Sanotaan, että yritysten tulee investoida ja kehittää toimintojaan jatkuvasti, jotta yrityksellä on kyky menestyä ja matkata suotuisissa tuulissa. Hyvä suunnittelu on investointien kannalta tärkeää ja oikea ajoitus elintärkeää. Väärä tai väärin ajoitettu investointi on murskannut lukuisia yrityksiä.

Milloin sitten on oikea aika aloittaa yrityksen systemaattinen kehittäminen… Onko ajoituksella mitään väliä? Aloittaako heti vai ”kunhan tämä kiire hellittää…”

Kuinka moni yrittäjä tai yrityspäättäjä ajattelee jälkimmäistä vaihtoehtoa keskellä ”tulipalojen” sammuttelun tai kun taistellaan yrityksen olemassaolosta… varmasti moni.

Laatujärjestelmän käyttöönottaminen on yritykselle kannattava investointi kiireestä tai suhdanteista riippumatta

Laatuhallintajärjestelmä tarjoaa erinomaisen viitekehyksen ja työkalun yrityksen toiminnan kehittämiselle. Se luo systemaattisen, helposti seurattavan ja analysoitavan polun sille. Laatujärjestelmä ei sanana ehkä ”resonoi” kaikille yltiöpositiivisesti ja sillä voi olla jopa enemmän ”luotaantyöntävä” vaikutus. Parempi ehkä onkin puhua työkalusta yrityksen toiminnan jatkuvaan parantamiseen. Tässä työkalussa on kyse siitä, miten yritys voi ymmärtää omaa toimintaansa paremmin ja helpommin kehittää sitä sekä siitä, miten yritys voi entistä tehokkaammin vastata kovan kilpailun tuomiin haasteisiin. Silti tämä toiminnan laatua parantavan työkalun asema tuntuu aliarvostetulta, miksi näin?

Suomessa vaatimukset yritysten toiminnan laadun varmistamiseksi alkoivat voimallisemmin n. 25 vuotta sitten eli 1990 luvun puolenvälin paikkeilla. Suurteollisuuden yritykset olivat asiassa aktiivisia alihankinnan suuntaan. Tätä jatkui aina n. 2010 saakka. Asiassa koettiin jälkeenpäin suurtakin pettymystä. Suuri innostus kääntyi turhautumiseksi. Työkalu koettiin kankeaksi, byrokraattiseksi ja ajateltiin ettei näistä järjestelmistä ole mitään hyötyä, kun vaatimuksetkin järjestelmän olemassaolosta alkoivat hiipua. Mielestäni Suomessa asenneilmapiiri ei vieläkään ole kovin myönteinen tunnustamaan sitä tosiasiaa, miten järkeenkäyvästä ja hyödyllisestä työkalusta on kyse. Tarkoitan tässä nimenomaan yrityksen omaehtoista ja sisältä kumpuavaa tahtotilaa kehittää toimintaa. Viimeisen kahden vuoden aikana on toki ollut nähtävissä valoa tunnelin päässä, vaikka muuten elämme haastavia aikoja. Toteutuakseen kaikki hyvät asiat vaativat tekemistä ja sitoutumista. Tämän ei pitäisi olla ongelma. Kyseessähän on oman yrityksen toiminnan kehittämiseen annettava panos.

Mitä sitten laadunhallintajärjestelmän rakentamiseksi pitää tehdä?

Kuvataan nykyinen toiminta ja prosessit, peilataan sitä standardia vasten, säilytetään hyvät asiat sekä poistetaan turha ja hukkaa aiheuttava toiminta. Otetaan käyttöön muutama päivittäistä työtä helpottava käytänne, terävöitetään ja sisäistetään toimintojen vastuut ja valtuudet, parannetaan viestintää niin ulkoisesti kuin sisäisesti ja otetaan henkilöstö mukaan eli antamaan oman panoksensa yrityksen kehittämiseksi, esim. rakentamaan yrityksen havainnointikulttuuria. Potentiaalia löytyy varmasti. Onhan jokainen työntekijä oman työnsä laatupäällikkö.

Kuulostaa työläältä ja työtä se toki vaatiikin sekä sitoutumista että avoimuutta. Olen huomannut suuren eron asiakkaiden ajatuksissa ennen sopimuksen tekoa ja työn tekemisen jälkeen. Asiakaspalautteiden perusteella mieleen asiakkaiden vaikuttavimmista oivalluksista ovat jääneet ”Eihän tämä ollutkaan niin vaikeaa kuin luulimme”, ”Tietysti nämä asiat piti kuvata”, ”miksi tätä ei ole tehty aikaisemmin”, eikä sovi unohtaa työhyvinvointiin ja talouden kohenemiseen liittyviä huomioita. Listaa voisi siis jatkaa pidempäänkin.

Oikea aika aloittaa systemaattinen yrityksen kehittäminen on siis heti, eikä sitä tulisi jättää minkään varjon alle.

”Miten laadunhallintajärjestelmä hyödyttää yritystämme?”

Kun kaikki yrityksen prosessit on kuvattu ja oleelliset toimintaohjeet laadittu organisaation toimintaa on helpompi kehittää järjestelmällisesti. Mahdolliset riskitekijät tai turhat kustannukset ovat helposti tunnistettavissa eli kehitystoimet voidaan kohdentaa oikeisiin paikkoihin. Resurssit saadaan siis tehokkaampaan käyttöön. Tämän työkalun avulla voidaan edistää luottamusta omaan toimintaan. Yhä tärkeämpää yrityksille on kyetä kuvaamaan toimintaansa monipuolisesti ja tarkasti eri sidosryhmille. Jatkuvan parantamisen avulla yritys toimii tehokkaammin, turvallisemmin ja tuottavammin.

Aika monta hyvää syytä tarttua toimeen heti vai mitä?