Kun selvitetään laatujärjestelmän hyötyjä, niin myyntipäällikkömme Janne Simola on mies paikallaan vastaamaan kinkkisiin kysymyksiin, joita laatujärjestelmän rakentaminen saattaa nostattaa.

Janne, aloitetaanpa siitä, että mikä laatujärjestelmä onkaan?

”Laatujärjestelmä on arjen työn kehittämisen väline, jonka olemassaolosta hyötyy yrityksen koko organisaatio. Laatujärjestelmän avulla asiat tehdään selkeiksi ja helpommaksi ymmärtää ja dokumentoida”.

Kuvaavana esimerkkinä Janne mainitsee yrityksen perustamisen. Ensin päässä pyörivät ajatukset siitä, miten yrityksen halutaan toimivan ja miten sen prosessit menevät. Kun asiat kirjoitetaan ylös, selkeytyy homma kummasti ja päästään ajatuksen tasolta konkretiaan. Näin toimii myös laatujärjestelmä – ikään kuin aukikirjoitettuna viitekehyksenä toiminnalle.

Kerrohan, miksi laatujärjestelmä ylipäätään kannattaa rakentaa?

”Jos otetaan ihan ensiksi talousaspekti, niin fakta on se, että laatujärjestelmä avaa ovia uusiin mahdollisuuksiin. Saatetaan päästä kiinni projekteihin, jotka eivät aiemmin olisi olleet mahdollisia tai löydetään kokonaan uusia asiakkuuksia. Samalla luodaan markkinoille luottamusta yrityksen toiminnasta. Hyvänä esimerkkinä mainittakoon asiakkaamme, joka nelinkertaisti liikevaihtonsa lyhyessä ajassa.”

”Laatujärjestelmän käytöllä on myös useita sisäisiä hyötyjä. Toimintaa selkeytyy ja muuttuu helpommin ymmärrettäväksi, kun asiat kuvataan auki. Kun osallistetaan henkilökunta yrityksen toiminnan kehittämiseen, tulee siitä koko organisaation juttu. Kuten tapaan sanoa: Jokainen työntekijä on oman työnsä laatupäällikkö.”

”Turvallisuus lisääntyy, kun on olemassa selkeät ohjeistukset toiminnalle. Jokaisen yrityksen tähtäimessä tulisi olla aktiivisen ja avoimen havaintokulttuurin Suomessa on usein ongelmana, etteivät työntekijät tiedä, mitä heiltä odotetaan ja mitä heidän vastuihinsa kuuluu. Laatujärjestelmä on ratkaisu tähän(kin) ongelmaan. Oikein tehtynä laatujärjestelmällä on siis vaikutusta yrityksen toiminnan moneen eri osa-alueeseen. Johdon sitoutuminen on ehdoton vaatimus, jotta järjestelmästä saadaan irti kaikki sen tarjoamat hyödyt.”

Laatujärjestelmä rakennettu – mitä sitten?

”Kun laatujärjestelmä on rakennettu, päästään itse asiaan eli arkisen työn kautta tehtävään toiminnan kehittämiseen. Sisäiset auditoinnit ovat tärkeä osa kehitystyötä – itse haluaisin kutsua näitä mieluummin sisäisen kehittämistarpeen arvioinneiksi.

Sisäisistä auditoinneista seuraava askel on johdon katselmus, jossa tarkastellaan auditoinnin tuloksia. Sen jälkeen voidaan tehdä sertifiointiauditointi. Hyväksytty auditointi poikii yritykselle sertifikaatin, joka toimii luottamuksenosoituksena yrityksen kumppaneille. Lopuksi haluaisin vielä muistuttaa – työhän ei tule koskaan täysin valmiiksi, vaan laatujärjestelmä elää yrityksen arjessa ja muuttuu yrityksen tarpeiden mukaan.”