Miksi PK-yrityksen kannattaa sertifioitua?

PK-yrityksillä on usein rajalliset resurssit, ja tietoturvan sertifiointi saattaa vaikuttaa ylimääräiseltä kustannukselta. Kuitenkin tietoturvan sertifiointi tarjoaa merkittäviä etuja, jotka voivat auttaa yritystä kasvamaan ja menestymään. Ensinnäkin, tietoturvan sertifikaatti, kuten ISO 27001, on osoitus siitä, että yritys noudattaa kansainvälisiä standardeja tietosuojaan ja tietoturvaan liittyen. Tämä luo luottamusta asiakkaiden ja sidosryhmien keskuudessa.

Lisäksi tietoturvan sertifiointi voi parantaa yrityksen kilpailukykyä. Monet suuret yritykset ja julkiset organisaatiot vaativat yhteistyökumppaneiltaan tietoturvan sertifikaatteja. Ilman sellaista PK-yritys voi jäädä ilman merkittäviä liiketoimintamahdollisuuksia. Sertifiointi voi myös tehostaa sisäisiä prosesseja, vähentää tietoturvariskejä ja parantaa koko yrityksen tehokkuutta.

Fine Audit on erikoistunut tarjoamaan auditointi- ja sertifiointipalveluja erityisesti PK-sektorille. Meillä on laaja kokemus eri toimialoilta ja voimme tarjota kustannustehokkaita ratkaisuja, jotka tukevat yrityksesi tietoturvan kehittämistä.

Tietoturvan sertifioinnin prosessi

Tietoturvan sertifiointiprosessi voi vaikuttaa monimutkaiselta, mutta se on jaettu useisiin vaiheisiin, jotka tekevät siitä hallittavan. Sertifiointiprosessi alkaa yleensä esiauditoinnilla, jossa selvitetään yrityksen nykyinen tietoturvan taso ja tunnistetaan kehityskohteet. Tämä vaihe auttaa yritystä valmistautumaan varsinaiseen sertifiointiauditointiin.

Varsinaisen sertifiointiauditoinnin aikana arvioidaan, kuinka hyvin yritys täyttää valitun standardin, kuten ISO 27001:n vaatimukset. Auditoija käy läpi organisaation tietoturvakäytännöt ja -prosessit, arvioi niiden tehokkuuden ja antaa suosituksia parannuksista. Mikäli vaatimukset täyttyvät, myönnetään sertifikaatti, joka on voimassa kolme vuotta mutta vaatii vuosittaisia seurantaauditointeja.

Seurantaauditoinneilla varmistetaan, että yritys jatkaa kehitystään ja ylläpitää tietoturvastandardeja. Fine Audit tarjoaa tukea koko sertifiointiprosessin ajan ja auttaa yrityksiä navigoimaan erilaisten vaiheiden läpi sujuvasti ja tehokkaasti.

Sertifioinnin vaikutus liiketoimintaan

Tietoturvan sertifioinnilla on monenlaisia positiivisia vaikutuksia liiketoimintaan. Ensinnäkin se voi parantaa yrityksen mainetta ja lisätä luottamusta asiakkaiden ja sidosryhmien keskuudessa. Kun yrityksellä on tietoturvan sertifikaatti, se viestii, että yritys ottaa tietoturvan vakavasti ja on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa tietoja.

Lisäksi tietoturvan sertifiointi voi avata uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Monet yritykset ja julkiset organisaatiot edellyttävät yhteistyökumppaneiltaan tietoturvan sertifiointia, mikä tarkoittaa, että sertifioimattomat yritykset voivat jäädä näiden mahdollisuuksien ulkopuolelle. Sertifioinnin avulla yritys voi laajentaa asiakaskuntaansa ja parantaa kilpailukykyään.

Sertifiointi voi myös vähentää tietoturvariskejä ja säästää yrityksen resursseja pitkällä aikavälillä. Tietoturvahyökkäykset voivat aiheuttaa merkittäviä taloudellisia menetyksiä ja vahingoittaa yrityksen mainetta. Kun yritys on sertifioitu, se on paremmin varautunut estämään ja hallitsemaan näitä riskejä.

Yleiset haasteet ja ratkaisut

Monet PK-yritykset saattavat kohdata haasteita tietoturvan sertifiointiprosessissa, kuten resurssien puute, henkilöstön koulutustarpeet ja prosessin monimutkaisuus. Fine Audit on kehittänyt palvelukonseptin, joka auttaa yrityksiä voittamaan nämä haasteet kustannustehokkaasti ja tehokkaasti.

