Toimistovastaava Helena Keränen on yksi Reseni pitkäaikaisimmista työntekijöistä. Tänä vuonna hänelle tulee yrityksessä 23 vuotta täyteen.

”Lauantaina valmistuin merkonomiksi ja maanantaina aloitin työt”, kertaa Helena työuransa nopeaa aloitusta. Hän on alusta saakka tehnyt toimistotöitä. Useimmat Reseni sekä QTeam-verkoston asiakkaat ovat Helenan kanssa yhteydessä jossakin vaiheessa, sillä hänen tehtäväkenttänsä on laaja. Helena hoitaa osto- ja myyntireskontraa, asiakastietokantojen ylläpitoa, puhelinvaihdetta sekä on vastuussa toimisto- ja asiakaspalvelutehtävistä. ”Mielestäni työnkuvani on monipuolinen − ei tässä ainakaan tylsistymään pääse! Aamulla töihin mennessä ei aina tiedä, mitä päivä tuo tullessaan”, Helena sanoo.

Helena on luonteeltaan järjestelmällinen ja tykkää siitä, että asiat ovat järjestyksessä. ”Työssäni vaaditaan tarkkuutta. On paljon muistettavia ja seurattavia asioita.” Helena vinkkaa, että kannattaa hyödyntää kalenteria, post-it -lappuja ja exceliä. Näin pysyy asioista parhaiten kärryillä. ”Luonnollisesti ohjelmistojen kehittyminen on helpottanut töitä esimerkiksi taloushallinnon puolella. Tulosteita ei tarvita entiseen verrattuna kuin murto-osa.”

Mitä työkaverit sanovat Helenasta?

”Helena on toimiston sielu ja hänen tekemisensä tehokkuus hakee vertaistaan.” Eräs työkaveri sanoo: ”Jos perustaisin yrityksen, niin ottaisin Helenan heti töihin. Jos on jokin sopimusasia, soitan ensimmäisenä Helenalle ja tarkistan häneltä. Hän osaa olla jopa piinallisen tarkka.”

Ohjelmistot helpottaneet työtehtävien hoitoa

Kuun vaihde on toimistovastaavalle kiireisintä aikaa, kun on monia hoidettavia asioita. eSalkkua Helena hyödyntää dokumenttien hallinnassa. Myös toiselle Reseni kehittämälle ohjelmistolle eTosSulle löytyy päivittäin käyttöä. ”Siellä tositteet ovat sähköisessä muodossa, eikä niitä tarvitse enää tulostaa. Kirjaan myös suoritteet suoraan eTosSuun sitä mukaan, kun niitä tulee. ”Lisäksi Reseni ohjelmisto Tiedostoturva on merkittävässä osassa työtäni. Kätevää on, kun samat tiedot näkyvät tarvittaessa myös kotitoimistolla etänä työskenneltäessä.”

Entä miten laadun kehittäminen näkyy laadunkehittämispalveluita tarjoavassa organisaatiossa? ”Keräämme ahkerasti asiakaspalautteita aina, kun on koulutuksia ja auditointia. Hoidamme kyselyjen lähettämisen ja yhteenvetojen koostamisen kysely- ja raportointityökalulla – on tärkeää, että seurannasta tehdään helppoa. Jos kehittämistä ilmenee, tartumme heti asiaan”, Helena kertoo.

Vapaa-ajallaan Helena lenkkeilee koiran kanssa ja tekee käsitöitä. Kesällä luvassa on mökkeilyä Hyrynsalmella, josta Helena on alun perin kotoisin. ”Työssä auttaa jaksamaan mukava työyhteisömme ja hyvät yhteistyökumppanit. Se on työssä viihtymisen kannalta kaiken aa ja oo”.