Miten johtamisjärjestelmä parantaa laatua?

Johtamisjärjestelmä on keskeinen työkalu, joka auttaa organisaatioita parantamaan laatuaan. Se tarjoaa rakenteen ja prosessit, joiden avulla voidaan hallita ja kehittää organisaation toimintaa systemaattisesti. Laadun parantaminen saavutetaan, kun organisaatio pystyy tunnistamaan ja poistamaan tehottomuuksia, optimoimaan prosesseja ja sitouttamaan henkilöstönsä yhteisiin tavoitteisiin. Johtamisjärjestelmä mahdollistaa myös jatkuvan parantamisen kulttuurin, joka on olennainen osa kestävää kehitystä.

Miten johtamisjärjestelmä vaikuttaa organisaation tehokkuuteen?

Johtamisjärjestelmä vaikuttaa organisaation tehokkuuteen tarjoamalla selkeät prosessit ja menettelytavat, jotka ohjaavat päivittäistä toimintaa. Kun kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan ja miten tehtävät tulee suorittaa, vähenee virheiden ja väärinkäsitysten määrä. Tämä johtaa sujuvampaan työnkulkuun ja parempaan resurssien käyttöön.

Tehokkuus paranee myös, kun johtamisjärjestelmä auttaa tunnistamaan ja poistamaan päällekkäisyyksiä ja tehottomuuksia. Prosessioptimointi on keskeinen osa tätä, sillä se mahdollistaa resurssien kohdentamisen sinne, missä niitä tarvitaan eniten. Tämä ei ainoastaan paranna laatua, vaan myös vähentää kustannuksia ja lisää organisaation kilpailukykyä.

Lisäksi johtamisjärjestelmä tukee päätöksentekoa tarjoamalla ajantasaista ja tarkkaa tietoa organisaation suorituskyvystä. Tämä mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin ja auttaa pitämään organisaation strategiset tavoitteet kirkkaana mielessä.

Mitkä ovat johtamisjärjestelmän keskeiset osat laadun parantamiseksi?

Johtamisjärjestelmän keskeiset osat laadun parantamiseksi sisältävät selkeät tavoitteet, prosessit, mittarit ja palautemekanismit. Tavoitteet antavat suunnan ja määrittävät, mitä organisaatio haluaa saavuttaa. Ne toimivat myös motivaation lähteenä ja auttavat pitämään henkilöstön keskittyneenä yhteisiin päämääriin.

Prosessit ovat johtamisjärjestelmän selkäranka. Ne määrittävät, miten työt suoritetaan ja varmistavat, että kaikki toiminnot ovat linjassa organisaation tavoitteiden kanssa. Hyvin määritellyt prosessit auttavat myös tunnistamaan kehityskohteet ja mahdollistavat jatkuvan parantamisen.

Mittarit ovat välttämättömiä laadun parantamiseksi, sillä ne tarjoavat objektiivista tietoa organisaation suorituskyvystä. Ne auttavat seuraamaan edistymistä ja tunnistamaan alueet, joilla tarvitaan parannuksia. Palautemekanismit puolestaan varmistavat, että henkilöstö ja sidosryhmät voivat antaa arvokasta palautetta, joka tukee organisaation kehitystä.

Miten sitouttaa henkilöstö johtamisjärjestelmän käyttöön?

Henkilöstön sitouttaminen johtamisjärjestelmän käyttöön on ratkaisevan tärkeää laadun parantamiseksi. Ensimmäinen askel on viestiä selkeästi, miksi johtamisjärjestelmä on tärkeä ja miten se hyödyttää koko organisaatiota. Kun henkilöstö ymmärtää järjestelmän merkityksen, he ovat todennäköisemmin motivoituneita käyttämään sitä.

Osallistaminen on toinen tärkeä tekijä. Kun henkilöstö pääsee mukaan kehittämään ja parantamaan prosesseja, he tuntevat omistajuutta ja ovat sitoutuneempia noudattamaan sovittuja käytäntöjä. Tämä voi tapahtua esimerkiksi työpajojen tai tiimipalaverien kautta, joissa keskustellaan parannusehdotuksista ja jaetaan ideoita.

Koulutus ja tuki ovat myös olennaisia. Henkilöstön tulee saada riittävä koulutus johtamisjärjestelmän käytöstä ja heille tulee tarjota jatkuvaa tukea. Tämä voi sisältää esimerkiksi koulutustilaisuuksia, oppaita tai mentorointia, jotka auttavat henkilöstöä omaksumaan uudet käytännöt.

