutta arvioidaan vuosittain tiukkoja standardivaatimuksia vasten. RRAK:n tapauksessa sovittiin jo alussa, että Reseni vastaa laadunhallintajärjestelmän ylläpitämisestä, mutta vastuu toiminnan laadukkuudesta on yrityksellä itsellään. Ajatus lähti siitä, että meillä laatutalona on osaamista standardeista, mitä RRAK:lla ei ollut. Yritys onkin voinut keskittyä asiakasvaatimusten mukaisiin korkealuokkaisiin tuotteisiin, joita olivat kantavien rakenteiden lisäksi muut haastavat terästuotteet. Minä olen vastannut laatupäällikkönä siitä, että yrityksellä säilyy oikeus CE-merkitä tuotteet viitestandardien vaatimusten mukaisesti. Siten olemme voineet tarjota laadunhallinnan työkaluja yrityksen kasvun eri vaiheisiin.

Olen konsulttina siis eräänlainen mahdollistaja, possipilaattori, mitä termiä usein sisäpiirissä käytän. Minä ja kollegani mahdollistamme siis yrityksen pääsyn markkinoille ja olemme mukana järjestelmää ylläpitämässä, kehittämässä ja laajentamassa. Koulutamme myös henkilöstöä standardien vaatimuksien mukaiseen toimintaan ja autamme yritysjohtoa kehittämään osaamistaan organisaation elinkaaren eri vaiheissa.

Sanotaan, että yritysten tulee investoida ja kehittää toimintojaan jatkuvasti, jotta yrityksellä on kyky menestyä ja matkata suotuisissa tuulissa. Hyvä suunnittelu on investointien kannalta tärkeää ja oikea ajoitus elintärkeää. Väärä tai väärin ajoitettu investointi on murskannut lukuisia yrityksiä.

Milloin sitten on oikea aika aloittaa yrityksen systemaattinen kehittäminen… Onko ajoituksella mitään väliä? Aloittaako heti vai ”kunhan tämä kiire hellittää…”

Kuinka moni yrittäjä tai yrityspäättäjä ajattelee jälkimmäistä vaihtoehtoa keskellä ”tulipalojen” sammuttelun tai kun taistellaan yrityksen olemassaolosta… varmasti moni.

Laatujärjestelmän käyttöönottaminen on yritykselle kannattava investointi kiireestä tai suhdanteista riippumatta

Laatuhallintajärjestelmä tarjoaa erinomaisen viitekehyksen ja työkalun yrityksen toiminnan kehittämiselle. Se luo systemaattisen, helposti seurattavan ja analysoitavan polun sille. Laatujärjestelmä ei sanana ehkä ”resonoi” kaikille yltiöpositiivisesti ja sillä voi olla jopa enemmän ”luotaantyöntävä” vaikutus. Parempi ehkä onkin puhua työkalusta yrityksen toiminnan jatkuvaan parantamiseen. Tässä työkalussa on kyse siitä, miten yritys voi ymmärtää omaa toimintaansa paremmin ja helpommin kehittää sitä sekä siitä, miten yritys voi entistä tehokkaammin vastata kovan kilpailun tuomiin haasteisiin. Silti tämä toiminnan laatua parantavan työkalun asema tuntuu aliarvostetulta, miksi näin?

Suomessa vaatimukset yritysten toiminnan laadun varmistamiseksi alkoivat voimallisemmin n. 25 vuotta sitten eli 1990 luvun puolenvälin paikkeilla. Suurteollisuuden yritykset olivat asiassa aktiivisia alihankinnan suuntaan. Tätä jatkui aina n. 2010 saakka. Asiassa koettiin jälkeenpäin suurtakin pettymystä. Suuri innostus kääntyi turhautumiseksi. Työkalu koettiin kankeaksi, byrokraattiseksi ja ajateltiin ettei näistä järjestelmistä ole mitään hyötyä, kun vaatimuksetkin järjestelmän olemassaolosta alkoivat hiipua. Mielestäni Suomessa asenneilmapiiri ei vieläkään ole kovin myönteinen tunnustamaan sitä tosiasiaa, miten järkeenkäyvästä ja hyödyllisestä työkalusta on kyse. Tarkoitan tässä nimenomaan yrityksen omaehtoista ja sisältä kumpuavaa tahtotilaa kehittää toimintaa. Viimeisen kahden vuoden aikana on toki ollut nähtävissä valoa tunnelin päässä, vaikka muuten elämme haastavia aikoja. Toteutuakseen kaikki hyvät asiat vaativat tekemistä ja sitoutumista. Tämän ei pitäisi olla ongelma. Kyseessähän on oman yrityksen toiminnan kehittämiseen annettava panos.