Resurssien puute voi olla merkittävä este monille PK-yrityksille. Tähän ongelmaan voimme tarjota ratkaisuja esimerkiksi tarjoamalla koulutusta ja konsultointia, joiden avulla yrityksen henkilöstö voi itse hallita osan auditointiprosessista. Tämä vähentää ulkopuolisen avun tarvetta ja säästää kustannuksia.

Henkilöstön koulutustarve on toinen yleinen haaste. Tarjoamme kattavia koulutusohjelmia, jotka auttavat henkilöstöä ymmärtämään ja toteuttamaan tietoturvastandardeja. Tämä varmistaa, että yrityksen prosessit ovat standardien mukaisia ja että henkilöstö osaa ylläpitää niitä itsenäisesti.

Lopuksi, prosessin monimutkaisuus voi olla pelottavaa. Me autamme yrityksiä navigoimaan sertifiointiprosessin eri vaiheissa ja tarjoamme tukea kaikissa vaiheissa, esiauditoinnista aina seurantaauditointeihin. Tavoitteemme on tehdä prosessista mahdollisimman sujuva ja stressitön.

Kun PK-yritys harkitsee tietoturvan sertifiointia, Fine Audit on valmis auttamaan. Meidän asiantunteva ja asiakaslähtöinen lähestymistapamme varmistaa, että sertifiointiprosessi on mahdollisimman tehokas ja hyödyllinen. Ota yhteyttä meihin ja selvitetään, kuinka voimme parhaiten palvella sinun yritystäsi.

Mitkä ovat sisäisen laatupäällikön tehtävät?

Sisäisen laatupäällikön rooli yrityksessä on keskeinen laadunhallinnan kannalta. Laatupäällikkö vastaa laadunvalvonnasta ja varmistaa, että yrityksen tuotteet ja palvelut täyttävät asetetut standardit. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi säännöllisiä tarkastuksia ja raportointia, jotta mahdolliset kehityskohteet tunnistetaan ajoissa.

Lisäksi sisäinen laatupäällikkö kehittää ja ylläpitää laatuprosesseja. Tämä sisältää prosessien arvioinnin ja parantamisen, jotta ne tukevat yrityksen strategisia tavoitteita. Käytännössä tämä voi tarkoittaa koulutustilaisuuksien järjestämistä työntekijöille tai uusien laatustandardien käyttöönottoa.

Miten ulkoistettu laatupäällikkö toimii?

Ulkoistettu laatupäällikkö tuo yritykseen ulkopuolista asiantuntemusta ja kokemusta, mikä voi olla erityisen hyödyllistä silloin, kun yrityksellä ei ole resursseja palkata omaa laatupäällikköä. Ulkoistettu laatupäällikkö integroituu yrityksen toimintaan saumattomasti, ja hän voi tarkastella yrityksen prosesseja objektiivisesti tuoden uusia näkökulmia laadunhallintaan.

Ulkoistamisen etuihin kuuluu myös kustannustehokkuus, sillä palvelu voidaan räätälöidä yrityksen tarpeen mukaan joko päivä- tai tuntiperusteisesti. Tämä joustavuus mahdollistaa yritykselle keskittymisen ydinliiketoimintaansa samalla, kun laadunhallinnan asiantuntija huolehtii prosessien tehokkuudesta ja jatkuvasta parantamisesta.

Kuinka valita oikea laatupäällikkö yritykselle?

Oikean laatupäällikön valinta riippuu pitkälti yrityksen tarpeista ja resursseista. On tärkeää arvioida, kuinka paljon aikaa ja resursseja yritys voi käyttää laadunhallintaan ja mikä on yrityksen strateginen suunta. Arvioinnissa kannattaa huomioida myös, onko tarve jatkuvalle läsnäololle vai riittääkö ulkopuolinen asiantuntija, joka tuo mukanaan uusia näkökulmia.

Kriteerejä, joita valinnassa kannattaa huomioida, ovat esimerkiksi laatupäällikön kokemus, asiantuntemus ja kyky mukautua yrityksen erityistarpeisiin. Myös kustannukset ja joustavuus ovat tärkeitä tekijöitä, kun mietitään, onko sisäinen vai ulkoistettu laatupäällikkö oikea ratkaisu.

Miten Reseni voi auttaa laatupäällikköpalveluissa?

Reseni tarjoaa kattavia laatupäällikköpalveluita, jotka räätälöidään yrityksen tarpeiden mukaan. Meidän asiantuntijamme toimivat tiiviissä yhteistyössä yrityksen kanssa varmistaen, että laadunhallinnan tavoitteet saavutetaan ja ylitetään. Reseni on ratkaisu, kun etsitään kumppania, joka tuo mukanaan kokemusta ja asiantuntemusta laadunhallinnan alalla.