Millaisia tuloksia johtamisjärjestelmän käyttö voi tuottaa?

Johtamisjärjestelmän käyttö voi tuottaa merkittäviä tuloksia organisaation laadun parantamisessa. Ensinnäkin se voi johtaa parempaan asiakastyytyväisyyteen, kun tuotteet ja palvelut vastaavat paremmin asiakkaiden odotuksia. Tämä puolestaan voi lisätä asiakasuskollisuutta ja kasvattaa markkinaosuutta.

Toiseksi, johtamisjärjestelmä voi parantaa organisaation sisäistä tehokkuutta ja vähentää kustannuksia. Kun prosessit ovat optimoituja ja resurssit käytetään tehokkaasti, organisaatio voi saavuttaa enemmän vähemmillä resursseilla. Tämä voi myös parantaa henkilöstön tyytyväisyyttä, kun työskentely on sujuvampaa ja vähemmän stressaavaa.

Lopuksi, johtamisjärjestelmä voi tukea organisaation kestävää kehitystä. Kun prosessit ovat tehokkaita ja resurssit käytetään viisaasti, organisaatio voi vähentää ympäristövaikutuksiaan ja edistää vastuullista liiketoimintaa. Tämä voi parantaa organisaation mainetta ja houkutella uusia asiakkaita ja yhteistyökumppaneita.

Miten Reseni voi auttaa organisaatiotasi parantamaan laatua?

Reseni tarjoaa kattavia johtamisjärjestelmäpalveluita, jotka auttavat organisaatioita parantamaan laatuaan. Meidän ratkaisumme on suunniteltu tukemaan organisaatioiden prosessioptimointia ja kestävää kehitystä. Tarjoamme ohjelmistoa, joka helpottaa johtamisjärjestelmän käyttöönottoa ja ylläpitoa, sekä koulutus- ja konsultointipalveluja, jotka auttavat henkilöstöä omaksumaan uudet käytännöt.

Resenin asiantuntijat työskentelevät tiiviisti kanssasi tunnistaakseen organisaatiosi erityistarpeet ja kehittääkseen räätälöityjä ratkaisuja. Meidän tavoitteemme on varmistaa, että johtamisjärjestelmäsi tukee organisaatiosi strategisia tavoitteita ja auttaa sinua saavuttamaan parempia tuloksia.

Kun valitset Resenin kumppaniksesi, voit luottaa siihen, että saat käyttöösi alan parhaat käytännöt ja hyödyllistä teknologiaa. Meidän avullamme voit luoda organisaatiollesi vahvan perustan laadun parantamiselle ja kestävälle kehitykselle, mikä tukee pitkän aikavälin menestystäsi.

Anna laatusi loistaa – laatujärjestelmä menestyksen moottorina

Kun selvitetään laatujärjestelmän hyötyjä, niin myyntipäällikkömme Janne Simola on mies paikallaan vastaamaan kinkkisiin kysymyksiin, joita laatujärjestelmän rakentaminen saattaa nostattaa.

Janne, aloitetaanpa siitä, että mikä laatujärjestelmä onkaan?

”Laatujärjestelmä on arjen työn kehittämisen väline, jonka olemassaolosta hyötyy yrityksen koko organisaatio. Laatujärjestelmän avulla asiat tehdään selkeiksi ja helpommaksi ymmärtää ja dokumentoida”.

Kuvaavana esimerkkinä Janne mainitsee yrityksen perustamisen. Ensin päässä pyörivät ajatukset siitä, miten yrityksen halutaan toimivan ja miten sen prosessit menevät. Kun asiat kirjoitetaan ylös, selkeytyy homma kummasti ja päästään ajatuksen tasolta konkretiaan. Näin toimii myös laatujärjestelmä – ikään kuin aukikirjoitettuna viitekehyksenä toiminnalle.

Kerrohan, miksi laatujärjestelmä ylipäätään kannattaa rakentaa?

”Jos otetaan ihan ensiksi talousaspekti, niin fakta on se, että laatujärjestelmä avaa ovia uusiin mahdollisuuksiin. Saatetaan päästä kiinni projekteihin, jotka eivät aiemmin olisi olleet mahdollisia tai löydetään kokonaan uusia asiakkuuksia. Samalla luodaan markkinoille luottamusta yrityksen toiminnasta. Hyvänä esimerkkinä mainittakoon asiakkaamme, joka nelinkertaisti liikevaihtonsa lyhyessä ajassa.”

