Kysymys 1

Onko sopimuksessa määritelty täsmällisesti, mitä palveluun kuuluu?

Selviääkö sopimuksesta yksiselitteisesti:

• mitä tavaroita tai materiaaleja kuljetetaan
• millä alueella kuljetuksia tehdään
• millaisella kalustolla palvelu toteutetaan
• mitä aikatauluja ja laatutasoa kuljetuksilta edellytetään
• mitkä tehtävät kuuluvat kuljetusliikkeelle ja mitkä tilaajalle

Pelkkä maininta ”kuljetuspalveluiden tuottamisesta” jättää usein liikaa tulkinnanvaraa. Sopimuksen pitäisi vastata kuljetusten todellista toteutustapaa.

Kysymys 2

Onko kuljetusvahinkojen ja viivästysten vastuunjako selkeä?

Onko sopimuksessa sovittu, miten toimitaan, jos:

• lähetys vahingoittuu tai katoaa
• kuljetus viivästyy
• tavara luovutetaan väärään paikkaan
• toimitus keskeytyy
• kuljetuksesta aiheutuu vahinkoa asiakkaalle tai kolmannelle osapuolelle

Sopimuksessa kannattaa huomioida soveltuva kuljetuslainsäädäntö sekä määritellä selkeästi vahingoista ilmoittaminen, niiden selvittäminen ja vastuunjako. Suomessa tavaran tiekuljetuksia koskevia vastuita säännellään muun muassa tiekuljetussopimuslaissa.

Kysymys 3

Onko kuljetusliikkeeltä vaadittavat luvat ja hyväksynnät määritelty?

Kertooko sopimus, mitä lupia, rekisteröintejä ja pätevyyksiä kuljetusliikkeellä sekä sen henkilöstöllä täytyy olla? Onko samalla sovittu:

• miten lupien voimassaolo osoitetaan
• kuka niiden voimassaoloa seuraa
• kuinka usein tiedot tarkistetaan
• mitä tapahtuu, jos lupa tai pätevyys päättyy kesken sopimuskauden

Ammattimainen tavarankuljetus voi toiminnan ja käytettävän kaluston mukaan edellyttää tavaraliikennelupaa tai kevyttä tavaraliikennelupaa.

Kysymys 4

Onko tilaajavastuuseen liittyvien selvitysten käsittely sovittu?

Onko sopimuksessa määritelty:

• mitä tilaajavastuuselvityksiä sopimuskumppanilta vaaditaan
• milloin selvitykset tarkistetaan
• kuka tarkistamisesta vastaa
• missä tiedot säilytetään
• miten toimitaan, jos selvitys puuttuu tai siinä havaitaan ongelmia

Tilaajan selvitysvelvollisuus voi syntyä myös suulliseen alihankintasopimukseen perustuvassa yhteistyössä, kun lain soveltamisedellytykset täyttyvät. Tarvittaviin selvityksiin kuuluu muun muassa tietoja sopimuskumppanin rekisterimerkinnöistä.

Kysymys 5

Onko edelleen alihankkijoiden käyttäminen hallinnassa?

Saako kuljetusliike siirtää kuljetuksen kokonaan tai osittain toiselle yritykselle? Jos saa, onko sopimuksessa määritelty:

• tarvitaanko tilaajan ennakkohyväksyntä
• mitä vaatimuksia edelleen alihankkijan pitää täyttää
• kuka tarkistaa sen luvat, vakuutukset ja tilaajavastuutiedot
• vastaako alkuperäinen sopimuskumppani edelleen alihankkijansa toiminnasta
• kuinka pitkälle alihankintaketju voi jatkua

Tilaajayrityksen pitäisi tietää, kuka sen tuotteita todellisuudessa kuljettaa ja millä ehdoilla.

Kysymys 6

Onko kalustoa ja henkilöstöä koskevat vaatimukset kirjattu?

Onko sopimuksessa sovittu riittävän selkeästi:

• kaluston kunnosta, soveltuvuudesta ja puhtaudesta
• huoltojen ja tarkastusten toteuttamisesta
• kuljettajien osaamisesta ja perehdytyksestä
• työvaatetuksesta ja henkilönsuojaimista
• asiakkaan alueella noudatettavista turvallisuusohjeista
• henkilöstön vaihtumisesta ilmoittamisesta

Sopimuksen pitäisi vastata niitä olosuhteita, joissa kuljetuksia käytännössä tehdään. Vaatimukset voivat olla erilaiset esimerkiksi tehtaalla, työmaalla, varastossa tai kuluttaja-asiakkaan luona.

Kysymys 7

Onko erityiskuljetusten vaatimukset huomioitu?