Reseni tarjoaa joustavan hinnoittelun, joka voidaan toteuttaa päivä- tai tuntiperusteisesti asiakkaan tarpeiden mukaan. Palvelumme kattaa laadunhallintajärjestelmien kehittämisen, auditointien suorittamisen sekä koulutusten järjestämisen. Voit luottaa siihen, että Reseni on ratkaisu, joka auttaa yritystäsi menestymään modernin liiketoiminnan haasteissa.

ISO 14001 on kansainvälinen standardi, joka ohjaa yrityksiä kehittämään ja ylläpitämään toimivan ympäristöjohtamisjärjestelmän. Sertifikaatti auttaa organisaatioita hallitsemaan ympäristövaikutuksiaan systemaattisesti ja tehokkaasti. Ympäristöjohtaminen ISO 14001:n mukaisesti ei vain paranna yrityksen ympäristöimagoa, vaan myös vähentää kustannuksia ja riskejä, jotka liittyvät ympäristölainsäädännön noudattamiseen. Standardin jatkuva parantamisperiaate on arvokasta sekä liiketoiminnalle että yhteiskunnalle.

Vaiheet ISO 14001 -sertifikaatin hakemisessa

Sertifikaatin hakeminen voi tuntua aluksi monimutkaiselta, mutta prosessi voidaan jakaa useisiin selkeisiin vaiheisiin:

Nykytilanteen arviointi: Yritys analysoi ympäristövaikutuksensa ja tunnistaa kehityskohteet.

Ympäristöpolitiikan ja tavoitteiden määrittäminen: Luodaan selkeät toimintalinjaukset ja tavoitteet, joiden pohjalta ympäristöjohtamisjärjestelmä rakennetaan.

Järjestelmän kehittäminen ja implementointi: Dokumentoidaan ja otetaan käyttöön prosessit, jotka tukevat tavoitteiden saavuttamista. Tässä vaiheessa asiantuntijakumppanit, kuten Reseni, voivat tarjota arvokasta tukea.

Sisäinen auditointi: Tarkistetaan, että järjestelmä toimii suunnitellusti.

Ulkoinen auditointi: Sertifiointitaho arvioi järjestelmän toimivuuden. Onnistuneen auditoinnin jälkeen myönnetään ISO 14001 -sertifikaatti.

Reseni voi auttaa yrityksiä kaikissa näissä vaiheissa tarjoamalla koulutusta ja konsultointia prosessin sujuvoittamiseksi.

Ympäristöjohtamisjärjestelmän kehittäminen

ISO 14001 -sertifikaatin ytimessä on toimiva ympäristöjohtamisjärjestelmä. Järjestelmä auttaa yritystä tunnistamaan ja hallitsemaan ympäristöasioitaan, kuten energiankulutusta, jätteiden vähentämistä ja kierrätystä. Kehitystyö alkaa ympäristölainsäädännön vaatimusten ymmärtämisestä ja täyttämisestä, minkä jälkeen voidaan määritellä toimenpiteet ja vastuut tavoitteiden saavuttamiseksi.

Reseni tarjoaa ohjelmistoratkaisuja ja konsultointipalveluja, jotka helpottavat ympäristöjohtamisjärjestelmän kehittämistä ja jalkauttamista. Asiantuntijamme auttavat yrityksiä käyttämään teknologiaa tehokkaasti ympäristötavoitteiden saavuttamisessa.

Yleiset haasteet ja niiden voittaminen

ISO 14001 -sertifikaatin hakemiseen liittyy usein haasteita, kuten resurssien riittämättömyys, henkilöstön kouluttaminen ja muutosjohtaminen. Nämä haasteet voidaan kuitenkin voittaa systemaattisella suunnittelulla ja oikeilla työkaluilla. Reseni tukee yrityksiä tarjoamalla koulutusta ja konsultointia, jotka auttavat organisaatioita sopeutumaan uusiin vaatimuksiin.

Yhteistyö ja viestintä ovat keskeisiä tekijöitä onnistuneessa sertifiointiprosessissa. On tärkeää, että kaikki organisaation tasot ymmärtävät ympäristötavoitteiden merkityksen. Resenin koulutusohjelmat tarjoavat käytännön työkaluja ja esimerkkejä siitä, kuinka muut yritykset ovat onnistuneet sertifikaatin saavuttamisessa.