”Laatujärjestelmän käytöllä on myös useita sisäisiä hyötyjä. Toimintaa selkeytyy ja muuttuu helpommin ymmärrettäväksi, kun asiat kuvataan auki. Kun osallistetaan henkilökunta yrityksen toiminnan kehittämiseen, tulee siitä koko organisaation juttu. Kuten tapaan sanoa: Jokainen työntekijä on oman työnsä laatupäällikkö.”

”Turvallisuus lisääntyy, kun on olemassa selkeät ohjeistukset toiminnalle. Jokaisen yrityksen tähtäimessä tulisi olla aktiivisen ja avoimen havaintokulttuurin Suomessa on usein ongelmana, etteivät työntekijät tiedä, mitä heiltä odotetaan ja mitä heidän vastuihinsa kuuluu. Laatujärjestelmä on ratkaisu tähän(kin) ongelmaan. Oikein tehtynä laatujärjestelmällä on siis vaikutusta yrityksen toiminnan moneen eri osa-alueeseen. Johdon sitoutuminen on ehdoton vaatimus, jotta järjestelmästä saadaan irti kaikki sen tarjoamat hyödyt.”

Laatujärjestelmä rakennettu – mitä sitten?

”Kun laatujärjestelmä on rakennettu, päästään itse asiaan eli arkisen työn kautta tehtävään toiminnan kehittämiseen. Sisäiset auditoinnit ovat tärkeä osa kehitystyötä – itse haluaisin kutsua näitä mieluummin sisäisen kehittämistarpeen arvioinneiksi.

Sisäisistä auditoinneista seuraava askel on johdon katselmus, jossa tarkastellaan auditoinnin tuloksia. Sen jälkeen voidaan tehdä sertifiointiauditointi. Hyväksytty auditointi poikii yritykselle sertifikaatin, joka toimii luottamuksenosoituksena yrityksen kumppaneille. Lopuksi haluaisin vielä muistuttaa – työhän ei tule koskaan täysin valmiiksi, vaan laatujärjestelmä elää yrityksen arjessa ja muuttuu yrityksen tarpeiden mukaan.”

eSalkku – kätevä työkalu koulutuksien ja pätevyyksien hallintaan

Oli kyseessä sitten pieni tai iso yritys – tai mitä vain siltä väliltä, on tiedon hallinta tärkeässä osassa yrityksen arkea. Tietojen ja dokumenttien säilytyksessä tulee huomioida tietosuojan vaatimusten täyttyminen, mutta tärkeää on myös se, että tieto on helposti löydettävissä, talletettavissa ja päivitettävissä.

Reseni on tunnettu kehittämästään eSalkku-ohjelmistosta, joka on oiva työkalu vastaamaan myös tiedon hallinnan haasteisiin – monen muun näppärän ominaisuutensa lisäksi!

Ammattipätevyydet sekä koulutukset hallintaan ─ case Kuljetusliike O Malinen

Kuljetusliike O Malinen on kainuulainen puunkuljetusalan yritys, joka työllistää parikymmentä henkilöä. Raskaiden ajoneuvojen kuljettajilla tulee olla voimassa olevat ammattipätevyydet. Tarvittaessa kuljettajilla on oltava voimassa mm. hätäensiapukoulutukset sekä työturvallisuuskortit. Lisäksi kuljettajien on käytävä asiakaskohtaisia tehdasperehdytyksiä. Nämä perehdytykset on uusittava säännöllisesti. Sen sijaan, että kuljettajien tiedot olisivat hukkuneet tietokoneen lukuisiin eri tiedostoihin, ne on kerätty sujuvasti yhteen paikkaan: eSalkkuun, josta niitä on helppo seurata ja päivittää.

eSalkkuun työntekijälle voidaan myöntää näkyviin oman henkilökorttinsa, josta kuljettaja pääsee hallitsemaan omia koulutukssia ja tarkastamaan asetettuja pätevyysvaatimuksia. Ohjelmistoon voidaan asettaa pätevyysvaatimuksia myös työntekijäkohtaisesti hänen roolistaan riippuen – esimerkiksi Kuljetusliike O Malisella tulee korjaamohenkilökunnalla luonnollisesti olla tulityökortti käytynä.

