Riskienhallinta on sitä, ettei luoteta tuuriin, vaan otetaan ohjat omiin käsiin joka päivä.

Minua pyydettiin kirjoittamaan blogiteksti siitä, miten laadunhallinta, riskienhallinta ja vakuutukset tuodaan yrityksen arkeen. Ajattelin lähestyä tätä aihetta skenaariolla, eli jossittelulla.

Konerikko keskeyttää tuotannon useiksi kuukausiksi

Otetaan esimerkkinä yritys, joka valmistaa tuotteita omassa konepajassaan. Voit kuitenkin miettiä skenaariota myös oman yrityksesi kannalta, vaikka et olisikaan puhtaasti tuotannollinen yrittäjä.

Yrityksen tuotannossa on käytössä kriittinen automaatiota hyödyntävä tuotantokone, jota ilman suurinta osaa tuotteista ei voida valmistaa ja toimittaa asiakkaille. Eräänä päivänä kone alkaakin tekemään virheellistä suoritusta tai sieltä hajoaa vaikkapa automaatioyksikkö. Tuotanto pysähtyy.

Pahimmassa tapauksessa tuotannon pysähtyminen vaarantaa asiakastoimitukset, ellei tuotteita ole riittävästi varastossa. Vian selvittely ottaa aikansa ja todetaankin, että koneesta rikkoutuneilla osilla on usean kuukauden toimitusaika. Jos yrityksellä ei ole riskienhallintakeinoja takataskussaan, taloudelliset vaikutukset voivat olla erittäin suuret.

Jos tuotantokone on vakuutettu asianmukaisesti sekä yrityksen toiminnan keskeytymisen varalle on otettu keskeytysvakuutus, on mahdollisuuksia saada vakuutuksesta jonkin verran taloudellisia tappioita tasaamaan.

Jos sen sijaan konerikon vian selvittelyssä huomataan, että koneen rikkoutuminen johtuu toiminta-asteen alenemisesta eli kulumisesta, konetta on käytetty väärään työstettävään materiaaliin tai konetta on käytetty muutoin virheellisesti, vakuutuskorvaukset voivat jäädä saamatta. Jos näin on päässyt käymään, se kielii usein siitä, että laadunhallinta ei ole yrityksessä riittävällä tasolla. Ihmisiä ei ole joko perehdytetty ja ohjeistettu koneen oikeaoppiseen käyttämiseen ja huoltamiseen tai ohjeistuksista ei piitata.

Vakuutusyhtiön suojeluohjeissa voi myös olla vaatimus, että koneelle suoritetaan aika ajoin ennaltaehkäiseviä huolto – ja kunnossapitotoimia ja että kriittisiksi tunnistettuja varaosia täytyy olla jopa omassa varastossa. Jos ilmenee, että suojeluohjeita ei ole noudatettu, korvausta voidaan alentaa tai ne voidaan evätä kokonaan.

Jatkuvuussuunnittelu on osa riskienhallintaa

Tuotantokoneen korjaaminen ei aiheuta sitä suurinta kustannusta tässä skenaariossa, vaikka siitäkin voi tietysti muodostua huomattava kulu yritykselle. Vaikutukset voivat olla paljon laajemmat!

Jos yritykseltä puuttuu jatkuvuussuunnitelma, niin tuotanto voi seisoa pitkään, tuotannon työntekijöitä voidaan joutua lomauttamaan. Ikävä seuraus olisi, jos työntekijät etsivät lomautuksen aikana uuden työnantajan.

Asiakkaatkin saattavat etsiä toisen toimittajan, jos huomaavat tämän tuottajan toimitusvarmuuden heikoksi. Tällöin ei pelkkä keskeytysvakuutuksesta saatava korvaus auta palauttamaan yrityksen liikevaihtoa raiteilleen.

Yrityksellä, jolla sen sijaan on suunnitelma, kuinka toimia vahingon sattumisen jälkeen, on parempi tilanne. Jos jatkuvuuden varmistamiseksi on olemassa varakone tai varamenetelmä, tai vaikkapa alihankkijakumppani, tuotantoa pystytään jatkamaan huomattavasti nopeammin ja vältetään asiakas- ja työntekijäkato. Keskeytysvakuutukseen voidaan lisätä myös ylimääräisten kulujen osuus, jotta kannattavuus säilyy tällaisissa tilanteissa.

Onneksi tällaisia worst case -skenaarioita ei realisoidu käytäntöön kovin usein, sillä yrityksissä on paljon osaamista ja ymmärrystä riskienhallinnasta. Mutta ikävä kyllä tällaisiakin tapauksia on.

Laadunhallinta, riskienhallinta ja vakuutukset

Laadunhallinta ja vakuutukset ovat osa riskienhallintaa.  Riskienhallinta on siis erittäin laaja käsite, kuten tässä jo totesimme.

Jotta voidaan puhua onnistuneesta riskienhallinnasta, eikä tuurilla seilaamisesta, niin tarvitaan paneutumista omiin toimintoihin. Siihen on kuitenkin saatavilla ammattilaisten apua – Reseni tarjoaa puitteet hyvän riskienhallinnan prosessin laatimiseen, dokumentoimiseen sekä ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Risk Link osaa auttaa vakuutettavien riskien tunnistamisessa ja vakuuttamisessa.