Hyödyt sertifikaatin saamisesta

ISO 14001 -sertifikaatti tarjoaa yritykselle monia etuja. Se parantaa yrityksen mainetta ja luotettavuutta asiakkaiden ja sidosryhmien silmissä. Sertifioinnin myötä yritys voi vähentää kustannuksia esimerkiksi energiansäästötoimenpiteiden avulla sekä parantaa riskienhallintaa. Ympäristöjohtaminen voi myös avata uusia markkinoita ja liiketoimintamahdollisuuksia, sillä vastuullinen toiminta on kasvava asiakasvaatimus.

Reseni on sitoutunut tukemaan yrityksiä näiden hyötyjen saavuttamisessa tarjoamalla kokonaisvaltaisia ohjelmistoja ja konsultointipalveluja. Meidän avullamme yrityksesi voi varmistaa, että se on valmis vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin ja hyödyntämään kaikki ISO 14001 -sertifikaatin tarjoamat mahdollisuudet.

Haluatko viedä yrityksesi ympäristöjohtamisen uudelle tasolle? Ota yhteyttä Reseniin ja anna meidän asiantuntijoidemme auttaa sinua kehittämään vastuullisempaa ja menestyksekkäämpää liiketoimintaa.

Kun selvitetään laatujärjestelmän hyötyjä, niin myyntipäällikkömme Janne Simola on mies paikallaan vastaamaan kinkkisiin kysymyksiin, joita laatujärjestelmän rakentaminen saattaa nostattaa.

Janne, aloitetaanpa siitä, että mikä laatujärjestelmä onkaan?

”Laatujärjestelmä on arjen työn kehittämisen väline, jonka olemassaolosta hyötyy yrityksen koko organisaatio. Laatujärjestelmän avulla asiat tehdään selkeiksi ja helpommaksi ymmärtää ja dokumentoida”.

Kuvaavana esimerkkinä Janne mainitsee yrityksen perustamisen. Ensin päässä pyörivät ajatukset siitä, miten yrityksen halutaan toimivan ja miten sen prosessit menevät. Kun asiat kirjoitetaan ylös, selkeytyy homma kummasti ja päästään ajatuksen tasolta konkretiaan. Näin toimii myös laatujärjestelmä – ikään kuin aukikirjoitettuna viitekehyksenä toiminnalle.

Kerrohan, miksi laatujärjestelmä ylipäätään kannattaa rakentaa?

”Jos otetaan ihan ensiksi talousaspekti, niin fakta on se, että laatujärjestelmä avaa ovia uusiin mahdollisuuksiin. Saatetaan päästä kiinni projekteihin, jotka eivät aiemmin olisi olleet mahdollisia tai löydetään kokonaan uusia asiakkuuksia. Samalla luodaan markkinoille luottamusta yrityksen toiminnasta. Hyvänä esimerkkinä mainittakoon asiakkaamme, joka nelinkertaisti liikevaihtonsa lyhyessä ajassa.”

”Laatujärjestelmän käytöllä on myös useita sisäisiä hyötyjä. Toimintaa selkeytyy ja muuttuu helpommin ymmärrettäväksi, kun asiat kuvataan auki. Kun osallistetaan henkilökunta yrityksen toiminnan kehittämiseen, tulee siitä koko organisaation juttu. Kuten tapaan sanoa: Jokainen työntekijä on oman työnsä laatupäällikkö.”

”Turvallisuus lisääntyy, kun on olemassa selkeät ohjeistukset toiminnalle. Jokaisen yrityksen tähtäimessä tulisi olla aktiivisen ja avoimen havaintokulttuurin Suomessa on usein ongelmana, etteivät työntekijät tiedä, mitä heiltä odotetaan ja mitä heidän vastuihinsa kuuluu. Laatujärjestelmä on ratkaisu tähän(kin) ongelmaan. Oikein tehtynä laatujärjestelmällä on siis vaikutusta yrityksen toiminnan moneen eri osa-alueeseen. Johdon sitoutuminen on ehdoton vaatimus, jotta järjestelmästä saadaan irti kaikki sen tarjoamat hyödyt.”

Laatujärjestelmä rakennettu – mitä sitten?

”Kun laatujärjestelmä on rakennettu, päästään itse asiaan eli arkisen työn kautta tehtävään toiminnan kehittämiseen. Sisäiset auditoinnit ovat tärkeä osa kehitystyötä – itse haluaisin kutsua näitä mieluummin sisäisen kehittämistarpeen arvioinneiksi.

Sisäisistä auditoinneista seuraava askel on johdon katselmus, jossa tarkastellaan auditoinnin tuloksia. Sen jälkeen voidaan tehdä sertifiointiauditointi. Hyväksytty auditointi poikii yritykselle sertifikaatin, joka toimii luottamuksenosoituksena yrityksen kumppaneille. Lopuksi haluaisin vielä muistuttaa – työhän ei tule koskaan täysin valmiiksi, vaan laatujärjestelmä elää yrityksen arjessa ja muuttuu yrityksen tarpeiden mukaan.”