Kun tiedot ja koulutukset on kertaalleen luotu henkilökortin taakse, alkaa järjestelmä automaattisesti seurata koulutusten voimassaoloja ja lähettää kerran kuussa työnantajalle raportin vanhenevista pätevyyksistä. Ilmoitukset koulutuksen vanhenemisesta voidaan asettaa haluttuun ajankohtaan – esimerkiksi 90 päivää tai 180 päivää – ennen koulutuksen vanhenemista. Itse kuljettajille järjestelmä lähettää ilmoituksen 90 päivää ennen vanhenemista. Näin asia saadaan ulkoistettua muistista ja homma helpottuu huomattavasti!

Koulutusten hallinnoija voi myös yhdellä kertaa syöttää saman koulutuksen kaikille työntekijälle, jos kaikki käyvät sen samaan aikaan. Näin säästetään rutkasti aikaa samalla kun pysytään ajan tasalla.

Perehdytysten seuranta

eSalkkuun voidaan tallentaa myös uusien henkilöiden perehdytykset ja niiden mahdolliset voimassaoloajat. Samalla nähdään, milloin perehdytys on tehty ja kenen toimesta. Lisäksi pystytään asettamaan henkilötietojen taakse esimerkiksi se, mitä tarvikkeita (avaimet, puhelin jne.) työntekijälle on luovutettu.

Työelämän hektisyys ja ainainen tietotulva kuormittavat työntekijöiden muistia. Kun tieto saadaan ulkoistettua ohjelmiston huolehdittavaksi, muuttuu työnteko heti vaivattomammaksi.

Kysy lisää eSalkusta Jannelta!

Janne Simola
044 988 4569
janne.simola@reseni.fi

Vitutuksesta ratkaisuihin

Elämme tällä hetkellä melkoista aikaa. Aikaa, jossa epävarmuus ja turvattomuus ovat nousseet ikävän vahvasti esille. Viime vuosien aikana synkät otsikot ovat vallanneet uutisvirran. Sodat, ihmisten turvattomuuden tunteen kasvaminen, luonnonmullistukset, taloushuolet, energiahuolet… Listaa voisi jatkaa pitkäänkin.

Erityisen huolissaan voi olla myös Turun yliopiston ja Tyksin PET-keskuksen professori Lauri Nummenmaan ja Tampereen yliopiston psykologian professori Jari K. Hietasen vitutustutkimuksesta. Tutkimuksesta selviää, että suomalaisten yleisin vitutuksen aiheuttaja on toiset ihmiset. Mitä ihmettä? Mitä meille on tapahtumassa ajassa, jossa kommunikoinnin välineitä on enemmän kuin koskaan? Ajassa, jossa ihmisten välistä yhteyttä ja yhteenkuuluvuuden tunnetta tarvitaan enemmän kuin ikinä aiemmin.

Toiseksi suurin vitutuksen aihe oli omaan itseen liittyvät asiat. Tämän voi jo paremmin ymmärtää, kun miettii, miten paljon em. huolet vaikuttavat ihmisten arkeen.

Mikä sitten neuvoksi?

Tässä ajassa tarvitaan yhteenkuuluvuuden tunnetta, empatiaa, kommunikointia ihmisten välillä, kärsivällisyyttä, työntekoa ja yhteen hiileen puhaltamista.

Yksi ratkaisu hyvinvoinnin luomiseen ovat yritykset, jotka tarjoavat ihmisille työtä ja toimeliaisuutta. Myös ne elävät jatkuvassa muutoksessa ja alati kasvavassa paineessa. Asiakkaat ovat vaativampia ja tarkempia esimerkiksi materiaalien ja tuotteiden laadun, toimitusaikojen ja työturvallisuuden suhteen. Vastuullista toimintaa perään kuulutetaan ja raportoinnin vaatimukset kasvavat. Laadunhallintaan on siis kiinnitettävä entistä enemmän huomiota, jotta yrityksen kilpailukykyä voidaan ylläpitää ja kehittää.

Laadunhallintajärjestelmän käyttöönottaminen ja sen sertifioiminen on hyvä tapa osoittaa markkinoille yrityksen halu kehittyä. Moni yritys tätä asiaa miettii, ja nyt olisi hyvä aika siirtää mietintä konkreettiseksi toiminnaksi.

Työtä, terveyttä ja turvallisuutta vuodelle 2024!

