Jatkuva parantaminen – mistä on kyse?

Kaikkien keskeisten johtamisjärjestelmästandardien (laatu, ympäristö, työterveys ja työturvallisuus) eräs johtavista periaatteista on jatkuva parantaminen. Laatustandardin ISO 9001 mukaisesti ”organisaation on parannettava jatkuvasti laadunhallintajärjestelmän soveltuvuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta”. Mitä tämä tarkoittaa ja mitä tarkoituksen toteuttaminen yritykseltä edellyttää?

”Parantaminen jatkuvasti” on varmasti kaikille ihan selvä käsite. Tehdään tänään asioita paremmin kuin eilen, tehdään tällä viikolla asioita paremmin kuin viime viikolla, tehdään tässä kuussa asioita paremmin kuin viime kuussa ja ensi vuonna tehdään asioita paremmin kuin tänä vuonna. Helppoa kuin heinänteko, vai mitä? Vaikeus tuleekin oikeastaan siitä, että standardit puhuvat järjestelmän (laadunhallintajärjestelmän) parantamisesta.

Miten laadunhallintajärjestelmän soveltuvuutta parannetaan? No, esimerkiksi tekemällä laadunhallintajärjestelmästä yrityksen ja sen työntekijöiden näköinen. Ei laatuliturgiaa vaan yrityksen omaa kielenkäyttöä, käytännönläheisiä ohjeita ja selkeästi asetettuja mittareita.

Toinen soveltuvuuteen liittyvä keskeinen näkökulma on ”lillukanvarsien” unohtaminen eli keskittyminen oleelliseen. Tunnistetaan oleelliset sidosryhmien tarpeet, löydetään keskeiset riskit ja mahdollisuudet, dokumentoidaan vain tarpeellinen, noudatetaan käyttöön otettuja politiikkoja ja strategioita sekä ennen kaikkea pyritään luomaan laatuajattelusta koko työyhteisön yhteinen asia.

Tarkoituksenmukaisuus on läheinen käsite soveltuvuudelle. Hyvä laadunvarmistusjärjestelmä ei sisällä mitään turhaksi koettua, siinä keskitytään laadunhallinnan kannalta keskeisiin asioihin ja järjestelmän pitää tuottaa mitattavia tuloksia.

Vaikuttavuus on laatuslangissa monitahoinen käsite. Yrityksen laadunhallintajärjestelmässä on määriteltävä toimenpiteitä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, seurattava suunniteltujen toimenpiteiden toteutumista ja arvioitava kuinka hyvin suunnitellut tulokset on saavutettu. Ellei laadunhallintajärjestelmällä ole vaikuttavuutta, on sen käyttöönotto ollut yritykselle hukkainvestointi!

Miten yritys voi sitten järjestelmällisesti arvioida jatkuvan parantamisen onnistumista? Onneksi ISO standardit antavat tähän myös työkaluja. Työkaluina tarkastelussa voivat olla sisäinen auditointi ja johdon katselmus.

Sisäisen auditoinnin eräs standardissa ilmaistu tarkoitus on määrittää, onko laadunhallintajärjestelmä otettu käyttöön ja ylläpidetty vaikuttavasti. Selkeä vinkki yritykselle hyödyntää sisäistä auditointia jatkuvan parantamisen periaatteen toteutumisen arvioinnissa.

Johdon katselmuksessa tarkastellaan muun muassa tavoitteiden saavuttamista, järjestelmän vaikuttavuutta, auditointien tuloksia ja ennen kaikkea parantamismahdollisuuksia. Johdon katselmuksen tuloksiin kirjataan parantamismahdollisuuksia ja laadunhallintajärjestelmän muutostarpeita sekä luonnollisesti tehdyt päätökset. Erinomainen paikka yrityksen johdolle viedä eteenpäin jatkuvan parantamisen periaatteita.

Kaiken kaikkiaan jatkuvan parantamisen periaate on ajattelutapa, jota voi soveltaa paitsi laadunhallintajärjestelmiin, myös esimerkiksi jokaisen omakohtaiseen elämään ja tapaan toimia.