Oli kyseessä sitten pieni tai iso yritys – tai mitä vain siltä väliltä, on tiedon hallinta tärkeässä osassa yrityksen arkea. Tietojen ja dokumenttien säilytyksessä tulee huomioida tietosuojan vaatimusten täyttyminen, mutta tärkeää on myös se, että tieto on helposti löydettävissä, talletettavissa ja päivitettävissä.

Reseni on tunnettu kehittämästään eSalkku-ohjelmistosta, joka on oiva työkalu vastaamaan myös tiedon hallinnan haasteisiin – monen muun näppärän ominaisuutensa lisäksi!

Ammattipätevyydet sekä koulutukset hallintaan ─ case Kuljetusliike O Malinen

Kuljetusliike O Malinen on kainuulainen puunkuljetusalan yritys, joka työllistää parikymmentä henkilöä. Raskaiden ajoneuvojen kuljettajilla tulee olla voimassa olevat ammattipätevyydet. Tarvittaessa kuljettajilla on oltava voimassa mm. hätäensiapukoulutukset sekä työturvallisuuskortit. Lisäksi kuljettajien on käytävä asiakaskohtaisia tehdasperehdytyksiä. Nämä perehdytykset on uusittava säännöllisesti. Sen sijaan, että kuljettajien tiedot olisivat hukkuneet tietokoneen lukuisiin eri tiedostoihin, ne on kerätty sujuvasti yhteen paikkaan: eSalkkuun, josta niitä on helppo seurata ja päivittää.

eSalkkuun työntekijälle voidaan myöntää näkyviin oman henkilökorttinsa, josta kuljettaja pääsee hallitsemaan omia koulutukssia ja tarkastamaan asetettuja pätevyysvaatimuksia. Ohjelmistoon voidaan asettaa pätevyysvaatimuksia myös työntekijäkohtaisesti hänen roolistaan riippuen – esimerkiksi Kuljetusliike O Malisella tulee korjaamohenkilökunnalla luonnollisesti olla tulityökortti käytynä.

Kun tiedot ja koulutukset on kertaalleen luotu henkilökortin taakse, alkaa järjestelmä automaattisesti seurata koulutusten voimassaoloja ja lähettää kerran kuussa työnantajalle raportin vanhenevista pätevyyksistä. Ilmoitukset koulutuksen vanhenemisesta voidaan asettaa haluttuun ajankohtaan – esimerkiksi 90 päivää tai 180 päivää – ennen koulutuksen vanhenemista. Itse kuljettajille järjestelmä lähettää ilmoituksen 90 päivää ennen vanhenemista. Näin asia saadaan ulkoistettua muistista ja homma helpottuu huomattavasti!

Koulutusten hallinnoija voi myös yhdellä kertaa syöttää saman koulutuksen kaikille työntekijälle, jos kaikki käyvät sen samaan aikaan. Näin säästetään rutkasti aikaa samalla kun pysytään ajan tasalla.

Perehdytysten seuranta

eSalkkuun voidaan tallentaa myös uusien henkilöiden perehdytykset ja niiden mahdolliset voimassaoloajat. Samalla nähdään, milloin perehdytys on tehty ja kenen toimesta. Lisäksi pystytään asettamaan henkilötietojen taakse esimerkiksi se, mitä tarvikkeita (avaimet, puhelin jne.) työntekijälle on luovutettu.

Työelämän hektisyys ja ainainen tietotulva kuormittavat työntekijöiden muistia. Kun tieto saadaan ulkoistettua ohjelmiston huolehdittavaksi, muuttuu työnteko heti vaivattomammaksi.

Kysy lisää eSalkusta Jannelta!

Janne Simola
044 988 4569
janne.simola@reseni.fi

Elämme tällä hetkellä melkoista aikaa. Aikaa, jossa epävarmuus ja turvattomuus ovat nousseet ikävän vahvasti esille. Viime vuosien aikana synkät otsikot ovat vallanneet uutisvirran. Sodat, ihmisten turvattomuuden tunteen kasvaminen, luonnonmullistukset, taloushuolet, energiahuolet… Listaa voisi jatkaa pitkäänkin.

