Yrityksen kannattaa hankkia laatupäällikkö ostopalveluna silloin, kun laadunhallinta vaatii ammattimaista osaamista mutta kokopäiväisen oman työntekijän palkkaaminen ei ole taloudellisesti järkevää. Tämä ratkaisu sopii erityisesti pk-yrityksille, jotka haluavat pitää laadunhallinnan kunnossa ilman raskasta organisaatiorakennetta. Alla käymme läpi tarkemmin, milloin ja mille yrityksille tämä malli sopii parhaiten.

Mitä ulkoistettu laatupäällikkö käytännössä tekee?

Ulkoistettu laatupäällikkö ottaa vastuun yrityksesi laadunhallinnasta sovitun tehtäväkuvan mukaisesti. Hän ylläpitää ja kehittää laadunhallintajärjestelmää, valmistelee johdon katselmuksia, kouluttaa henkilöstöä ja huolehtii siitä, että toiminta vastaa sovittuja standardeja. Työ tapahtuu usein etänä, mutta säännöllisellä yhteydenpidolla.

Käytännössä tehtäväkenttä räätälöidään aina yrityksen omien tarpeiden mukaan. Ulkoistettu laatupäällikkö voi esimerkiksi:

• Ylläpitää ja kehittää laadunhallintajärjestelmää
• Toteuttaa sisäiset auditoinnit
• Valmistella toiminnan katselmuksia ja johdon katselmuksia
• Kouluttaa henkilöstöä laadunhallinnan periaatteisiin
• Viedä läpi kehityshankkeita
• Auditoida alihankintaverkostoa
• Raportoida johdolle laadunhallinnan tilasta

Toisin kuin oma työntekijä, ulkoistettu ammattilainen tuo mukanaan laajan kokemuksen useista eri toimialoista ja tilanteista. Hän tietää, mikä toimii ja mikä ei, koska on nähnyt saman haasteen monessa eri yrityksessä. Tämä näkyy käytännön työssä nopeampana etenemisenä ja parempina ratkaisuina.

Millaiselle yritykselle ostopalveluna hankittu laatupäällikkö sopii?

Ostopalveluna hankittu laatupäällikkö sopii parhaiten pk-yrityksille, joilla on aito tarve ammattimaiseen laadunhallintaan mutta ei resursseja tai tarvetta palkata kokopäiväistä asiantuntijaa. Malli toimii erityisen hyvin silloin, kun laadunhallinta on tärkeää mutta sen volyymi ei täytä yhden henkilön täyttä työaikaa.

Tässä muutamia tyypillisiä tilanteita, joissa tämä ratkaisu on osoittautunut toimivaksi:

• Kasvava yritys, joka on saanut ensimmäiset isommat asiakkaat ja huomaa, että laadunhallinta pitää saada kuntoon nopeasti.
• Sertifiointia tavoitteleva yritys, joka haluaa ISO 9001 -sertifioinnin mutta ei tiedä, mistä aloittaa.
• Yritys, jossa oma laatupäällikkö on lähtenyt tai jäänyt eläkkeelle, ja tilalle tarvitaan väliaikainen tai pysyvä ratkaisu nopeasti.
• Yritys, jossa laadunhallinta on jäänyt muiden kiireiden jalkoihin, eikä kukaan oikein omista sitä vastuualuetta.

Toimiala ei ratkaise sopivuutta. Malli toimii niin teollisuudessa, rakentamisessa, palvelualalla kuin teknologiayrityksissäkin. Ratkaisevaa on se, että laadunhallintaan halutaan selkeä vastuu ja ammattimainen ote ilman, että se vaatii uuden kokoaikaisen työsuhteen luomista.

Mitä hyötyä ostopalvelumallista on verrattuna omaan työntekijään?

Ostopalvelumalli on usein sekä kustannustehokkaampi että joustavampi kuin oman laatupäällikön palkkaaminen. Maksat vain siitä ajasta ja niistä tehtävistä, joita oikeasti tarvitset. Lisäksi saat käyttöösi kokeneen ammattilaisen heti, ilman rekrytointiprosessia tai perehdyttämiseen kuluvaa aikaa.

Kustannukset pysyvät hallinnassa

Oman työntekijän palkkaaminen tarkoittaa kiinteitä kuluja kuukaudesta toiseen, riippumatta siitä, kuinka paljon laadunhallintaan kulloinkin tarvitaan aikaa. Ostopalvelumallissa maksat vain käytetystä ajasta. Kun sertifiointi on valmis tai kehityshanke on saatu maaliin, voit laskea palvelun volyymia ilman irtisanomisia tai muita henkilöstöhallinnon haasteita.

Osaaminen on laajempaa ja välittömästi käytettävissä

Ulkoistettu ammattilainen on nähnyt laadunhallinnan haasteet monessa eri yrityksessä ja toimintaympäristössä. Tämä kokemus on suoraan käytettävissäsi heti yhteistyön alusta alkaen. Sinun ei tarvitse odottaa, että henkilö oppii talon tavoille tai hankkii lisäkoulutusta. Hän osaa jo.