Kuljetetaanko toiminnassanne esimerkiksi:

• vaarallisia aineita
• jätteitä
• elintarvikkeita
• lämpötilasäädeltyjä tuotteita
• arvokkaita tuotteita
• lääkkeitä
• helposti vahingoittuvia tuotteita

Onko sopimuksessa määritelty näitä kuljetuksia koskevat luvat, pätevyydet, kalustovaatimukset, dokumentointi ja toimintatavat?

Vaarallisten aineiden tiekuljetuksissa kuljettajalta voidaan aineen, määrän ja ajoneuvon mukaan edellyttää ADR-ajolupaa.

Kysymys 8

Onko henkilötietojen käsittelystä sovittu?

Kuljetusten yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi:

• vastaanottajien nimiä, osoitteita ja puhelinnumeroita
• kuljettajien henkilötietoja
• toimitusohjeita ja sijaintitietoja
• allekirjoituksia tai valokuvia
• asiakkaiden tilaustietoja

Onko sopimuksessa määritelty, mitä henkilötietoja käsitellään, mihin tarkoitukseen niitä saa käyttää, kuinka tiedot suojataan ja säilytetään, saako tietoja luovuttaa edelleen alihankkijalle, miten tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan ja mitä tiedoille tapahtuu yhteistyön päättyessä?

Henkilötietojen käsittely edellyttää aina laillista käsittelyperustetta. Kun palveluntuottaja käsittelee henkilötietoja tilaajan puolesta, käsittelystä on määriteltävä sopimuksella tai muulla oikeudellisella asiakirjalla.

Kysymys 9

Onko vakuutusten vähimmäistaso määritelty?

Onko sopimuksessa sovittu:

• mitä vakuutuksia kuljetusliikkeellä pitää olla
• kuinka suuria vakuutusturvien pitää olla
• pitääkö vakuutustodistukset toimittaa tilaajalle
• kuinka usein vakuutusten voimassaolo tarkistetaan
• mitä tapahtuu, jos vakuutusturva päättyy tai osoittautuu riittämättömäksi

Pelkkä vaatimus siitä, että yrityksellä on ”asianmukaiset vakuutukset”, voi jättää epäselväksi, mitä vakuutuksia ja vakuutustasoja osapuolet ovat tarkoittaneet.

Kysymys 10

Onko poikkeama-, reklamaatio- ja vahinkotilanteista sovittu?

Tietävätkö molemmat osapuolet, miten toimitaan, kun jotakin tapahtuu? Sopimuksessa olisi hyvä määritellä:

• kenelle poikkeamasta ilmoitetaan ja kuinka nopeasti
• mitä tietoja ilmoituksen pitää sisältää
• miten vahingot dokumentoidaan
• kuka osallistuu tapahtuman selvittämiseen
• milloin vaaditaan korjaavia toimenpiteitä
• miten toistuvat poikkeamat vaikuttavat yhteistyöhön

Poikkeamien käsittely ei saisi perustua siihen, että toimintatapaa ryhdytään miettimään vasta kiireisessä vahinkotilanteessa.

Kysymys 11

Suojaako sopimus yrityksenne tiedot, asiakkaat ja maineen?

Onko sopimuksessa huomioitu:

• liikesalaisuuksien ja luottamuksellisten tietojen käsittely
• asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tietojen suojaaminen
• yrityksen nimen, logon ja tunnusten käyttäminen
• kuvien ottaminen asiakkaiden tai tilaajan tiloissa
• yritystä tai kuljetuksia koskevat julkaisut sosiaalisessa mediassa
• tietojen luovuttaminen ulkopuolisille
• salassapitovelvollisuuden jatkuminen sopimuksen päättymisen jälkeen

Kuljettaja voi päästä työssään käsiksi tietoihin ja paikkoihin, jotka ovat tilaajayritykselle tai sen asiakkaalle liiketoiminnan kannalta tärkeitä.

Kysymys 12

Onko hinnoittelun muuttamisesta ja sopimuksen päättämisestä sovittu?

Onko sopimuksessa selkeä menettely esimerkiksi seuraaviin tilanteisiin:

• polttoaineen tai muiden kustannusten muutos
• kuljetusmäärien olennainen muuttuminen
• lisätöiden ja odotusajan laskuttaminen
• hinnantarkistusten aikataulu
• laskujen hyväksyminen ja riitauttaminen
• sopimuksen irtisanominen tai välitön purkaminen
• toiminnan tai sopimuksen siirtäminen toiselle yritykselle
• keskeneräisten kuljetusten hoitaminen yhteistyön päättyessä

Hyvä sopimus auttaa päättämään yhteistyön hallitusti, jos yhteistyölle ei enää ole edellytyksiä.