Oli kyseessä sitten pieni tai iso yritys – tai mitä vain siltä väliltä, on tiedon hallinta tärkeässä osassa yrityksen arkea. Tietojen ja dokumenttien säilytyksessä tulee huomioida tietosuojan vaatimusten täyttyminen, mutta tärkeää on myös se, että tieto on helposti löydettävissä, talletettavissa ja päivitettävissä.

Reseni on tunnettu kehittämästään eSalkku-ohjelmistosta, joka on oiva työkalu vastaamaan myös tiedon hallinnan haasteisiin – monen muun näppärän ominaisuutensa lisäksi!

Ammattipätevyydet sekä koulutukset hallintaan ─ case Kuljetusliike O Malinen

Kuljetusliike O Malinen on kainuulainen puunkuljetusalan yritys, joka työllistää parikymmentä henkilöä. Raskaiden ajoneuvojen kuljettajilla tulee olla voimassa olevat ammattipätevyydet. Tarvittaessa kuljettajilla on oltava voimassa mm. hätäensiapukoulutukset sekä työturvallisuuskortit. Lisäksi kuljettajien on käytävä asiakaskohtaisia tehdasperehdytyksiä. Nämä perehdytykset on uusittava säännöllisesti. Sen sijaan, että kuljettajien tiedot olisivat hukkuneet tietokoneen lukuisiin eri tiedostoihin, ne on kerätty sujuvasti yhteen paikkaan: eSalkkuun, josta niitä on helppo seurata ja päivittää.

eSalkkuun työntekijälle voidaan myöntää näkyviin oman henkilökorttinsa, josta kuljettaja pääsee hallitsemaan omia koulutukssia ja tarkastamaan asetettuja pätevyysvaatimuksia. Ohjelmistoon voidaan asettaa pätevyysvaatimuksia myös työntekijäkohtaisesti hänen roolistaan riippuen – esimerkiksi Kuljetusliike O Malisella tulee korjaamohenkilökunnalla luonnollisesti olla tulityökortti käytynä.

Kun tiedot ja koulutukset on kertaalleen luotu henkilökortin taakse, alkaa järjestelmä automaattisesti seurata koulutusten voimassaoloja ja lähettää kerran kuussa työnantajalle raportin vanhenevista pätevyyksistä. Ilmoitukset koulutuksen vanhenemisesta voidaan asettaa haluttuun ajankohtaan – esimerkiksi 90 päivää tai 180 päivää – ennen koulutuksen vanhenemista. Itse kuljettajille järjestelmä lähettää ilmoituksen 90 päivää ennen vanhenemista. Näin asia saadaan ulkoistettua muistista ja homma helpottuu huomattavasti!

Koulutusten hallinnoija voi myös yhdellä kertaa syöttää saman koulutuksen kaikille työntekijälle, jos kaikki käyvät sen samaan aikaan. Näin säästetään rutkasti aikaa samalla kun pysytään ajan tasalla.

Perehdytysten seuranta

eSalkkuun voidaan tallentaa myös uusien henkilöiden perehdytykset ja niiden mahdolliset voimassaoloajat. Samalla nähdään, milloin perehdytys on tehty ja kenen toimesta. Lisäksi pystytään asettamaan henkilötietojen taakse esimerkiksi se, mitä tarvikkeita (avaimet, puhelin jne.) työntekijälle on luovutettu.

Työelämän hektisyys ja ainainen tietotulva kuormittavat työntekijöiden muistia. Kun tieto saadaan ulkoistettua ohjelmiston huolehdittavaksi, muuttuu työnteko heti vaivattomammaksi.

Kysy lisää eSalkusta Jannelta!

Janne Simola
044 988 4569
janne.simola@reseni.fi