Siirtymäaika loppuu pian – joko yritykselläsi on Whistleblower-direktiivin mukainen ilmoituskanava käytössä?

Whistleblower-direktiivin myötä vähintään 50 henkilöä työllistävän organisaatioiden tulee ottaa ilmoituskanava käyttöön 17.12.2023 mennessä. Direktiivi koskee sekä julkisen että yksityisen sektorin organisaatioita.

Direktiivin tarkoituksena on madaltaa kynnystä ilmoittaa organisaatioon kohdistuvista väärinkäytösepäilyistä tai rikkomuksista. Tämä mahdollistaa epäkohtien ja väärinkäytösten tehokkaan käsittelyn.

Ilmoituskanavan kautta ilmoitettavat väärinkäytökset voivat liittyä esimerkiksi:

Korruptio
Rahanpesu
Tuoteturvallisuus ja ympäristökysymykset
Työoikeuksien rikkominen (mukaan lukien ihmiskauppa)
Työpaikkakiusaaminen
Eriarvoistaminen
Seksuaalinen häirintä

Whistleblower sujuvasti käyttöön

Reseni on kesällä 2023 julkaissut eSalkkuun integroidun Whistleblower-ilmoituskanavan. Ilmoituskanavan voi ottaa käyttöön joko erillisenä tai integroida sen olemassa olevaan eSalkku-laadunhallintaohjelmistoon.

Järjestelmän käyttöönotto on tehty mallitekstien avulla helpoksi ja nopeaksi, mikä varmistaa sujuvan käyttöönoton organisaatiossasi.

Vastuullinen työympäristö

Whistleblower-direktiivin vaatimusten täyttäminen ei pelkästään varmista lakien ja määräysten noudattamista, vaan se myös luo avoimemman ja vastuullisemman työilmapiirin. Ilmoituskanavan avulla organisaatio voi nopeasti reagoida mahdollisiin väärinkäytöksiin ja varmistaa, että toimenpiteet toteutetaan asianmukaisesti.

eSalkkuun integroitu ilmoituskanava on suunniteltu tarjoamaan käyttäjille turvallinen ja luottamuksellinen tapa raportoida epäilyksistään. Järjestelmä tarjoaa myös mahdollisuuden seurata ilmoitusten käsittelyprosessia ja varmistaa, että ne käsitellään asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti.

Muistutamme organisaatioita varmistamaan, että Whistleblower-ilmoituskanava otetaan käyttöön ennen määräaikaa ja että henkilöstö on koulutettu sen asianmukaiseen käyttöön. Näin varmistetaan, että organisaatio on valmiina vastaamaan Whistleblower-direktiivin asettamiin vaatimuksiin ja edistämään avoimuutta ja vastuullisuutta organisaatiossa.

Mitä hyötyä yritykselle on havaintokulttuurista?

Havaintokulttuurilla tarkoitetaan yrityksen toimintatapaa, jossa työntekijät ovat aktiivisesti mukana havaintojen tekemisessä ja raportoinnissa. Havaintokulttuurin luominen ei aina ole helppoa, mutta toteutuessaan voi tuoda useita hyötyjä yritykselle. Tässä muutamia mainitaksemme:

Turvallisuus ykköseksi

Aktiivisella havainnoinnilla voidaan tunnistaa turvallisuusriskejä ja puutteita työympäristössä. Työntekijät havaitsevat mahdolliset vaaratilanteet ja ilmoittavat niistä, mikä auttaa ennaltaehkäisemään onnettomuuksia ja parantamaan työturvallisuutta.

Laatu huippuunsa

Työntekijöiden havaintojen ja palautteen kerääminen läpi yrityksen kaikkien toimintojen ja tuotteiden on tärkeää. Näin tunnistetaan mahdolliset laatuongelmat ja kehityskohteet. Työntekijöiden havainnot voivat tarjota arvokasta tietoa tuotteiden tai palveluiden kehittämiseksi ja asiakastyytyväisyyden lisäämiseksi.

Tehokkuutta kehiin

Havaintokulttuuri edistää jatkuvaa parantamista ja prosessien optimointia. Tällainen avoin tiedonvaihto ja yhteistyö auttavat löytämään tapoja toiminnan tehostamiseen ja parempien tuloksien saavuttamiseen.