Mitä sitten laadunhallintajärjestelmän rakentamiseksi pitää tehdä?

Kuvataan nykyinen toiminta ja prosessit, peilataan sitä standardia vasten, säilytetään hyvät asiat sekä poistetaan turha ja hukkaa aiheuttava toiminta. Otetaan käyttöön muutama päivittäistä työtä helpottava käytänne, terävöitetään ja sisäistetään toimintojen vastuut ja valtuudet, parannetaan viestintää niin ulkoisesti kuin sisäisesti ja otetaan henkilöstö mukaan eli antamaan oman panoksensa yrityksen kehittämiseksi, esim. rakentamaan yrityksen havainnointikulttuuria. Potentiaalia löytyy varmasti. Onhan jokainen työntekijä oman työnsä laatupäällikkö.

Kuulostaa työläältä ja työtä se toki vaatiikin sekä sitoutumista että avoimuutta. Olen huomannut suuren eron asiakkaiden ajatuksissa ennen sopimuksen tekoa ja työn tekemisen jälkeen. Asiakaspalautteiden perusteella mieleen asiakkaiden vaikuttavimmista oivalluksista ovat jääneet ”Eihän tämä ollutkaan niin vaikeaa kuin luulimme”, ”Tietysti nämä asiat piti kuvata”, ”miksi tätä ei ole tehty aikaisemmin”, eikä sovi unohtaa työhyvinvointiin ja talouden kohenemiseen liittyviä huomioita. Listaa voisi siis jatkaa pidempäänkin.

Oikea aika aloittaa systemaattinen yrityksen kehittäminen on siis heti, eikä sitä tulisi jättää minkään varjon alle.

”Miten laadunhallintajärjestelmä hyödyttää yritystämme?”

Kun kaikki yrityksen prosessit on kuvattu ja oleelliset toimintaohjeet laadittu organisaation toimintaa on helpompi kehittää järjestelmällisesti. Mahdolliset riskitekijät tai turhat kustannukset ovat helposti tunnistettavissa eli kehitystoimet voidaan kohdentaa oikeisiin paikkoihin. Resurssit saadaan siis tehokkaampaan käyttöön. Tämän työkalun avulla voidaan edistää luottamusta omaan toimintaan. Yhä tärkeämpää yrityksille on kyetä kuvaamaan toimintaansa monipuolisesti ja tarkasti eri sidosryhmille. Jatkuvan parantamisen avulla yritys toimii tehokkaammin, turvallisemmin ja tuottavammin.

Aika monta hyvää syytä tarttua toimeen heti vai mitä?

Vuosi on vierähtänyt taas järjestelmällisen tehokkaasti ja nopeasti. Jälleen kerran vuosi on onnistunut hämmästyttämään meidät kaikki laadukkaalla prosessimaisella toiminnallaan ja ajankäytön ylivertaisella hallinnalla. Paljon on tapahtunut, paljon on tehty, paljon on saatu aikaan ja silti niin paljon on vielä tekemättä asioita -tuttu tunne vai mitä? Kaiken tämän keskellä aivan liian harvoin meillä on aikaa tai että kiireen keskellä ottaisimme aikaa pysähtyäksemme ajattelemaan niitä asioita, missä olemme onnistuneet tai asioita, suuria tai pieniä, jotka ovat vuoden aikana tuoneet meille hyvää mieltä tai lohtua.

Joulunaika ja sen mukanaan tuoma tunnelma tarjoaa tähän erinomaisen alustan meille kaikille. Tänä jouluna lupaamme käyttää tämän alustan hyväksemme. Otamme lämpimät glögi -lasit viereemme ja uppoudumme hetkeksi ajatuksiimme miettimään niitä asioita, jotka ovat itse kullekin meistä todella merkityksellisiä ja tuovat meille onnellisuuden tunnetta sekä hyvää mieltä. Samalla toivomme, että mahdollisimman monella Teistä olisi tänä jouluna tilaisuus kokeilla ja kokea rauhallinen hetki yhdessä omien ajatuksienne kanssa.

Koko Reseni-tonttujoukkomme haluaa toivottaa Teille kaikille rentouttavaa, hymyilevää ja lämmintä joulua sekä tervettä ja onnellista uutta vuotta!