Erityisen huolissaan voi olla myös Turun yliopiston ja Tyksin PET-keskuksen professori Lauri Nummenmaan ja Tampereen yliopiston psykologian professori Jari K. Hietasen vitutustutkimuksesta. Tutkimuksesta selviää, että suomalaisten yleisin vitutuksen aiheuttaja on toiset ihmiset. Mitä ihmettä? Mitä meille on tapahtumassa ajassa, jossa kommunikoinnin välineitä on enemmän kuin koskaan? Ajassa, jossa ihmisten välistä yhteyttä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta tarvitaan enemmän kuin ikinä aiemmin.

Toiseksi suurin vitutuksen aihe oli omaan itseen liittyvät asiat. Tämän voi jo paremmin ymmärtää, kun miettii, miten paljon em. huolet vaikuttavat ihmisten arkeen.

Mikä sitten neuvoksi?

Tässä ajassa tarvitaan yhteenkuuluvuuden tunnetta, empatiaa, kommunikointia ihmisten välillä, kärsivällisyyttä, työntekoa ja yhteen hiileen puhaltamista.

Yksi ratkaisu hyvinvoinnin luomiseen ovat yritykset, jotka tarjoavat ihmisille työtä ja toimeliaisuutta. Myös ne elävät jatkuvassa muutoksessa ja alati kasvavassa paineessa. Asiakkaat ovat vaativampia ja tarkempia esimerkiksi materiaalien ja tuotteiden laadun, toimitusaikojen ja työturvallisuuden suhteen. Vastuullista toimintaa perään kuulutetaan ja raportoinnin vaatimukset kasvavat. Laadunhallintaan on siis kiinnitettävä entistä enemmän huomiota, jotta yrityksen kilpailukykyä voidaan ylläpitää ja kehittää.

Laadunhallintajärjestelmän käyttöönottaminen ja sen sertifioiminen on hyvä tapa osoittaa markkinoille yrityksen halu kehittyä. Moni yritys tätä asiaa miettii, ja nyt olisi hyvä aika siirtää mietintä konkreettiseksi toiminnaksi.

Työtä, terveyttä ja turvallisuutta vuodelle 2024!

Whistleblower-direktiivin myötä vähintään 50 henkilöä työllistävän organisaatioiden tulee ottaa ilmoituskanava käyttöön 17.12.2023 mennessä. Direktiivi koskee sekä julkisen että yksityisen sektorin organisaatioita.

Direktiivin tarkoituksena on madaltaa kynnystä ilmoittaa organisaatioon kohdistuvista väärinkäytösepäilyistä tai rikkomuksista. Tämä mahdollistaa epäkohtien ja väärinkäytösten tehokkaan käsittelyn.

Ilmoituskanavan kautta ilmoitettavat väärinkäytökset voivat liittyä esimerkiksi:

Korruptio
Rahanpesu
Tuoteturvallisuus ja ympäristökysymykset
Työoikeuksien rikkominen (mukaan lukien ihmiskauppa)
Työpaikkakiusaaminen
Eriarvoistaminen
Seksuaalinen häirintä

Whistleblower sujuvasti käyttöön

Reseni on kesällä 2023 julkaissut eSalkkuun integroidun Whistleblower-ilmoituskanavan. Ilmoituskanavan voi ottaa käyttöön joko erillisenä tai integroida sen olemassa olevaan eSalkku-laadunhallintaohjelmistoon.

Järjestelmän käyttöönotto on tehty mallitekstien avulla helpoksi ja nopeaksi, mikä varmistaa sujuvan käyttöönoton organisaatiossasi.

Vastuullinen työympäristö

Whistleblower-direktiivin vaatimusten täyttäminen ei pelkästään varmista lakien ja määräysten noudattamista, vaan se myös luo avoimemman ja vastuullisemman työilmapiirin. Ilmoituskanavan avulla organisaatio voi nopeasti reagoida mahdollisiin väärinkäytöksiin ja varmistaa, että toimenpiteet toteutetaan asianmukaisesti.

eSalkkuun integroitu ilmoituskanava on suunniteltu tarjoamaan käyttäjille turvallinen ja luottamuksellinen tapa raportoida epäilyksistään. Järjestelmä tarjoaa myös mahdollisuuden seurata ilmoitusten käsittelyprosessia ja varmistaa, että ne käsitellään asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti.

Muistutamme organisaatioita varmistamaan, että Whistleblower-ilmoituskanava otetaan käyttöön ennen määräaikaa ja että henkilöstö on koulutettu sen asianmukaiseen käyttöön. Näin varmistetaan, että organisaatio on valmiina vastaamaan Whistleblower-direktiivin asettamiin vaatimuksiin ja edistämään avoimuutta ja vastuullisuutta organisaatiossa.