Annetaan luovuuden kukkia

Havaintokulttuuri rohkaisee työntekijöitä jakamaan uusia ideoita, ratkaisuja ja innovaatioita. Työntekijät voivat havaita mahdollisuuksia tai kehittämistarpeita, joita yritys ei ole aiemmin huomannut. Tällainen avoin ilmapiiri edistää luovuutta ja auttaa yritystä pysymään kilpailukykyisenä alati kiristyvässä kilpailussa.

Osallistaminen ja oppiminen

Havaintokulttuuri lisää työntekijöiden osallistumista ja osallisuutta yrityksen toimintaan. Työntekijät tuntevat itsensä arvostetuiksi ja kuulluiksi, mikä lisää heidän sitoutumistaan ja motivaatiotaan. Tämä voi johtaa parempaan työilmapiiriin, vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta ja parantaa yleistä työhyvinvointia.

Havaintokulttuuri kannustaa oppimaan ja jakamaan tietoa organisaatiossa. Työntekijät oppivat toisiltaan havaintojen kautta ja voivat jakaa parhaita käytäntöjä ja uusia tapoja tehdä työtä tehokkaammin ja laadukkaammin. Näin parannetaan myös asiakastyytyväisyyttä.

Avoimen ja aktiivisen havaintokulttuurin hyödyt yritykselle ovat merkittävät ja kiistattomat. Tällaisen kulttuurin luominen yritykseen ei kuitenkaan tapahdu yhdessä yössä. Yritysjohdolta vaaditaan selkeää suunnitelmaa, säännöllistä tiedottamista ja palautetta henkilöstölle. Mitä haasteita tähän sitten liittyy? Niihin pureudumme tarkemmin seuraavassa blogissamme.

Digiturvaviikko

Tällä viikolla (viikko 39) vietetään Digiturvaviikkoa. Digi- ja väestötietoviraston teemana on ”Digirohkeus ei ole uhkarohkeutta”. Virasto järjestää maksuttomia ja avoimia webinaareja, joissa tarjotaan konkreettisia keinoja digiturvallisuuden parantamiseen meille kaikille. Ohjelmatiedot löytyy osoitteesta https://dvv.fi/digiturvaviikko/.

Tietoturvan kannalta on oleellista pitää huolta tietoturvasta niin koti-, etä- kuin työpisteelläkin. Isommissa yrityksissä on omat tietoturvan ammattilaiset pitämässä huolta tietoturvassa, mutta pienemmissä yrityksissä tämä jää usein jokaisen käyttäjän harteille.

Yksi tärkeä osa tietoturvaa on uhkien ja riskien tunnistaminen. Nämä asiat on hyvä käydä säännöllisesti henkilöstön kanssa läpi ja opastaa toimintaohjeet erilaisissa tilanteissa. Tässäkin asiassa vanha sanonta toimii: ”Kertaus on opintojen äiti”.

Tässä muutama muistutus tietoturvaa koskien:

Pidä laitteesi tietoturvapäivitykset ajan tasalla! Niin tietokone, tabletti kuin puhelinkin on syytä päivittää säännöllisesti. Muista päivittää myös ohjelmistojen päivitykset, eikä vain pelkkää käyttöjärjestelmää.

Ennen kuin klikkaat, Mieti! Yhä useammin saat epäilyttäviä sähköposteja, tekstiviestejä, pikaviestipalveluiden viestejä. Epäilyttävät viestit voivat sisältää liitteitä tai linkkejä haittaohjelmiin.

Älä käytä ilmaisia Wi-Fi yhteyksiä! Käytä aina oman laitteesi verkkoyhteyttä, kun liikut toimistosi ulkopuolella. Lisäksi suositeltavaa on, että asennat laitteeseen VPN ohjelmiston.

Vahva salasana! Muodosta järjestelmiisi vahva salasana. Eri salasana eri järjestelmiin. Salasanojen hallitsemiseen on saatavilla myös erilaisia salasanojen hallintaohjelmistoja.

Käytä kuulokkeita! On hyvä käyttää kuulokkeita etäpalavereissa. Näin palaverin keskustelut kuuluvat vain sinulle, eikä ympärillä oleville ihmisille.

Digiturvallista syksyä.

Miten riskejä voi tunnistaa ja hallita yrityksessä?

Tässä kymmenen askeleen opas!

Tunnista työprosessiin ja koneisiin liittyvät riskit pohtimalla eri skenaarioita, mikä voi mennä pieleen jos…

Arvioi riskin todennäköisyyttä – eli sitä, kuinka todennäköisesti riski realisoituu, jos luotetaan vain tuuriin.

