Mihin laatujärjestelmän ulkoinen auditointi johtaa?

Sertifikaattiinko? Usein kyllä.

Laatujärjestelmän eli toimintajärjestelmän ulkoisen auditoinnin taustalla voi olla yrityksen sisäinen tarve kehittää toimintaansa johtamisjärjestelmänsä / toimintajärjestelmänsä tukemana. Usein taustalla on kuitenkin asiakkaan vaatimus sertifioidusta laatujärjestelmästä. Vaatimukseen vastaaminen vaatii usein varsin paljon. Ei ole yhdentekevää, millaisten askelien kautta sertifikaattia tavoitellaan.

Laatujärjestelmän rakentaminen on aikaa vievä prosessi, johon tarvitaan jaksottaisesti toteutettu, tehokas ja osallistava koulutus. Oleellista sekä koulutus- että auditointivaiheessa on se, mikä on yrityksen asenne ja tahtotila. Haluaako yritys laatujärjestelmän vain siksi, että sitä vaaditaan, vai näkeekö se tässä mahdollisuuden parempaan.

Finlog Audit Oy on kehittänyt auditointiprosessia asiakashyödyt edellä siten, että asiakasorganisaatio pystyy sen avulla todella kehittämään toimintaansa. Finlog Audit Oy:n ulkoinen auditointi onkin monivaiheinen prosessi. Se alkaa auditointi- ja sertifiointisopimuksesta.

Seuraava vaihe on esiauditointi etänä, joka raportteineen antaa yritykselle mahdollisuuksia parantaa järjestelmäänsä, jopa täyttää mahdollisia aukkoja. Esiauditoinnissa tulee näkyviin myös se, onko yritys, kenties kouluttajan tukemana, osannut ottaa laatujärjestelmän ”omakseen”. Tämä tarkoittaa, että laatujärjestelmässä on parhaimmillaan runsaasti yrityksen omia asioita, jotka on yhdistetty vaatimusstandardien tarkoitukseen, rakenteeseen ja asiasisältöön. Myös laatujärjestelmän käyttö on toki tarvinnut ainakin aloittaa.

Esiauditointiraportin jälkeen yritykselle annetaan aikaa täydentää ja parantaa järjestelmäänsä. Erityisen tärkeää on, että yritys oppii viimeistään esiauditointivaiheessa käyttämään järjestelmäänsä.

Akkreditoimattomana laitoksena Finlog Audit Oy pystyy toteuttamaan konsultoivalla, opastavalla otteella toteutettuja auditointipalveluja ja antamaan yritykselle maksimaalisen hyödyn. Tähän sisältyy auditointisuunnitelman ja -ohjelman suunnittelu siten, että auditointi paikan päällä on tehokas.

Varsinainen sertifiointiauditointi ja myöhemmät seuranta-auditoinnit toteutuvat yrityksessä, paikan päällä. Myös nämä ovat paitsi tarkastavia, myös opastavia. Toisinaan asiakas – ulkoisen auditoinnin aloituskokouksessa – kertoo tämän saman asian omana toiveenaan esimerkiksi sanoin: ”Kerro meille ja kirjaa muistiin kaikki ne kohdat, joissa voisimme parantaa toimintaamme”.

Auditoija ottaa talteen kaikki ne havainnot, jotka hän on esiauditoinnissa ja muussa ennakkovalmistautumisessa saanut näkyvilleen. Auditoija on usein saanut ikään kuin tuntosarvet tehdäkseen työn siten, että se hyödyttää asiakasta.

Usein yrityksistä löytyy sellaisia vahvuuksia ja sellaista taitoa ja kokemusta asioiden käsittelyyn, jota ei kirjallisesta aineistosta tule esille. Nämä auditoija mielihyvin kirjaa muistiin ja keskeisimmät tulevat myös ulkoisen auditoinnin raporttiin.

Asiakasta hyödyttää, että ulkoisen auditoinnin raportissa kuvataan niin positiivisia havaintoja kuin myös mahdolliset poikkeamat. Poikkeamien korjaavien ja ennalta estävien toimenpiteiden tekemiselle eli poikkeamien sulkemiselle ja siitä raportoinnille annetaan määräaika.

Kehitysehdotuksia annetaan tukemaan laatujärjestelmän käyttöä jatkossa.

Mihin ulkoinen auditointi voi siis johtaa? Se voi johtaa

kehittämään prosesseja, parantamaan niiden vuorovaikutusta
tunnistamaan keskeiset asiat
täsmentämään vastuita ja valtuuksia
viestimään laatu-, ympäristö- ja TTT-politiikasta sidosryhmille
varaamaan aikaa ja ajatusta keskeisille asioille ja suunnittelulle
näkemään, mitkä dokumentit ovat hyödyllisimpiä
oppimaan käytännössä laatujärjestelmän keskeiset menettelytavat
tekemään havainnoista muistiinpanoja ja analysoimaan seurantatietoja
kokemaan suunnitelmallisten sisäisten auditointien vahvuudet ja hyödyt
koukuttumaan vuosittaisiin sisäisiin auditointeihin ja johdon katselmuksiin
innostumaan laatujärjestelmän käytöstä
vakiinnuttamaan laatujärjestelmän käytön kattamaan koko organisaation

Sertifiointi tapahtuu sertifiointikokouksessa sitten, kun mahdolliset poikkeamat on hyväksyttävästi suljettu ja siitä on raportoitu.

Ulkoinen auditointi johtaa siis myös sertifikaattiin, nykyisin jopa kullanhohtoiseen!