Puutteellinen logistiikan sopimusturva aiheuttaa yrityksellesi konkreettisia riskejä: vastuukysymykset jäävät auki, alihankintaketjun vaatimukset eivät siirry eteenpäin ja poikkeamatilanteessa kukaan ei tiedä, kuka vastaa mistäkin. Kun sopimukset eivät vastaa tämän päivän toimintaa, pienetkin ongelmat voivat kasvaa kalliiksi erimielisyyksiksi tai asiakassuhteiden karikoiksi. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka jokaisen logistiikka-alan yrityksen kannattaa pysähtyä miettimään.

Mitä vahinkoja sopimuspuutteet voivat aiheuttaa logistiikkayritykselle?

Sopimuspuutteet voivat aiheuttaa logistiikkayritykselle taloudellisia tappioita, asiakassuhteiden heikkenemistä ja epäselvyyksiä vastuunjaossa silloin, kun jokin menee pieleen. Kun pelisäännöt eivät ole kirjattuina, yritys joutuu selvittämään kiireessä asioita, jotka olisi voitu sopia etukäteen rauhassa.

Käytännössä vahingot syntyvät usein tilanteissa, joissa kuljetusliike käyttää omia alihankkijoitaan ilman selkeitä kirjattuja vaatimuksia. Jos tällöin tapahtuu vahinko, ympäristöpoikkeama tai tietoturvaloukkaus, kukaan ei välttämättä tiedä, kuka on vastuussa ja miten asiasta pitää ilmoittaa. Asiakas ei yleensä erottele, tapahtuiko virhe sinun henkilöstösi vai alihankkijan toimesta. Hän odottaa sovittua palvelua.

Sopimuspuutteet voivat konkreettisesti tarkoittaa esimerkiksi:

• Vahingonkorvausvastuun jäämistä epäselväksi
• Vakuutusten tai lupien puuttumista alihankkijalta ilman, että se on tullut kenenkään tietoon
• Asiakasvaatimusten siirtymättä jäämistä koko palveluketjuun
• Poikkeamien käsittelyn hidastumista, kun toimintatavat eivät ole selvät
• Luottamuksen menettämistä asiakkaan silmissä

Pahimmillaan sopimuspuutteet voivat johtaa siihen, että yritys kantaa vastuun toiminnasta, johon sillä ei ole ollut tosiasiallista vaikutusmahdollisuutta. Hyvällä sopimusturvalla tämä riski on hallittavissa.

Mitkä sopimusehdot aiheuttavat eniten ongelmia logistiikassa?

Logistiikassa eniten ongelmia aiheuttavat sopimusehdot, jotka koskevat vastuunjakoa vahinkotilanteissa, edelleen alihankintaa, turvallisuus- ja ympäristövaatimuksia sekä tietosuojaa. Nämä ovat alueita, joita ei aina ajatella sopimusta tehtäessä, mutta jotka nousevat esiin juuri silloin, kun tilanne on jo kriittinen.

Edelleen alihankinta ja vaatimusketju

Yksi yleisimmistä ongelmakohdista on edelleen alihankinta. Sopimuksessa ei ole välttämättä sovittu, saako kuljetusliike antaa työn eteenpäin toiselle yritykselle, tarvitaanko siihen tilaajan hyväksyntä tai mitä vaatimuksia edelleen alihankkijalle asetetaan. Vaatimusketjun pitäisi jatkua sinne asti, missä työ todellisuudessa tehdään.

Turvallisuus, ympäristö ja tietosuoja

Toinen merkittävä ongelma-alue on turvallisuus-, ympäristö- ja tietosuojavaatimusten kirjaaminen. Asiakkaiden odotukset näiden suhteen kasvavat jatkuvasti, mutta sopimukset eivät aina pysy kehityksen mukana. Jos sopimuksessa ei ole sovittu, miten perehdytys hoidetaan, miten vaaratilanteista ilmoitetaan tai miten tietoja käsitellään, jokainen osapuoli toimii omien oletustensa mukaan. Ja oletukset harvoin täsmäävät.

Myös vahingonkorvausvastuun rajaukset ja vakuutusvaatimukset jäävät logistiikkasopimuksissa usein liian yleiselle tasolle. Kun vahinkotilanteessa pitäisi tietää tarkasti, kuka korvaa ja kuinka paljon, epämääräinen kirjaus ei riitä.

Kuka on vastuussa, kun logistiikkaketjussa tapahtuu virhe?

Kun logistiikkaketjussa tapahtuu virhe, vastuu on lähtökohtaisesti sillä yrityksellä, joka on tehnyt sopimuksen asiakkaan kanssa. Asiakkaan näkökulmasta ei ratkaise, kuka työn käytännössä teki. Hän odottaa, että sovittu palvelu toteutuu, ja osoittaa reklamaationsa sopimuskumppanilleen.