Lisäksi ulkoistettu malli tuo mukanaan riippumattomuuden. Ulkopuolinen ammattilainen pystyy sanomaan asiat suoraan ja nostamaan esiin epäkohtia, joita oman organisaation sisältä voi olla vaikea huomata tai ääneen sanoa.

Milloin on oikea hetki hankkia ulkoistettu laatupäällikkö?

Oikea hetki hankkia ulkoistettu laatupäällikkö on silloin, kun huomaat, että laadunhallinta vie enemmän aikaa kuin kenelläkään on antaa, tai kun se on jäänyt kokonaan hoitamatta. Myös tilanteet, joissa asiakas tai sertifioija edellyttää järjestelmällistä laadunhallintaa, ovat selkeitä merkkejä siitä, että aika on nyt.

Käytännössä kannattaa toimia, jos jokin seuraavista tuntuu tutulta:

• Asiakkaat tai kumppanit alkavat kysyä laadunhallintajärjestelmästäsi tai sertifioinnistasi.
• ISO-sertifiointi on tavoitteena, mutta kukaan ei tiedä, mistä aloitetaan.
• Sisäiset auditoinnit jäävät tekemättä tai ne tehdään hutiloiden.
• Reklamaatioita tulee, mutta niiden juurisyitä ei selvitetä systemaattisesti.
• Oma laatupäällikkö on lähdössä tai jo lähtenyt, eikä seuraajaa ole tiedossa.
• Yritys kasvaa nopeasti ja prosessit eivät enää pysy kasvun mukana.

Paras aika aloittaa ei ole kriisitilanteessa vaan juuri ennen sitä. Kun laadunhallinta on kunnossa ennakkoon, se näkyy sujuvampana arjessa, parempana asiakastyytyväisyytenä ja pienempinä riskeinä.

Mitä ostopalveluna hankittu laadunhallinta maksaa?

Ostopalveluna hankitun laadunhallinnan hinta määräytyy käytetyn ajan ja tehtäväkuvan laajuuden mukaan. Palvelu hinnoitellaan tyypillisesti tunti- tai päiväperusteisesti, joten maksat vain siitä, mitä oikeasti tarvitset. Tämä tekee ammattimaisesta laadunhallinnasta saavutettavaa myös silloin, kun budjetti on tiukka.

Konkreettinen hinta riippuu muutamasta tekijästä:

• Tehtäväkuvan laajuus: Tarvitaanko vain yhtä tiettyä tehtävää, kuten auditointeja, vai kattavampaa laadunhallinnan kokonaisvastuuta?
• Käytetty aika: Muutama tunti kuukaudessa vai säännöllisempi läsnäolo?
• Yrityksen tilanne: Onko laadunhallintajärjestelmä jo olemassa vai aloitetaanko alusta?

Verrattuna kokopäiväisen työntekijän palkkaamiseen ostopalvelumalli on lähes aina edullisempi vaihtoehto, kun lasketaan mukaan palkka, sivukulut, koulutukset ja muut työnantajakulut. Ja kun tarve vähenee, voit joustaa alaspäin ilman lisäkustannuksia.

Miten ulkoistetun laatupäällikön kanssa aloitetaan yhteistyö?

Yhteistyö ulkoistetun laatupäällikön kanssa aloitetaan yleensä kartoituksella, jossa selvitetään yrityksen nykytilanne, tarpeet ja tavoitteet. Tämän pohjalta rakennetaan selkeä tehtäväkuva ja sovitaan yhteistyön pelisäännöistä. Aloittaminen on suoraviivaista, eikä se vaadi pitkää valmistelua.

Käytännössä yhteistyön käynnistäminen etenee näin:

1. Yhteydenotto ja ensikeskustelu. Kerrot tilanteestasi ja tarpeistasi. Tässä vaiheessa ei tarvita valmiita vastauksia, pelkkä rehellinen kuva nykytilanteesta riittää.
2. Nykytilan kartoitus. Käydään läpi, missä laadunhallinta nyt on ja mitä puuttuu. Tämä antaa pohjan konkreettiselle suunnitelmalle.
3. Tehtäväkuvan räätälöinti. Sovitaan, mitä ulkoistettu laatupäällikkö tekee, kuinka usein ja millä aikataululla.
4. Yhteistyön käynnistäminen. Työ alkaa. Raportointi johdolle on säännöllistä, ja tehtäväkuvaa voidaan tarkistaa tarpeen mukaan.

Me Resenillä olemme rakentaneet palvelumme niin, että aloittaminen on mahdollisimman helppoa. Meillä on käytössä eSalkku-ohjelmisto, joka toimii laadunhallinnan keskuksena ja helpottaa dokumenttien hallintaa, auditointien seurantaa ja raportointia heti alusta alkaen. Sinun ei tarvitse rakentaa kaikkea tyhjästä.

Jos laadunhallinta tuntuu tällä hetkellä sekavalta tai se on jäänyt liian vähälle huomiolle, se on juuri oikea hetki ottaa yhteyttä. Yhdessä löydetään ratkaisu, joka sopii juuri sinun yrityksesi tilanteeseen.

Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.