Arvioi riskin merkittävyyttä ja vakavuutta – eli kuinka suuret ja kauaskantoiset seuraukset tapahtumalla voi olla?

Huomioi läheltä piti -tilanteet – ne ennakoivat tulevaa vahinkotapahtumaa. Ota opiksesi viimeistään tässä vaiheessa.

Kun riskejä on tunnistettu, pohdi ennaltaehkäisykeinoja ja kirjaa ne laatujärjestelmääsi toimintaohjeiksi.

Perehdytä ja kouluta ihmiset toimimaan siten, että riskin realisoitumisen mahdollisuus jää mahdollisimman pieneksi.

Selvitä vakuutusasiantuntijan kanssa, millaiset tunnistetut riskit ovat vakuutettavia riskejä. Pohtikaa vielä lisäksi, minkä osan riskistä yritys voi ja haluaa kantaa itse, minkä vakuuttaa. Selvittäkää myös yhdessä, mitä ehtoja vakuutus sisältää ja millaisia suojelutoimia tulee noudattaa.

Laadi jatkuvuussuunnitelma, eli pelikirja, kuinka toimitaan, jos vahinko kuitenkin tapahtuu. Miten pääsette mahdollisimman pian jaloillenne?

Jos päädytte vakuuttamaan tunnistettuja riskejä, ilmoita vakuutusyhtiöllesi ennaltaehkäisy- ja jatkuvuudenhallintasuunnitelmasi. Näin vakuutusyhtiö kykenee laskemaan riskitason ja saat vakuutuksellesi oikeudenmukaisen hinnoittelun.

Seuraa tilannetta päivittäin ja viikoittain. Ovatko suunnitellut toimet riittäviä? Nouseeko henkilökunnalta kehittämisehdotuksia? Pysyvätkö kustannukset maltillisina? Noudatetaanko riskienhallintasuunnitelmaa?

Riskienhallinta ei ole projektiluonteista, vaan sen on oltava jatkuva prosessi

Se, että tuotannon aloitusvaiheessa tai juuri ennen on pidetty yksi tai muutama riskientunnistamis- ja arviointisessio, ei ole kovin varman päälle pelaamista. Miksi?

Riskien tunnistaminen koneista, olosuhteista, työprosesseista ja ihmisten toiminnasta on niin monitahoista, että on lähes mahdotonta kyetä tunnistamaan kaikki mahdolliset riskit kerralla. Monipuolinen riskien tunnistaminen ja arvioiminen vaatii myös moniammatillista osaamista.

Tieto lisääntyy aikaa myöden. Kun teette työtänne, opitte koko ajan lisää. Myös olosuhteet muuttuvat jatkuvasti.

Riskejä kannattaa opetella tunnistamaan joka päivä. Tuokaa tunnistamanne riskit esille palavereissanne tai perustakaa niille paikka, mihin niitä voi kirjata aina kun niitä huomataan. Tällaisen paikan voi perustaa vaikkapa eSalkkuun.

Laatikaa yritykseenne prosessi, kuinka arvioitte riskejä ja kuinka huomaatte, jos jokin riskienhallintakeinoista käy tehottomaksi.

Sekään ei riitä, jos vakuutukset on tehty kerran. Vakuutuksia täytyy myös ylläpitää, arvioida uudelleen ja päivittää. Muuten maksatte vakuutuksistanne turhaa.

Mitä on riskienhallinta yrityksen arjessa?

Riskienhallinta on sitä, ettei luoteta tuuriin, vaan otetaan ohjat omiin käsiin joka päivä.

Minua pyydettiin kirjoittamaan blogiteksti siitä, miten laadunhallinta, riskienhallinta ja vakuutukset tuodaan yrityksen arkeen. Ajattelin lähestyä tätä aihetta skenaariolla, eli jossittelulla.

Konerikko keskeyttää tuotannon useiksi kuukausiksi

Otetaan esimerkkinä yritys, joka valmistaa tuotteita omassa konepajassaan. Voit kuitenkin miettiä skenaariota myös oman yrityksesi kannalta, vaikka et olisikaan puhtaasti tuotannollinen yrittäjä.

Yrityksen tuotannossa on käytössä kriittinen automaatiota hyödyntävä tuotantokone, jota ilman suurinta osaa tuotteista ei voida valmistaa ja toimittaa asiakkaille. Eräänä päivänä kone alkaakin tekemään virheellistä suoritusta tai sieltä hajoaa vaikkapa automaatioyksikkö. Tuotanto pysähtyy.