Tämä tarkoittaa, että sinun yrityksesi voi kantaa vastuun virheestä, jonka on tehnyt alihankkijasi tai jopa alihankkijasi alihankkija. Juuri tästä syystä on tärkeää tietää, kuka asiakkaan työn lopulta tekee ja millä vaatimuksilla.

Vastuukysymykset selkeytyvät, kun sopimuksessa on sovittu ainakin seuraavista:

• Saako edelleen alihankintaa käyttää ja millä ehdoilla
• Mitä lupia, vakuutuksia ja pätevyyksiä alihankkijalta edellytetään
• Kuka vastaa alihankkijan toiminnasta tilaajan suuntaan
• Miten vahingosta ilmoitetaan ja miten vastuut määräytyvät

Hyvä sopimus ei poista kaikkia riskejä, mutta se tekee vastuunjaosta selkeän. Silloin poikkeamatilanteessa ei tarvitse alkaa selvittää, mitä alun perin sovittiin.

Miten puutteellinen sopimusturva vaikuttaa logistiikan laadunhallintaan?

Puutteellinen sopimusturva heikentää logistiikan laadunhallintaa suoraan, koska sopimus on laadunhallinnan perusta. Jos sopimuksessa ei ole määritelty, mitä palvelulta odotetaan, miten poikkeamat käsitellään tai miten toimintaa seurataan, laadunhallinta jää käytännössä oletustenvaraiseksi.

Laadunhallinta tarkoittaa arjessa sitä, että tiedät, mitä alihankkijaltasi vaaditaan, ja pystyt myös varmistamaan, että se toteutuu. Jos sopimuksessa edellytetään tiettyjä vakuutuksia, pätevyyksiä tai turvallisuuskäytäntöjä, yrityksellä pitää olla myös tapa tarkistaa ja seurata niitä. Muuten sopimus on vain allekirjoitettu paperi, joka ei ohjaa päivittäistä toimintaa.

Asiakkaat odottavat yhä useammin, että samat vaatimukset toteutuvat koko palveluketjussa. Ei riitä, että oman toimintasi laatu on kunnossa. Pitää pystyä osoittamaan, että myös alihankkijat toimivat sovitulla tavalla. Tämä on tuttua esimerkiksi ISO-johtamisjärjestelmistä, mutta kyse ei ole vain sertifioitujen yritysten asiasta. Se on yhä useammin osa asiakkaiden normaaleja odotuksia.

Hyvä sopimus antaa laadunhallinnalle perustan, jonka ympärille voidaan rakentaa selkeä toimintamalli: miten uudet alihankkijat hyväksytään, miten dokumentteja tarkistetaan, miten poikkeamat käsitellään ja miten yhteistyötä kehitetään. Näin sopimuksesta tulee käytännön työkalu, ei vain hyllyssä lojuva asiakirja.

Milloin logistiikkasopimus kannattaa auditoida tai päivittää?

Logistiikkasopimus kannattaa auditoida tai päivittää silloin, kun yrityksen toiminta, asiakasvaatimukset tai alihankintaketju ovat muuttuneet merkittävästi sopimuksen tekemisen jälkeen. Sopimuksia ei tarvitse päivittää siksi, että vanhoissa olisi välttämättä jotain vialla, vaan siksi, että yritys, toimintaympäristö ja vaatimukset muuttuvat jatkuvasti.

Käytännössä hyvä hetki auditoida sopimukset on esimerkiksi silloin, kun:

• Alihankintaverkosto on laajentunut tai muuttunut
• Asiakkaat ovat alkaneet esittää uusia vaatimuksia turvallisuuden, ympäristön tai tietosuojan suhteen
• Yritys on ottanut käyttöön uusia järjestelmiä tai toimintamalleja
• On tapahtunut poikkeama tai tilanne, jossa vastuut jäivät epäselviksi
• Sopimusta ei ole katsottu läpi useampaan vuoteen

Sopimukset vanhenevat usein huomaamatta. Yrityksen toiminta muuttuu vähitellen, alihankkijoita tulee lisää ja asiakkaiden vaatimukset tarkentuvat. Sopimukset eivät aina muutu samaa tahtia, ja silloin tärkeät pelisäännöt voivat jäädä sähköposteihin, tarjouspyyntöihin tai ihmisten muistin varaan. Se voi toimia pitkäänkin, kunnes pitäisi tietää tarkasti, mitä on sovittu.

Me Resenillä autamme käymään kuljetus- ja alihankintasopimuksesi sekä niihin liittyvät käytännöt järjestelmällisesti läpi logistiikan sopimusturva -kartoituksessa. Saat selkeän näkemyksen siitä, mikä on jo kunnossa, mitä kannattaa tarkentaa ja mitä omassa toiminnassa kannattaa kehittää. Laitetaan asiat kuntoon silloin, kun siihen on aikaa, eikä vasta silloin, kun niitä joudutaan selvittämään kiireessä.

Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.