Sisäinen auditointi.

Jo pelkkä sana saa monessa organisaatiossa aikaan pienen jännityksen. Tuleeko joku tarkastamaan? Etsitäänkö virheitä? Joudutaanko puolustuskannalle?

Todellisuudessa sisäinen auditointi on yksi tehokkaimmista kehitystyökaluista, mitä pk-yrityksellä voi olla – kun se tehdään oikein.

Tässä blogissa käymme läpi:

• Mitä sisäinen auditointi oikeasti tarkoittaa
• Miksi ISO-standardit edellyttävät sitä
• Miten auditointi tehdään käytännönläheisesti
• Miten auditoinnista saadaan konkreettista hyötyä
• Miten Reseni voi auttaa auditointien kehittämisessä

Mitä sisäinen auditointi oikeasti on?

Sisäinen auditointi on järjestelmällinen tapa tarkistaa, että yrityksen sovitut toimintatavat toteutuvat käytännössä.

Se vastaa yksinkertaiseen kysymykseen:

Toimimmeko niin kuin olemme sopineet toimivamme?

Esimerkiksi ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ja ISO 27001 edellyttävät, että organisaatio arvioi säännöllisesti johtamisjärjestelmänsä toimivuutta. Mutta kyse ei ole standardin täyttämisestä – vaan siitä, että yritys itse saa varmuuden toimintansa laadusta.

Auditoinnissa tarkastellaan esimerkiksi:

• Prosessien toteutumista
• Riskienhallinnan toimivuutta
• Poikkeamien käsittelyä
• Tavoitteiden seurantaa
• Dokumentaation ajantasaisuutta

Miksi sisäinen auditointi koetaan usein pelottavana?

Pelko syntyy yleensä väärästä lähestymistavasta.

Jos auditointi nähdään virheiden etsimisenä tai syyllisten osoittamisena, siitä tulee helposti puolustuskeskustelu.

Mutta kun auditointi nähdään kehitystyönä, tunnelma muuttuu.

Usein suurimmat havainnot eivät liity yksittäiseen henkilöön, vaan prosessiin:

• Ohje on epäselvä
• Vastuu on määrittelemättä
• Riskin arviointi on jäänyt kesken
• Tarkistuspiste puuttuu

Kun tämä oivalletaan, auditoinnista tulee luonnollinen osa kehittämistä.

Mitä hyötyä sisäisestä auditoinnista on käytännössä?

1. Ongelmat löydetään ennen asiakasta

Auditointi auttaa havaitsemaan puutteet ennen kuin ne näkyvät reklamaatioina.

2. Riskit tunnistetaan ajoissa

Erityisesti kasvu- ja muutostilanteissa riskit moninkertaistuvat. Auditointi toimii ennakoivana tarkastuspisteenä.

3. Johto saa realistisen kuvan tilanteesta

Auditointi tarjoaa johdolle faktoihin perustuvan näkymän järjestelmän toimivuudesta.

4. Sertifiointiauditoinnit helpottuvat

Kun sisäinen auditointi toimii, ulkoinen auditointi on huomattavasti sujuvampi.

Miten sisäinen auditointi tehdään käytännössä?

Hyvä auditointi ei ole 50-sivuinen raportti. Se on selkeä, rajattu ja keskusteleva.

Vaihe 1: Suunnittelu

• Mitä prosessia tai teemaa tarkastellaan?
• Kuka auditoi?
• Milloin auditointi tehdään?

Vaihe 2: Toteutus

• Haastattelut
• Dokumenttien läpikäynti
• Havaintojen kirjaaminen

Vaihe 3: Toimenpiteet

• Mitä korjataan?
• Kuka vastaa?
• Mihin mennessä?

Ilman toimenpiteiden seurantaa auditointi jää irralliseksi tapahtumaksi.

Kuinka usein auditointi kannattaa tehdä?

ISO-standardit eivät määrää tarkkaa aikaväliä, mutta käytännössä:

• Kokonaisjärjestelmä käydään läpi vähintään kerran vuodessa
• Kriittisiä prosesseja voidaan tarkastella useammin
• Muutostilanteissa auditointi kannattaa tehdä erikseen

Esimerkiksi yrityksen kasvaessa tai organisaatiomuutoksen yhteydessä auditointi on erityisen hyödyllinen.

Yleisimmät virheet sisäisessä auditoinnissa

• Auditointi tehdään vain sertifikaatin vuoksi
• Havaintoja ei käsitellä johdossa
• Toimenpiteitä ei seurata
• Auditointi on liian raskas

Hyvä auditointi on kevyt mutta systemaattinen.

Miten eSalkku helpottaa auditointia?

Digitaalinen hallintajärjestelmä tekee auditoinnista sujuvaa:

• Auditointisuunnitelma yhdessä paikassa
• Havaintojen kirjaus ja luokittelu
• Toimenpiteiden seuranta
• Johdon näkyvyys tilanteeseen

Kun tieto on keskitetty, auditointi ei jää Excel-taulukoksi jonkun työpöydälle.

Milloin ulkopuolinen auditointi on järkevä?

Ulkopuolinen auditoija tuo puolueettoman näkökulman.

Se on erityisen hyödyllistä:

• Ennen sertifiointia
• Kun järjestelmä ei ole päivittynyt pitkään aikaan
• Kun halutaan realistinen tilannekuva

Lue myös: Laatupäällikkö ostopalveluna

Sisäinen auditointi osana jatkuvaa parantamista

ISO-standardien ydin on jatkuva parantaminen.

Sisäinen auditointi on tämän moottori.

Miten Reseni voi auttaa?

Autamme pk-yrityksiä:

• Rakentamaan toimivan auditointimallin
• Kouluttamaan omat auditoijat
• Toteuttamaan puolueettomia sisäisiä auditointeja
• Valmistautumaan sertifiointiin
• Ottamaan käyttöön eSalkku-järjestelmän

Haluatteko arvioida, miten auditointinne toimii tällä hetkellä?

Ota Yhteyttä 

Lue myös:

Sisäinen auditointi – paras ystäväsi, ei pakkopulla
Sisäinen auditointi on hyvää kehitystyötä