Jatkuvan parantamisen merkitys yrityksen kehitysuralla

Julkaistu 24.1.2020.

Täs istun mä tunkiolla ja synkkänä katselen, seas roskien ja lasipullojen. Vaikka paremmaksi kaikki muuttuu, silti hyväksi ei milloinkaan. Näin lauloi nuori Folk-Fredi 1960 -luvun puolivälissä Roskisdyykkarin balladissaan. Biisi oli alun perin Cornelis Wreeswijkin, johon toinen kivikasvo, Georg Dolivo, teki ajankohtaa henkivät kantaa ottavat mainiot sanat.

Roskisdyykkarin sanoma oli tutun kainuulainen – ”mitäpä se hyvejjää. Ei se kuitenkaan onnistu. Vaikka kuinka maailma muuttuu paremmaksi, niin ei se hyvä ole koskaan”. Toisaalta amerikkalainen businessguru Jim Collins väittää, että hyvästä voi tehdä jopa parhaan ja teki itsestään aihetta käsittelevillä kirjoillaan rikkaan. Tästä voidaankin tehdä johtopäätös, että hyvästä on ainakin joillekin hyötyä.

Mekin yritämme toteuttaa Collinsin ajatusta unohtaen samalla kaenuulaeset juuremme. Kyllä se nyt hyvejjää, sanotaan meillä Vuokatissa ja todetaan että pessimistit menköön Puolangalle – piru vie. Jatkuvalla parantamisella yritämmekin kehittää yritysten toimintaa ajatuksena, että jospa se jonakin kauniina päivänä se aurinko paistaa sinne risukasaankin. Päätyömme on nimittäin laatujärjestelmien kehittäminen, jossa olennaista on pitkällä jänteellä jatkuva kasvu ja kehittyminen ja lyhyellä jänteellä – no saada ainakin sertifikaatti seinälle, jotta sen asiakkaamme asiakkaan vaatimukset täyttyvät.

Hyvän liikeidean merkitys

Olen ollut tekemässä muutamia kymmeniä laadunhallintajärjestelmiä sen lisäksi, että myöskin laatua arvioin. Olen taustaltani yrittäjä ja tienannut kapean leipäni yli kahden vuosikymmenen ajan myös tuotteistamalla omia ajatuksiani ja myöhemmin jakamalla osaamistani myös yritysvalmentajana ja osuuskuntatoimijana.

Näissä kuvioissa olen oppinut ajattelemaan yritystä liikeideamallin mukaisesti kokonaisuutena, jossa olennaista on ymmärtää mitä hyötyä minusta ja yrityksestäni on ja mihin tarpeeseen me tuotteitamme tarjoamme. Toisaalta meillä on olemassa voimavaroja eli resursseja, joita voimme hyödyntää tuotteiden ja palvelujen tarjonnassa. Tuotekehitysyksikössä voimme suunnitella meille sopiville asiakkaille paremmin palvelevia tuotteita tai palveluita, joita asiakas kehtaa ostaa, kun meillä on hyvä maine ja kirkas yrityskuva.

Prosessien merkitys

Hyvä liikeidea onkin tasapainoinen kokonaisuus, jonka ytimenä on tehokas ”prosessori”, joka pyörittää joutuisasti liikeidean keskiössä olevia prosesseja. Vaimoni (hallitus) kanssa vähän keskusteltiin tästäkin aiheesta ja tultiin siihen tulokseen, että yrityksen pyörittäminen on kuin ruoan laittoa: vaimo haluaa hyvää ruokaa (asiakas) ja tekee tilauksen, joka muuttuu mielessäni työmääräimeksi (resepti). Kokkina (chef) ajelen kauppaan ja ostan parhaat mahdolliset raaka-aineet, jotka halvalla saan (syöte) ja tuon ne kotiin (tulologistiikka), käynnistän valmistusprosessin lisäämällä induktioliedelle (resurssi) asettamaani kattilaan (resurssi) vettä, kalalientä, pippureita, suolaa ja perunaa (syötteet). Meillä Kainuussa ei kerman kanssa röyhistellä, joten lisään joukkoon ruisjauhosuurusteen. Keittelen kotvan aikaa ja lisään joukkoon tarjouslohipaloja, keitän taas kotvan ja kun soppa on valmis, kutsun asiakkaan (vaimon) syömään. Pöydälle asettelen kippoon voisulaa ja haudutettua sipulia ja voe tokkiinsa – Kalasoppa á la Kaenuu on valmis. Kaikki tämä tehdään kestävän kehityksen mukaisesti siten, että kaikki tulee syötyä (hävikki).