Havaintokulttuurilla tarkoitetaan yrityksen toimintatapaa, jossa työntekijät ovat aktiivisesti mukana havaintojen tekemisessä ja raportoinnissa. Havaintokulttuurin luominen ei aina ole helppoa, mutta toteutuessaan voi tuoda useita hyötyjä yritykselle. Tässä muutamia mainitaksemme:

Turvallisuus ykköseksi

Aktiivisella havainnoinnilla voidaan tunnistaa turvallisuusriskejä ja puutteita työympäristössä. Työntekijät havaitsevat mahdolliset vaaratilanteet ja ilmoittavat niistä, mikä auttaa ennaltaehkäisemään onnettomuuksia ja parantamaan työturvallisuutta.

Laatu huippuunsa

Työntekijöiden havaintojen ja palautteen kerääminen läpi yrityksen kaikkien toimintojen ja tuotteiden on tärkeää. Näin tunnistetaan mahdolliset laatuongelmat ja kehityskohteet. Työntekijöiden havainnot voivat tarjota arvokasta tietoa tuotteiden tai palveluiden kehittämiseksi ja asiakastyytyväisyyden lisäämiseksi.

Tehokkuutta kehiin

Havaintokulttuuri edistää jatkuvaa parantamista ja prosessien optimointia. Tällainen avoin tiedonvaihto ja yhteistyö auttavat löytämään tapoja toiminnan tehostamiseen ja parempien tuloksien saavuttamiseen.

Annetaan luovuuden kukkia

Havaintokulttuuri rohkaisee työntekijöitä jakamaan uusia ideoita, ratkaisuja ja innovaatioita. Työntekijät voivat havaita mahdollisuuksia tai kehittämistarpeita, joita yritys ei ole aiemmin huomannut. Tällainen avoin ilmapiiri edistää luovuutta ja auttaa yritystä pysymään kilpailukykyisenä alati kiristyvässä kilpailussa.

Osallistaminen ja oppiminen

Havaintokulttuuri lisää työntekijöiden osallistumista ja osallisuutta yrityksen toimintaan. Työntekijät tuntevat itsensä arvostetuiksi ja kuulluiksi, mikä lisää heidän sitoutumistaan ja motivaatiotaan. Tämä voi johtaa parempaan työilmapiiriin, vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta ja parantaa yleistä työhyvinvointia.

Havaintokulttuuri kannustaa oppimaan ja jakamaan tietoa organisaatiossa. Työntekijät oppivat toisiltaan havaintojen kautta ja voivat jakaa parhaita käytäntöjä ja uusia tapoja tehdä työtä tehokkaammin ja laadukkaammin. Näin parannetaan myös asiakastyytyväisyyttä.

Avoimen ja aktiivisen havaintokulttuurin hyödyt yritykselle ovat merkittävät ja kiistattomat. Tällaisen kulttuurin luominen yritykseen ei kuitenkaan tapahdu yhdessä yössä. Yritysjohdolta vaaditaan selkeää suunnitelmaa, säännöllistä tiedottamista ja palautetta henkilöstölle. Mitä haasteita tähän sitten liittyy? Niihin pureudumme tarkemmin seuraavassa blogissamme.

Tällä viikolla (viikko 39) vietetään Digiturvaviikkoa. Digi- ja väestötietoviraston teemana on ”Digirohkeus ei ole uhkarohkeutta”. Virasto järjestää maksuttomia ja avoimia webinaareja, joissa tarjotaan konkreettisia keinoja digiturvallisuuden parantamiseen meille kaikille. Ohjelmatiedot löytyy osoitteesta https://dvv.fi/digiturvaviikko/.

Tietoturvan kannalta on oleellista pitää huolta tietoturvasta niin koti-, etä- kuin työpisteelläkin. Isommissa yrityksissä on omat tietoturvan ammattilaiset pitämässä huolta tietoturvassa, mutta pienemmissä yrityksissä tämä jää usein jokaisen käyttäjän harteille.

Yksi tärkeä osa tietoturvaa on uhkien ja riskien tunnistaminen. Nämä asiat on hyvä käydä säännöllisesti henkilöstön kanssa läpi ja opastaa toimintaohjeet erilaisissa tilanteissa. Tässäkin asiassa vanha sanonta toimii: ”Kertaus on opintojen äiti”.

Tässä muutama muistutus tietoturvaa koskien:

Pidä laitteesi tietoturvapäivitykset ajan tasalla! Niin tietokone, tabletti kuin puhelinkin on syytä päivittää säännöllisesti. Muista päivittää myös ohjelmistojen päivitykset, eikä vain pelkkää käyttöjärjestelmää.