Pahimmassa tapauksessa tuotannon pysähtyminen vaarantaa asiakastoimitukset, ellei tuotteita ole riittävästi varastossa. Vian selvittely ottaa aikansa ja todetaankin, että koneesta rikkoutuneilla osilla on usean kuukauden toimitusaika. Jos yrityksellä ei ole riskienhallintakeinoja takataskussaan, taloudelliset vaikutukset voivat olla erittäin suuret.

Jos tuotantokone on vakuutettu asianmukaisesti sekä yrityksen toiminnan keskeytymisen varalle on otettu keskeytysvakuutus, on mahdollisuuksia saada vakuutuksesta jonkin verran taloudellisia tappioita tasaamaan.

Jos sen sijaan konerikon vian selvittelyssä huomataan, että koneen rikkoutuminen johtuu toiminta-asteen alenemisesta eli kulumisesta, konetta on käytetty väärään työstettävään materiaaliin tai konetta on käytetty muutoin virheellisesti, vakuutuskorvaukset voivat jäädä saamatta. Jos näin on päässyt käymään, se kielii usein siitä, että laadunhallinta ei ole yrityksessä riittävällä tasolla. Ihmisiä ei ole joko perehdytetty ja ohjeistettu koneen oikeaoppiseen käyttämiseen ja huoltamiseen tai ohjeistuksista ei piitata.

Vakuutusyhtiön suojeluohjeissa voi myös olla vaatimus, että koneelle suoritetaan aika ajoin ennaltaehkäiseviä huolto – ja kunnossapitotoimia ja että kriittisiksi tunnistettuja varaosia täytyy olla jopa omassa varastossa. Jos ilmenee, että suojeluohjeita ei ole noudatettu, korvausta voidaan alentaa tai ne voidaan evätä kokonaan.

Jatkuvuussuunnittelu on osa riskienhallintaa

Tuotantokoneen korjaaminen ei aiheuta sitä suurinta kustannusta tässä skenaariossa, vaikka siitäkin voi tietysti muodostua huomattava kulu yritykselle. Vaikutukset voivat olla paljon laajemmat!

Jos yritykseltä puuttuu jatkuvuussuunnitelma, niin tuotanto voi seisoa pitkään, tuotannon työntekijöitä voidaan joutua lomauttamaan. Ikävä seuraus olisi, jos työntekijät etsivät lomautuksen aikana uuden työnantajan.

Asiakkaatkin saattavat etsiä toisen toimittajan, jos huomaavat tämän tuottajan toimitusvarmuuden heikoksi. Tällöin ei pelkkä keskeytysvakuutuksesta saatava korvaus auta palauttamaan yrityksen liikevaihtoa raiteilleen.

Yrityksellä, jolla sen sijaan on suunnitelma, kuinka toimia vahingon sattumisen jälkeen, on parempi tilanne. Jos jatkuvuuden varmistamiseksi on olemassa varakone tai varamenetelmä, tai vaikkapa alihankkijakumppani, tuotantoa pystytään jatkamaan huomattavasti nopeammin ja vältetään asiakas- ja työntekijäkato. Keskeytysvakuutukseen voidaan lisätä myös ylimääräisten kulujen osuus, jotta kannattavuus säilyy tällaisissa tilanteissa.

Onneksi tällaisia worst case -skenaarioita ei realisoidu käytäntöön kovin usein, sillä yrityksissä on paljon osaamista ja ymmärrystä riskienhallinnasta. Mutta ikävä kyllä tällaisiakin tapauksia on.

Laadunhallinta, riskienhallinta ja vakuutukset

Laadunhallinta ja vakuutukset ovat osa riskienhallintaa.  Riskienhallinta on siis erittäin laaja käsite, kuten tässä jo totesimme.

Jotta voidaan puhua onnistuneesta riskienhallinnasta, eikä tuurilla seilaamisesta, niin tarvitaan paneutumista omiin toimintoihin. Siihen on kuitenkin saatavilla ammattilaisten apua – Reseni tarjoaa puitteet hyvän riskienhallinnan prosessin laatimiseen, dokumentoimiseen sekä ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Risk Link osaa auttaa vakuutettavien riskien tunnistamisessa ja vakuuttamisessa.