Olen tehnyt tällä reseptillä (prosessiohje) kalasoppaa jo muutamia vuosikymmeniä ja silloin kun sydän on mukana (vaimon kommentti), soppa on erinomaista. Olen siis pätevä kotikokki, jolla on hyvä tietämys kalasopan tekemisestä. Silloin kun ei oikein huvita eli tietoisuuteni ei seuraa hallituksen (vaimo) arvoja ja laatupolitiikka soppakin saattaa maistua naapurin tekemältä.

Kalasoppaprosessini edellytys on myös se, että prosessini on hallinnassani eli minä prosessin omistajana vastaan sopan tekemisen kokonaisuudesta. Jos väliin pääsee ylimääräisiä käsiä (vaimo, jos kysymys ei ole perunoiden paloittelusta), prosessiin tulee kitkaa eri vaiheiden välillä ja jopa pullonkauloja. Nämä vaiheiden rajapinnassa esiintyvät kitkatekijät liittyvät useimmiten suolan lisäämiseen, joka pitääkin tehdä silloin prosessi on visusti omassa hallinnassa. Prosessissa saattaa toki esiintyä pullojen kauloja erityisesti silloin, kun ne liittyvät kylmään valkoviiniin.

Jatkuva parantaminen

Omasta ja vaimoni mielestä soppani on ihan hyvä, jolloin organisaatiomme sidosryhmien vaatimukset tässä täyttyvät. Tämä todetaan ruoan jälkeen, jolloin on aika tehdä tavoitteiden seuranta. Hyvä asia on se, että asiakastyytyväisyys on korkeaa luokkaa ja saan luvan tehdä ruokaa seuraavallakin kerralla (mikä ei aina innosta). Ruoka valmistui kohtuullisessa ajassa (virtaustehokkuus), kohtuullisen edullisista raaka-aineista ja keittiö (infrastruktuuri) säilyi siistinä (5S). Sisäisessä auditoinnissa ei löytynyt olennaisia virheitä. Puutteena kuitenkin todettiin, että vaikka soppani oli tavoitteiden mukaista, se kaipaisi vaihtelua (palaute). Palautekeskustelussa hyvän viinin ääressä (johdon katselmus) tuotekehitysyksikköön (chef) päätettiinkin lähettää ohje tehdä seuraavalla kerralla vähän erilaista soppaa, mutta ei marseillelaista kalasoppaa eikä maitopohjaista, jota asiakas ei voi syödä. Resurssit sinällään ovat riittävät kalakeiton prosessointiin, kunhan ohjeita hiukan viilataan. Siten hyvästä saadaan vieläkin parempaa ja jatkuvan parantamisen kiertokulku (kaizen) jatkuu.

Taasko töppäys? Milloin meidän yrityksen möhläykset loppuvat? – Niiden täytyy loppua heti!

Lukijalle tiedoksi, että töppäykset saa lopetettua varsin pian sen jälkeen, kun yritysjohto on ensin tehnyt päätöksen ottaa asiat hallintaan. Kun järjestelmällisen toiminnan kehittäminen aloitetaan juuri nyt, yritys saa hyödyt nopeimmin. Tärkeää on ottaa laatu hallintaan sillä ajatuksella, että nyt poistamme poukkoilun meidän yrityksestä pysyvästi.

Miten se tapahtuu? Ottamalla käyttöön järjestelmä, jolla asiat hallitaan: laadunhallintajärjestelmä.

Laadunhallintajärjestelmän eli laatujärjestelmän rakentaa yritys itse omista strategisista lähtökohdistaan käyttäen kuitenkin kokeneiden ammattilaisten ohjausta ja parasta mahdollista teknologiaa.

Laatujärjestelmän rakentaminen ja käyttäminen tarkoittaa prosessien ja toimintojen

havainnointia
suunnittelua
määrittelyä
kuvaamista
ohjaamista ja varmistamista
seurantaa ja mittaamista
analysointia ja arviointia
jatkuvaa parantamista
Laatujärjestelmän toimivuus koetaan sekä yrityksen sisällä että eri sidosryhmien, erityisesti asiakkaiden taholla.

Laatujärjestelmän voi tietystä näkökulmasta katsoen rinnastaa koneeseen. Tarvitaan koneinvestointi, koneen huolto-ohjelma ja koneenkäyttäjien kouluttaminen. Konepäällikkö – yrityksen johtaja – tekee näitä koskevat päätökset.