Ennen kuin klikkaat, Mieti! Yhä useammin saat epäilyttäviä sähköposteja, tekstiviestejä, pikaviestipalveluiden viestejä. Epäilyttävät viestit voivat sisältää liitteitä tai linkkejä haittaohjelmiin.

Älä käytä ilmaisia Wi-Fi yhteyksiä! Käytä aina oman laitteesi verkkoyhteyttä, kun liikut toimistosi ulkopuolella. Lisäksi suositeltavaa on, että asennat laitteeseen VPN ohjelmiston.

Vahva salasana! Muodosta järjestelmiisi vahva salasana. Eri salasana eri järjestelmiin. Salasanojen hallitsemiseen on saatavilla myös erilaisia salasanojen hallintaohjelmistoja.

Käytä kuulokkeita! On hyvä käyttää kuulokkeita etäpalavereissa. Näin palaverin keskustelut kuuluvat vain sinulle, eikä ympärillä oleville ihmisille.

Digiturvallista syksyä.

Tässä kymmenen askeleen opas!

Tunnista työprosessiin ja koneisiin liittyvät riskit pohtimalla eri skenaarioita, mikä voi mennä pieleen jos…

Arvioi riskin todennäköisyyttä – eli sitä, kuinka todennäköisesti riski realisoituu, jos luotetaan vain tuuriin.

Arvioi riskin merkittävyyttä ja vakavuutta – eli kuinka suuret ja kauaskantoiset seuraukset tapahtumalla voi olla?

Huomioi läheltä piti -tilanteet – ne ennakoivat tulevaa vahinkotapahtumaa. Ota opiksesi viimeistään tässä vaiheessa.

Kun riskejä on tunnistettu, pohdi ennaltaehkäisykeinoja ja kirjaa ne laatujärjestelmääsi toimintaohjeiksi.

Perehdytä ja kouluta ihmiset toimimaan siten, että riskin realisoitumisen mahdollisuus jää mahdollisimman pieneksi.

Selvitä vakuutusasiantuntijan kanssa, millaiset tunnistetut riskit ovat vakuutettavia riskejä. Pohtikaa vielä lisäksi, minkä osan riskistä yritys voi ja haluaa kantaa itse, minkä vakuuttaa. Selvittäkää myös yhdessä, mitä ehtoja vakuutus sisältää ja millaisia suojelutoimia tulee noudattaa.

Laadi jatkuvuussuunnitelma, eli pelikirja, kuinka toimitaan, jos vahinko kuitenkin tapahtuu. Miten pääsette mahdollisimman pian jaloillenne?

Jos päädytte vakuuttamaan tunnistettuja riskejä, ilmoita vakuutusyhtiöllesi ennaltaehkäisy- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelmasi. Näin vakuutusyhtiö kykenee laskemaan riskitason ja saat vakuutuksellesi oikeudenmukaisen hinnoittelun.

Seuraa tilannetta päivittäin ja viikoittain. Ovatko suunnitellut toimet riittäviä? Nouseeko henkilökunnalta kehittämisehdotuksia? Pysyvätkö kustannukset maltillisina? Noudatetaanko riskienhallintasuunnitelmaa?

Riskienhallinta ei ole projektiluonteista, vaan sen on oltava jatkuva prosessi

Se, että tuotannon aloitusvaiheessa tai juuri ennen on pidetty yksi tai muutama riskientunnistamis- ja arviointisessio, ei ole kovin varman päälle pelaamista. Miksi?

Riskien tunnistaminen koneista, olosuhteista, työprosesseista ja ihmisten toiminnasta on niin monitahoista, että on lähes mahdotonta kyetä tunnistamaan kaikki mahdolliset riskit kerralla. Monipuolinen riskien tunnistaminen ja arvioiminen vaatii myös moniammatillista osaamista.

Tieto lisääntyy aikaa myöden. Kun teette työtänne, opitte koko ajan lisää. Myös olosuhteet muuttuvat jatkuvasti.

Riskejä kannattaa opetella tunnistamaan joka päivä. Tuokaa tunnistamanne riskit esille palavereissanne tai perustakaa niille paikka, mihin niitä voi kirjata aina kun niitä huomataan. Tällaisen paikan voi perustaa vaikkapa eSalkkuun.

Laatikaa yritykseenne prosessi, kuinka arvioitte riskejä ja kuinka huomaatte, jos jokin riskienhallintakeinoista käy tehottomaksi.

Sekään ei riitä, jos vakuutukset on tehty kerran. Vakuutuksia täytyy myös ylläpitää, arvioida uudelleen ja päivittää. Muuten maksatte vakuutuksistanne turhaa.