Konepäällikkö määrää myös koneen käytön suuntaviivat, päämäärät ja tavoitteet. Yhtenä päämääränä on parantaa tulosta. Tämä alkaa siitä, että yritys parantaa oman toimintansa ja omien prosessiensa hallintaa, niitä keskeisiä arvoketjuja, jotka saavat aikaan yrityksen tuotteet ja palvelut.

Kyseessä ei ole mikä tahansa kone, vaan sellainen kone, joka uudistaa vuosimallinsa itse. Tämä on mahdollista laadunhallintaohjelmiston toimittajan – Resenin – sitoutuneen kehitystyön kautta. Lisäksi puolueeton ulkoinen tarkastaja katsastaa koneen toiminnan vaikkapa vuosittain.

Lähtökohtana laadunhallinnassa on johdon sitoutuminen.

Johdon sitoutuminen merkitsee sitä, että yrityksen johto panostaa laadunhallintajärjestelmään koko johtajuudellaan. Johtaja viestii asiasta henkilöstölle, näyttää esimerkkiä laadunhallintajärjestelmän käytössä ja valmentaa henkilöstönsä toimimaan samoin, tarvittaessa ammattilaisten tukemana.

Johdon sitoutumisen vaikutukset alkavat näkyä hyvin pian niin yrityksen sisällä kuin asiakasrajapinnoissa.

Näytöt vahvistuvat vuosittain jatkuvan parantamisen myötä.

Asian ydin on päästä alkuun ajoissa!

Kun tietokone otetaan käyttöön, on suositeltavaa luoda päivittäiseen käyttöön tarkoitettu tili ”tavalliseksi käyttäjäksi”. Tilille on määritetty rajoitetut käyttöoikeudet. Erikseen luodaan järjestelmänvalvojatili, jota käytetään tietokoneen hallitsemiseen ja ohjelmistojen asennukseen − ei siis päivittäiseen käyttöön.

Tämän menetelmän käyttäminen vähentää tietokoneen tartuntariskiä. Jos tietokonetta käytetään järjestelmänvalvojana, on myös mahdollisella haittaohjelmalla järjestelmänvalvojaoikeudet. Tietokoneen käyttäminen järjestelmänvalvojana päivittäisessä käytössä on aika yleinen turvallisuusriski esimerkiksi yksityiskäytössä olevissa koneissa ja niissä pk-yrityksissä, joissa ei ole omaa IT-asiantuntijaa tai osaamista. Osaltaan asia liittyy tietämättömyyteen.

Lisätietoa tilien luomisesta: https://support.microsoft.com/fi-fi/windows/k%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4tilien-hallinta-windowsissa-104dc19f-6430-4b49-6a2b-e4dbd1dcdf32

Salasana on avaimesi palveluun – tee siitä turvallinen

Käytätkö samaa salasanaa useammassa eri palvelussa?
Onko salasanasi alle 8 merkkiä pitkä?
Tunsitko piston? Olisiko tarvetta tehdä ryhtiliike?

Eri palveluissa pitää olla eri salasana. Lisäksi on tärkeää, että salasana on tarpeeksi vahva ja yksilöllinen. Se tarkoittaa siis pitkää salasanaa, jossa on isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita ja erikoismerkkejä. Nykyisten suositusten mukaan salasanan pituus on hyvä olla vähintään 12 merkkiä.

Jos palvelussa on käytössä kaksivaiheinen tunnistus, on se hyvä ottaa käyttöön.

Salasanaohjelmistot helpottavat työtä

Salasanaohjelmistojen ideana on, että käyttäjä luo yhden turvallisen ja vahvan salasanan ja sen taakse tallennetaan kaikki muut salasanat. Ohjelmiston voi integroida selaimeen, jolloin selain tunnistaa osoitteen perusteella, mitä salasanoja kirjautumissivulla on käytetty.

Jos käytettäviä järjestelmiä on useita, niin kannattaa käyttää salasanojen hallintaohjelmistoja. Ilmaisversioita ohjelmistoista on, mutta jo alle viidellä eurolla kuukaudessa saa hyvän ohjelmiston, joka helpottaa työtä ja kirjautumisia eri järjestelmiin.

Lisätietoa: https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/ajankohtaista/neuvoja-salasanan-hallintasovelluksen-kayttoonottoon